Zarządzenie Nr 1/2016

Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA”

z dnia 15 stycznia 2016 roku

 

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości w Związku Gmin „ KWISA”

Na podstawie przepisów art. 33 ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. 2015 roku poz. 1515 z póz. zm.), art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości  (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku poz. 330, z póz. zm.), art. 40 i art.53 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku , poz. 885 z późn. zm.), §14 i § 15 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetowych jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku poz.289 z póz. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 208 poz.1375) zarządzam, co następuje:

par 1

Wprowadzam jako obowiązujące do prowadzenia ksiąg rachunkowych od dnia 01.01.2016 roku :

1. Zasady (politykę) rachunkowości stanowiącą zał. Nr 1 niniejszego zarządzenia

2. Obowiązujące metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenie wyniku finansowego stanowiące zał. Nr 2 do niniejszego zarządzenia

3.Zakładowy plan kont stanowiący  zał . Nr 3 do niniejszego zarządzenia

4. Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych stanowiący zał. Nr 4 do niniejszego zarządzenia

5. System ochrony danych w jednostce stanowiący zał. Nr 5 do niniejszego zarządzenia

6. Instrukcja kontroli i obiegu dokumentów księgowych stanowiącą zał. nr 6 do niniejszego zarządzenia.

 

par 2

Wykonanie zarządzenia powierzam Skarbnikowi Związku Gmin „ KWISA”.

 

par 3

Traci moc Zarządzenie Nr 2/2013 Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA”  z dnia 16 grudnia 2013 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Związku Gmin „ KWISA”, oraz Zarządzenie Nr 3/2014 Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA” z dnia 16 czerwca 2014 roku w sprawie zmiany zarządzenia Nr 2/2013 Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA” z dnia 16 grudnia 2013 roku w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Związku Gmin „ KWISA”, oraz Zarządzenia Nr 01/2011 Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA” z dnia  24 stycznia 2011 roku w sprawie  : dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości ( Polityka rachunkowości ).

                                                                        par 4

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem  wydania   z mocą obowiązującą od 01.01.2016 roku

 

Przewodniczący

Zarządu Związku Gmin „ KWISA”

Leszek Leśko

Burmistrz Olszyny  

                                                                                                                     

                                                                                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                           

Załącznik  Nr 1

OGÓLNE ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

par 1

1. Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych:

Księgi rachunkowe Związku Gmin „ KWISA”  prowadzone są w siedzibie Związku Gmin        „ KWISA”.

2.Ksiegi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i walucie polskiej.

par 2

Określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych:

Rokiem obrotowym jest okres roku budżetowego, czyli rok kalendarzowy od 1 stycznia do 31 grudnia.

Okresy sprawozdawcze wchodzące w skład roku obrotowego w ramach sprawozdawczości finansowej i budżetowej  to okresy:

1/miesięczne ,

2/ kwartalne,

3/ półroczne,

4/roczne

5/kwartał – dla:

Sprawozdanie budżetowe i finansowe sporządza się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie sprawozdawczości budżetowej oraz innych obowiązujących przepisów szczegółowych.

par 3

Księgi rachunkowe  obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

- dziennik,

- księgę główną,

- księgi pomocnicze,

- zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

- wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

- zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim chronologicznie,

- zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

- sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

- jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów dzienników dla jednostki i organu.

Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące

zasady:

- podwójnego zapisu,

- systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą memoriałową, z wyjątkiem:

dochodów i wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego  które są ujmowane w terminie ich zapłaty (zasada kasowa).

- powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu powtarzanego. Ich forma dostosowywana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta głównego.

Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach pozabilansowych obowiązuje zapis jednokrotny.

Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z budżetem państwa i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana.

Do prowadzeniu ksiąg rachunkowych wykorzystywany jest program komputerowy opracowany przez Zakład Systemów Informatycznych „SIGID” w  Poznaniu.

Programy komputerowe zapewniają  powiązanie poszczególnych zbiorów ksiąg rachunkowych w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną.

Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca.

Zawiera ono:

- symbole i nazwy kont

- salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego. Obroty „Zestawienia ...” są zgodne z obrotami dziennika.

Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

- dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego

- dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji.

par 4

1.Metody i terminy inwentaryzowania składników majątkowych

Sposoby i terminy przeprowadzenia inwentaryzacji oraz zasady jej dokumentowania i rozliczania różnic inwentaryzacyjnych wynikają z art. 26 i 27 ustawy o rachunkowości oraz z zakładowej instrukcji inwentaryzacji.

W jednostce występują trzy formy przeprowadzania inwentaryzacji:

-spis z natury, polegający na: zliczeniu, zmierzeniu, oglądzie rzeczowych składników majątku i porównaniu stanu realnego ze stanem ewidencyjnym oraz na wycenie różnic inwentaryzacyjnych,

-uzgodnienie z bankami i kontrahentami należności oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów drogą potwierdzenia zgodności ich stanu wykazywanego w księgach jednostki oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic,

-porównanie danych zapisanych w księgach jednostki z odpowiednimi dokumentami i weryfikacja realnej wartości tych składników.

Spisowi z natury zgodnie z zakładową instrukcją inwentaryzacji podlegają :

- nieruchomości zaliczone do inwestycji

-  czeki obce i weksle obce, zabezpieczenia należytego wykonania usługi

Spisowi nie podlegają :

-materiały codziennego zużycia min. artykuły biurowe, które odpisywane są w koszty na dzień ich zakupu,

- znajdujące się na terenie niestrzeżonym środki trwałe, z wyjątkiem środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony i gruntów.

Spis z natury dotyczy także składników aktywów, będących własnością innych jednostek, powierzonych jednostce do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania. Kopie tego spisu wysłać należy do jednostki będącej ich właścicielem.

Uzgodnienie stanu przez jego potwierdzenie polega na uzyskaniu od kontrahentów pisemnego potwierdzenia informacji o stanie aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, stanie należności i stanie aktywów powierzonych innym jednostkom.

Uzgodnienie stanu dotyczy:

- aktywów finansowych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki,

- należności od kontrahentów,

- należności z tytułu udzielonych pożyczek,

- wartości powierzonych innym jednostkom własnych składników aktywów;

Potwierdzenie powinno dokonać się w drodze pisemnej i powinno dotyczyć: nazwy i rodzaju składnika, jego ilości, ceny jednostkowej i wartości bilansowej.

Salda należności, wynikające z rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami, w tym z tytułu udzielonych pożyczek, oraz stan aktywów finansowych przechowywanych przez inne jednostki uzgadniane są przez pisemne wysłanie informacji i pisemne potwierdzenie lub zgłoszenie zastrzeżeń do jego wysokości.

Tej formy inwentaryzacji nie stosuje się do:

- należności spornych i wątpliwych,

- należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych,

- należności od pracowników,

- należności z tytułów publicznoprawnych,

- innych aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe.

Porównanie stanu zapisów w księgach z dokumentami ma na celu zweryfikowanie stanu wynikającego z dokumentacji ze stanem ewidencyjnym aktywów i pasywów nie podlegających spisowi z natury i uzgodnienie stanu.

Ta forma inwentaryzacji dotyczy m.in.:

- wartości niematerialnych i prawnych,

- praw zakwalifikowanych do nieruchomości, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 15 lit. a      ustawy o rachunkowości,

- długoterminowych aktywów finansowych, np. akcji i udziałów w spółkach,

- środków trwałych w budowie, z wyjątkiem maszyn i urządzeń,

- materiałów i towarów w drodze oraz dostaw niefakturowanych,

- środków pieniężnych w drodze,

- należności spornych, wątpliwych, należności i zobowiązań wobec pracowników oraz publicznoprawnych,

- należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych,

- aktywów i pasywów wymienionych w art. 26 ust. 1 pkt. 1–2 ustawy o rachunkowości  jeżeli przeprowadzenie  ich spisu z natury lub uzgodnienie z uzasadnionych przyczyn nie było możliwe,

- gruntów i trudno dostępnych oglądowi środków trwałych,

- funduszy własnych i funduszy specjalnych,

- rezerw i przychodów przyszłych okresów,

- innych rozliczeń międzyokresowych.

