w sprawie zmiany Zarządzenia nr 2/2013 Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA” z dnia 16 grudnia 2013 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Związku Gmin  „ KWISA” .

                    Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( tj. Dz. U. 2013 poz. 594 z późn. zmianami) , art. 40 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( tj. Dz. U. 2013 poz. 885 z pózn. zmianami) w związku z art. 10. Ust.2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( tj. Dz. U. 2013 poz. 330 z późn. zmianami ) zarządzam co następuje :

§   1

W załączniku 1 do instrukcji „ Obieg ,kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo księgowych w Związku Gmin „ KWISA” wprowadza się następujące zmiany :

1.       w § 11ust. 9 otrzymuje brzmienie poniższe : ´9. Wynagrodzenie za pracę płatne miesięcznie wypłaca się z dołu ostatniego dnia każdego miesiąca. Wynagrodzenie może być wypłacone na 7 dni roboczych przed zakończeniem miesiąca „.

2.        W § 13 ust. 14 otrzymuje brzmienie poniższe :

14.” Na wniosek pracownika Przewodniczący Zarządu Związku lub osoba przez niego upoważniona może wyrazić zgodę na wyjazd samochodem prywatnym. Zgoda ta wyrażana jest na druku delegacji , która jest dokumentem upoważniającym do wyjazdu służbowego. Rozliczenie wyjazdu następuje zgodnie ze stawkami określonymi w odrębnym Zarządzeniu Przewodniczącego Zarządu Związku .

  3. W § 13 skreśla się ust. 15 .

  4. § 16 otrzymuje brzmienie poniżej:

       „ §  16

1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:

1) zamówienia, umowy, porozumienia, itp. – kopia,

2) faktura VAT – oryginał,

3) faktura korygująca - oryginał,

4) rachunek – oryginał,

5) nota korygująca – oryginał,

6) protokół reklamacyjny – kopia, 2

7) pro forma dowodu zakupu – kopia (stosowana w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lupu – kopia (stosowana w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych),

8) wezwanie do zapłaty,

9) e- faktura.

2. Zakupy towarów i usług o wartości powyżej 30.000 euro dokonywane są po wyborze dostawcy/wykonawcy, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy/wykonawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której sporządzany jest protokół. Zakupy dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje Przewodniczący Zarządu i kontrasygnuje Skarbnik .

3. Umowę na piśmie wraz zawiadomieniem o wyborze dostawcy/wykonawcy oraz informacją o miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej przedkłada się do podpisu Przewodniczącemu Zarządu , umowę kontrasygnuje. Odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest każdy pracownik na swoim stanowisku ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.

4. Umowy sporządzane są w trzech egzemplarzach, z których oryginał dostarczany jest do Kierownika Biura wraz z załącznikami i dokumentami wymienionymi w umowie najpóźniej w dniu następnym po podpisaniu przez strony. Jedna kopia przechowywana jest na stanowisku realizującym zamówienie w określonym trybie wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, trzecią kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).

5. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego, pozostawiając w Biurze jedną kopię dokumentu „OT”. Drugą kopię otrzymuje osoba, której powierzono środek trwały, natomiast oryginał dokumentu „OT” przekazuje się do Skarbnika Związku.

6. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do środków trwałych w budowie (inwestycji), do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu).Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących środków trwałych w budowie (inwestycji) są:

1) faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robót podpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartość robót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresie rozliczeniowym. Na fakturze pracownik  lub inspektor zastępczyprowadzący całość zadania  inwestycyjnego potwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycje z harmonogramu,

2) faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,

3) dowód lub dowody „OT” – przyjęcie środka trwałego,

4) dowód lub dowody „PT” – przekazania/przejęcia środka trwałego.

7. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót budowlano-montażowych i rozliczenia inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza pracownik lub inwestor zastępczy prowadzący całość zadania inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z Kierownikiem Związku i przekazuje:

1) oryginał i pierwszą kopię Skarbnikowi najpóźniej w terminie 14 dni od daty sporządzenia,

2) drugą kopię pracownikowi lub inwestorowi zastępczemu odpowiedzialnemu za przyjęty i wyremontowany obiekt,

3) trzecią kopię pracownikowi prowadzącemu dane zadanie inwestycyjne.

8. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych robót budowlano-montażowych.

1) W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dotyczącej danego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego została wybudowana, kubaturę, przeznaczenie – w przypadku budynku lub budowli należy wpisać parametry techniczne, rok produkcji, itp. – w przypadku urządzeń), wartość budowy lub nabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej).

2) Rozliczenie inwestycji polega na sporządzeniu zestawienia wszystkich faktur (data wystawienia, nr faktury, wartość, określenie grupy rodzajowej środka trwałego, treść faktury, data zapłaty i przekazania do Wydziału BK), odpowiadających im dowodów „OT”, wyliczeniu całkowitych nakładów i odniesienie ich do planu.

Oryginał zestawienia podpisany przez osobę wykonującą, Skarbnika i Przewodniczącego Związku przekazywany jest do Skarbnika, kopia pozostaje w dokumentacji u Kierownika Biura Związku ..

9. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych – udokumentowanie ich stanowi polecenie księgowania, sporządzone przez Skarbnika na podstawie odpowiednich dowodów źródłowych.

10. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. jest faktura lub rachunek z dołączonym protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotację o miejscu przechowywania oraz celu, dla jakiego została sporządzona.

11. E- faktura winna być wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Odbiór może nastąpić poprzez:

a) e-mail, 4

b) za pośrednictwem serwisu internetowego przy wcześniejszym logowaniu się zabezpieczonym hasłem,

c) przy pomocy bezpiecznego połączenia (szyfrowana wymiana informacji).

 E - fakturę uznaje się za otrzymaną w momencie wpływu wiadomości e- mail na serwer pocztowy lub w momencie pobrania jej z serwisu internetowego.”

3.       W § 21 ust. 5 wprowadza się następujące zmiany :

1.   Pkt 1 otrzymuje brzmienie poniższe :

1.

2.   Pkt 4 otrzymuje brzmienie poniższe :

4.W części IV Rozdziale I „ SPIS ZAŁĄCZNIKÓW do instrukcji „ skreśla się pkt 6.

5. Zmienia się treść załącznika nr 7 „ Zlecenie/ Zamówienie „ w sposób jak w załączniku nr 1 do Zarządzenia .

§   2

W załączniku Nr 2 do instrukcji „ Obieg kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo – księgowych w Związku Gmin „ KWISA” wprowadza się następujące zmiany :

1.       W § 36 w pkt 1 wpisuje się następujące oprogramowanie :

1.       Księgowość budżetowa jednostki lub Zarządu wersja KB 2.45 g.20140407 

2.Ponadto programy :

            1.Płatnik firmy ASSECO POLAND przekazany przez ZUS – wersja  9.01.001 A ,

            2. BESTIA – wersja 3.02.013.08

§   3

Zobowiązuję wszystkich pracowników , z tytułu powierzonych im obowiązków , do zapoznania się z w/w zmianami do instrukcji i przestrzegania w pełni zawartych w nich postanowień .

§   4

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Związku Gmin „ KWISA” .

§   5

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od 01 lipca 2014 roku.

                                                                                  Przewodniczący Zarządu

                                                                                  Związku Gmin „Kwisa”

                                                                                          Leszek Leśko

                                                                                      Burmistrz Olszyny

Załącznik nr 1

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA”

Lubań, dnia………………

………………….. …………………………………………..

 / nr sprawy/

__________________________________

                                                                                                            / dane Zleceniobiorcy/

ZLECENIE / ZAMÓWIENIE

Związek Gmin” KWISA” zleca/zamawia:

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

Termin wykonania ustala się :……………………………………

Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia/zamówienia ustala się w kwocie …………… zł netto

(słownie: ………………………złotych) + należny podatek VAT.

Należność za wykonane prace wraz z należnym podatkiem VAT zostanie uregulowana

po……………………….., w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.

Niniejsze zlecenie jest zamówieniem publicznym udzielonym bez stosowania ustawy Prawo

zamówień publicznych - zgodnie z art. 4 ust.8 w/w ustawy ; wartość zamówienia nie

przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 EURO.

dział: ……. rozdział …………...§……..

 Otrzymują :

1. Zleceniobiorca,

2. Skarbnik Związku ,

3. a/a