 Inwentaryzacja wartości niematerialnych i prawnych ma na celu:

- weryfikację ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów praw majątkowych,

- sprawdzenie prawidłowości wysokości dokonanych odpisów umorzeniowych, a zwłaszcza zgodności ustaleń kierownika jednostki z okresami amortyzacji przewidzianymi w ustawie o podatku dochodowym.

Grunty i budynki wykazywane są w aktywach bilansu Związku Gmin „ KWISA”.

Grunty inwentaryzuje się poprzez porównanie danych księgowych z odpowiednimi dokumentami.

Fundusz jednostki, fundusze specjalnego przeznaczenia i fundusze celowe inwentaryzuje się, weryfikując zmiany ich stanu (zwiększenia albo zmniejszenia) w minionym roku w świetle obowiązujących przepisów regulujących te fundusze.

Inwentaryzacja rozliczeń międzyokresowych przychodów polega na weryfikacji ich stanu księgowego przez sprawdzenie prawidłowości udokumentowania poszczególnych tytułów tych przychodów w oparciu o zawarte umowy i decyzje w przypadku długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych. Należności długoterminowe budżetu to należności, których termin płatności przypada na następny rok budżetowy lub lata kolejne.

Inwentaryzacja rezerw na zobowiązania polega na weryfikacji stanu księgowego z odpowiednimi dokumentami, np. pozwalającymi na wiarygodne oszacowanie skutków toczącego się postępowania sądowego, ukazującymi wartość przedmiotu pozwu czy też zawierającymi ryczałty od dostawców udzielone jednostce na pokrycie kosztów ewentualnych napraw gwarancyjnych.

2.Terminy inwentaryzowania składników majątkowych

1. Ustala się następujące terminy inwentaryzowania składników majątkowych:

a) co 4 lata: znajdujące się na terenie strzeżonym środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie, a także nieruchomości zaliczane do środków trwałych oraz inwestycje,

b) co rok: pozostałe składniki aktywów i pasywów,  środki pieniężne  na rachunkach bankowych, należności.

2. Ustala się, z uwzględnieniem częstotliwości określonej w punkcie 1, następujące terminy inwentaryzacji:

a) na dzień bilansowy każdego roku:

- aktywów pieniężnych

- kredytów bankowych

- składników aktywów i pasywów, których stan ustala się drogą weryfikacji;

- środków trwałych w budowie

- nieruchomości zaliczonych do środków trwałych,

- materiałów w magazynie

- stanu należności

- stanu udzielonych i otrzymanych pożyczek

- aktywów objętych wyłącznie ewidencją ilościową

- aktywów będących własnością innych jednostek.

b) zawsze:

- w dniu zmiany osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone jej mienie,

- w sytuacji wystąpienia wypadków losowych i innych, w wyniku których nastąpiło lub zachodzi podejrzenie naruszenia stanu składników majątku.

                                                                                                            

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                         

 

 

Załącznik Nr 2

OBOWIĄZUJĄCE METODY WYCENY AKTYWÓW I PASYWÓW ORAZ USTALANIA WYNIKU FINANSOWEGO

Wycena aktywów i pasywów

Podstawa prawna :

Stosowane przez jednostkę zasady wyceny aktywów i pasywów wynikają z:

1.      ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity  Dz. U. z 2013  roku  poz. 330 z póz. zm.),

2.      ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 roku poz.885 z póz. zm.),

3.      ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jednolity  Dz. U. z 2015 roku poz. 613 z póz. zm.)

4.      rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jednolity Dz. U. z 2013 roku  poz.289  z póz zm.),

5.      rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz. U. Nr 57, poz. 366).

par 1

Obowiązujące zasady wyceny aktywów i pasywów

Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych według niżej przedstawionych zasad.

Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność, chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej.

Środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego  otrzymane nieodpłatnie, na podstawie decyzji właściwego organu, mogą być wycenione w wartości określonej w tej decyzji.

Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się (amortyzuje). Odpisy umorzeniowo-amortyzacyjne ustala się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości.

Wartości niematerialne i prawne nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia, zaś otrzymane nieodpłatnie na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej decyzji, a otrzymane na podstawie darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia.

Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na podstawie aktualnego planu amortyzacji.

Stawki amortyzacyjne ustalane są zgodnie ze stawkami określonymi w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku -tekst jednolity Dz. U. z 2014 roku poz.851  z póz. zm.)

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja”.

Ewidencja szczegółowa dla wartości niematerialnych i prawnych ujmowanych łącznie na jednym koncie 020 „Wartości niematerialne i prawne” umożliwia ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych podstawowych i dla pozostałych wartości niematerialnych i prawnych. W tym celu zakłada się dwa konta analityczne: jedno dla umarzanych sukcesywnie zgodnie z planem amortyzacji 021 „Podstawowe wartości niematerialne i prawne”, których wartość wynosi powyżej 3.500 zł, drugie dla odpisywanych w 100% wartości początkowej w koszty operacyjne w momencie przyjęcia ich do używania 022 „Pozostałe wartości niematerialne i prawne”, których wartość nie przekracza 3.500 zł.

Rzeczowe aktywa trwałe obejmują :

- środki trwałe

- pozostałe środki trwałe

- inwestycje (środki trwałe w budowie)

Środki trwałe to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości oraz środki trwałe stanowiące własność Związku Gmin „ KWISA”.

Środki trwałe obejmują w szczególności:

- nieruchomości, w tym grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, lokale będące odrębną własnością, budynki, budowle,

- maszyny i urządzenia,

- środki transportu i inne rzeczy,

- ulepszenia w obcych środkach trwałych,

Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako „korzystający”.

Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

- w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią istotnej wartości,

- w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę,

- w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,

- w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu,

- w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

- podstawowe środki trwałe na koncie 011„Środki trwałe”,

- pozostałe środki trwałe na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe”.

Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2014 roku poz. 1053 z póz zm.) a także rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 grudnia 2010 roku w sprawie szczegółowego sposobu i trybu finansowania inwestycji z budżetu państwa  (Dz. U. Nr 238.poz. 1579)

Umarzane są (z wyjątkiem gruntów) stopniowo na podstawie aktualnego planu amortyzacji według stawek amortyzacyjnych ustalonych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych (załącznik nr 1 do ustawy)

Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu przyjęcia środka trwałego do używania.

Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „Umorzenie środków trwałych oraz wartości, niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja” na koniec roku.

W Związku przyjęto, że umorzenie dokonuje się na podstawie Zarządzenia Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA”.

Aktualizacji wartości początkowej i dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki.

Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.

Pozostałe środki trwałe to środki trwałe , które finansuje się ze środków na bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt finansowane są ze środków na inwestycje).

Obejmują :

- meble i dywany

- środki trwałe o wartości początkowej nieprzekraczającej wielkości ustalonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszt uzyskania przychodu w 100% ich wartości w momencie oddania do używania, a których wartość wynosi powyżej 400 zł.

Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo-wartościowej na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania, a umorzenie to ujmowane jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w korespondencji z kontem 401 „Zużycie materiałów i energii”.

Inwestycje (środki trwałe w budowie) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu, przystosowania, ulepszenia i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów zliczone do dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również:

- niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

- koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu,

- opłaty notarialne, sądowe itp.,

- odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

Do kosztów wytworzenia podstawowych środków trwałych nie zalicza się kosztów ogólnego zarządu oraz kosztów poniesionych przed udzieleniem zamówień związanych z realizowaną inwestycją, tj. kosztów przetargów, ogłoszeń i innych.

W jednostce budżetowej  do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty:

- dokumentacji projektowej

- nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową

- badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu

- przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o uzyski ze sprzedaży zlikwidowanych na nim obiektów

- opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy

- założenia stref ochronnych i zieleni

- nadzoru autorskiego i inwestorskiego

- ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy

- sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania

- inne koszty bezpośrednio związane z budową.

Należności długoterminowe to należności, których termin zapadalności przypada w okresie dłuższym niż 12 miesięcy, licząc od dnia bilansowego.

Odsetki od należności ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty, lecz nie później niż pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału, natomiast należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału, według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Kwotę należności ustaloną na dzień bilansowy pomniejsza się o odpisy aktualizujące jej wartość zgodnie z zasadą ostrożności. Odpisy dokonywane są w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych lub kosztów finansowych (w zależności od charakteru należności), a ich wysokość ustala się według art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Odpisy aktualizujące wartość należności z tytułu rozchodów budżetu zalicza się do wyników na pozostałych operacjach niekasowych, odpisy aktualizujące wartość należności dotyczących funduszy tworzonych na podstawie ustaw obciążają te fundusze.

Odpisy aktualizujące wartość należności dokonywane są najpóźniej na koniec roku obrotowego.

Na dzień bilansowy należności i udzielone pożyczki długoterminowe wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty.

Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od  dnia bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartość ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Należności i udzielone pożyczki krótkoterminowe zaliczane do aktywów finansowych wycenia się według skorygowanej ceny nabycia, natomiast te, które przeznaczone są do zbycia w terminie 3 miesięcy, w wartości rynkowej lub inaczej określonej wartości godziwej.

Odpisy aktualizujące należności tworzone są na podstawie ustawy o rachunkowości, z wyjątkiem:

- odpisów aktualizujących wartość należności z tytułu rozchodów budżetu, które zalicza się do wyniku na pozostałych operacjach niekasowych.

Odsetki od należności, w tym również tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmuje się w momencie ich zapłaty lub na koniec kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Należności wyrażone w walutach obcych wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Niewielkie salda należności w kwocie do 10 zł podlegają odpisaniu w pozostałe koszty operacyjne.

Środki pieniężne na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty ogłoszonego przez Prezesa NBP na ten dzień. W ciągu roku operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych ujmuje się w księgach w dniu ich przeprowadzenia – o ile odrębne przepisy dotyczące środków pochodzących z Unii Europejskiej i innych krajów Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz środków niepodlegających zwrotowi, pochodzących ze źródeł zagranicznych, nie stanowią inaczej – odpowiednio po kursie

- faktycznie zastosowanym w tym dniu, wynikającym z charakteru operacji

-w przypadku sprzedaży lub kupna walut oraz zapłaty należności lub zobowiązań,

- średnim ogłoszonym dla danej waluty przez NBP z dnia poprzedzającego ten dzień

-w przypadku zapłaty należności lub zobowiązań, jeżeli nie jest zasadne stosowanie kursu faktycznie zastosowanego przez bank obsługujący jednostkę, a także w przypadku pozostałych operacji.

Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości nominalnej.

Przedmiotem rozliczeń kosztów czynnych są :

- koszty czynszów i dzierżawy płaconych z góry

- koszty energii opłaconej z góry

- koszty ubezpieczeń majątkowych

- koszty opłat za wieczyste użytkowanie gruntów

- podatek od nieruchomości

Zobowiązania w jednostce wycenia się w zależności od celu sprawozdawczego:

- w zakresie sprawozdania finansowego jednostki – według art. 28 ust. 1 pkt 8 i 8a ustawy o rachunkowości,

- w zakresie sprawozdawczości budżetowej – według rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji (Dz.U. Nr 57, poz. 366).

Zobowiązania bilansowe wycenia się w kwocie wymagalnej zapłaty.

Zobowiązania bilansowe zaliczane do zobowiązań finansowych wycenia się według wymaganej kwoty zapłaty

Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy, tj. według obowiązującego na ten dzień kursu średniego ogłoszonego dla danej waluty przez NBP.

Odsetki od zobowiązań wymagalnych, w tym także tych, do których stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmowane są w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

Zobowiązania zaliczane do państwowego długu publicznego i długu Skarbu Państwa oraz wartość zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji, wykazywane w sprawozdaniach Rb, wyceniane są według zasad zawartych w ww. rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 30 marca 2010 r.

Rezerwy w jednostce tworzone są na pewne lub o dużym prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy o rachunkowości według wiarygodnie oszacowanej wartości.

Przychody przyszłych okresów to równowartość otrzymanych lub należnych od kontrahentów środków z tytułu świadczeń, których wykonanie nastąpi w kolejnych okresach sprawozdawczych (art. 41 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości).

Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień, która spowoduje wykonanie:

a) wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych przewidzianych do realizacji w danym roku,

b) wydatków budżetowych oraz niewygasających wydatków budżetowych następnych lat,

c) wydatków środków europejskich objętych planem danego roku i lat następnych.

par 2

Ustalanie wyniku finansowego

W jednostce budżetowej Związku

Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. na kontach kosztów rodzajowych, przy czym koszty niebędące kosztami danego okresu sprawozdawczego ujmowane są jako koszty rozliczane w czasie (Wn 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”).

Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat  składa się:

- wynik ze sprzedaży,

- wynik z działalności operacyjnej,

- wynik z działalności gospodarczej,

- wynik brutto.

W organie finansowym jednostki samorządu terytorialnego (Zarządu Związku)

Wynik wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego (niedobór lub nadwyżka budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego ustalany jest na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” poprzez porównanie kasowo zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków budżetowych oraz ujmowanych memoriałowo wydatków niewygasających z końcem roku, ewidencjonowanych na odrębnych kontach odpowiednio: 901 „Dochody budżetu”, 902 „Wydatki budżetu” oraz 903 „Niewykonane wydatki”.

Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na pozostałych operacjach”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania z wykonania budżetu przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego , saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960 „Skumulowane wyniki budżetu”. 

                                                                                                    

 

 

                                                                                                    Załącznik  Nr 3

                                         ZAKŁADOWY  PLAN KONT

W jednostce budżetowej – Związek Gmin „ KWISA”

Jednostka prowadzi księgi rachunkowe w oparciu o zakładowy plan kont opracowany na podstawie planu kont stanowiącego załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku.

W jednostce samorządu terytorialnego – Zarząd Związku Gmin „ KWISA”

W jednostce samorządu terytorialnego dodatkowo prowadzone są księgi rachunkowe dotyczące wykonania budżetu, należności finansowych, zobowiązań finansowych, dochodów i wydatków funduszy pomocowych oraz stanu funduszy pomocowych, przychodów z tytułu prywatyzacji oraz operacji niekasowych według planu kont stanowiącego załącznik nr 2 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku.

Zakładowy plan kont zawiera wykaz kont księgi głównej i wykaz ksiąg pomocniczych oraz opis przyjętych przez jednostkę zasad klasyfikacji zdarzeń, a także zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

Plan kont dla Związku Gmin „ KWISA”

1.Konta bilansowe

Zespół 0 -Majątek trwały

011 – środki trwałe

013 – pozostałe środki trwałe

020 – wartości niematerialne i prawne

030 – długoterminowe aktywa finansowe

071 – umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 – umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

073 – odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

080 – środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 – Środki pieniężne i rozrachunki bankowe

101 – kasa

130 – rachunek bieżący jednostki

139 – inne rachunki bankowe

140 – krótkoterminowe aktywa finansowe

141 – środki pieniężne w drodze

Zespół 2 – Rozrachunki i rozliczenia

201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 – należności z tytułu dochodów budżetowych

224 – rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

225 – rozrachunki z budżetami

229 – pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 – rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 – pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 – pozostałe rozrachunki

245 – Wpływy do wyjaśnienia

290 – odpisy aktualizujące należności

Zespół 3- Materiały i towary

310 - materiały

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 – amortyzacja

401 – zużycie materiałów i energii

402 – usługi obce

403 – podatki i opłaty

404 – wynagrodzenia

405 – ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 – pozostałe koszty rodzajowe

411- pozostałe obciążenia

490- rozliczenie kosztów

Zespół 6 – Produkty

640 – rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

720 -przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 – przychody finansowe

751 – koszty finansowe

760 – pozostałe przychody operacyjne

761- pozostałe koszty operacyjne

Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 – fundusz jednostki

810 – dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z

budżetu na inwestycje

860 -wynik finansowy

 

2.Konta pozabilansowe

911- Własne środki trwałe w użyczeniu

930- Wadia i zabezpieczenia wniesione w gwarancjach bankowych

975 - Wydatki strukturalne

980 -Plan finansowy wydatków budżetowych

998 -Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 -Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

Zasady funkcjonowania kont bilansowych

Konta zespołu „0” -Majątek trwały służą do ewidencji:

1) rzeczowego majątku trwałego

2) wartości niematerialnych i prawnych

3) finansowego majątku trwałego

4) umorzenia majątku

5) środki trwałe w budowie (inwestycje)

6)odpisy aktualizujące długotrwałe aktywa finansowe

 

Konto 011 -Środki trwałe

służy do ewidencji stanu zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki.

Do środków trwałych zalicza się: grunty, budynki i lokale, obiekty inżynierii lądowej i wodnej, kotły i maszyny energetyczne, maszyny, urządzenia techniczne, środki transportu, narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie oraz przedmioty których okres używania jest dłuższy niż rok, a wartość początkowa wynosi 3.500 zł.

Środki trwałe ujmuje się w ewidencji w wartości początkowej za którą uważa się :

- w razie nabycia w drodze kupna cenę nabycia powiększoną o podatek VAT,

- w razie wytworzenia we własnym zakresie, koszt wytworzenia,

- w razie otrzymania nieodpłatnego, wartość określoną w decyzji o przekazaniu.

Po stronie Wn ujmuje się przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu lub inwestycji, wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków trwałych, nieodpłatne przyjęcie środków trwałych, zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji wyceny, przychody środków trwałych nowo ujawnionych oraz przeniesienie własności rzeczy będących środkami trwałymi art. 66  § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej.

Po stronie Ma konta 011 ujmuje się: wycofanie środków trwałych z używania, na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia, sprzedaży lub nieodpłatnego przekazania, zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich wyceny.

Konto 011 wykazuje w ciągu roku saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych. W bilansie saldo konta 011 zmniejsza umorzenie środków trwałych ewidencjonowanych na koncie 071.

Analityka do konta 011 prowadzona jest przy użyciu komputera w programie ,,środki trwałe”. Program funkcjonuje zgodnie ze szczegółowym podziałem na grupy, podgrupy i rodzaje. Prowadzony jest według klasyfikacji KŚT do celów ewidencyjnych, ustalaniu stawek odpisów amortyzacyjnych, oraz badań statystycznych. Na koniec każdego roku obrotowego dokonuje się weryfikacji gruntów, z podziałem ich na rodzaje. Wartość z ewidencji poddaje w porównaniu z wartością rzeczywistą. Wartość rzeczywista przyjmowana jest na podstawie podanych cen przez biuro wyceny, które dokonuje wycen nieruchomości mienia gminnego dla potrzeb Burmistrza Miasta w danym roku. Poszczególnym przedmiotom nadawane są numery inwentarzowe. Numery te stanowią kolejne pozycje w księdze inwentarzowej. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarza się i amortyzuje przy zastosowaniu stawek określonych w przepisach o podatku od osób prawnych. Odpisów amortyzacyjnych dokonuje się jednorazowo za okres całego roku. Wartość początkowa środków trwałych i dotychczas dokonane odpisy umorzeniowe podlegają aktualizacji wyceny zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach, a wyniki aktualizacji odnoszone są na fundusz.

Jednorazowo, przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania, umarza się w 100% meble, dywany, pozostałe środki trwałe (wyposażenie) sfinansowane ze środków na wydatki bieżące.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się wg cen nabycia, kosztów wytworzenia lub wartości przeszacowanej (po aktualizacji wyceny środków trwałych) pomniejszonych o odpisy amortyzacyjno -umorzeniowe.

Konto 013 -Pozostałe środki trwałe

służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej pozostałych środków trwałych wydanych do używania na potrzeby działalności podstawowej jednostki, które mogą być umarzane w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Do konta 013 prowadzona jest szczegółowa ewidencja ilościowo-wartościowa, która umożliwia ustalenie wartości początkowej i ilości pozostałych środków trwałych oddanych do używania.

Ewidencja analityczna ilościowo-wartościowa prowadzona jest odręcznie w księdze inwentarzowej środków trwałych w używaniu tj. wyposażenia.

Wyceny dokonuje się wg cen nabycia, na drukach ścisłego zarachowania.

Nowo zakupione pozostałe środki w używaniu ewidencjonuje się ilościowo-wartościowo przy cenie jednostkowej powyżej 400 zł za 1 szt., pozostałe mniej wartościowe księguje się bezpośrednio w koszty, środki o wartości powyżej 1500 zł umarza się w 100 % pod datą przyjęcia ich do używania.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma zmniejszenia stanu i wartości początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu. Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) środki trwałe przyjęte do używania z zakupu lub inwestycji

2) nadwyżki środków trwałych w używaniu

3) nieodpłatne otrzymanie środka trwałego.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

1) wycofanie środka trwałego z używania na skutek likwidacji, zniszczenia, zużycia,

sprzedaży, nieodpłatnego przekazania

2) ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w używaniu w wartości początkowej.

Konto 020 -Wartości niematerialne i prawne

służy do ewidencji stanu, oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych nabytych przez jednostkę.

Do konta 020 prowadzona jest analityka przy użyciu komputera w programie „środki trwałe”, która umożliwia podział według ich tytułów lub osób odpowiedzialnych. Wycenia się w bilansie wg cen nabycia pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne, a także o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

Ustawa nie przewiduje ulepszenia wartości niematerialnej i prawnej.

Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – wszelkie zmniejszenia stany wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych. Na stronie Wn konta 020 ujmuje się w szczególności:

1) zakup wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontem 101, 130, 201.

2) otrzymane nieodpłatnie wartości niematerialne i prawne w korespondencji z kontem 760.

Na stronie Ma konta 020 ujmuje się w szczególności rozchód wartości niematerialnych i prawnych w korespondencji z kontami: 071 (wartość dotychczasowego umorzenia), 800 (wartości nieumorzone). Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w wartości początkowej.

Konto 030 -Długoterminowe aktywa finansowe

służy do ewidencji długotrwałych aktywów finansowych a w szczególności:

1) akcji i udziałów w obcych podmiotach gospodarczych

2) akcji i innych nowych papierów wartościowych traktowanych jako lokaty o terminie wykupu dłuższym niż 1 rok

3) innych długoterminowych aktywów finansowych

Konto 071 -Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych 

służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia środków trwałych, oraz wartości niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych przez jednostkę.

W razie przyjęcia środka trwałego od innej jednostki lub osoby, środki trwałe przyjmuje się do ewidencji w dotychczasowej wartości występującej w poprzedniej jednostce do ewidencji wprowadza się dotychczasowe umorzenie. Umorzenie naliczane jest raz na koniec roku obrotowego. Dokonywane jest w korespondencji z kontem 400. Ewidencja szczegółowa do konta 071 prowadzona jest w programie pn. ,,środki trwałe”, który umożliwia dokonywanie automatyczne odpisów amortyzacyjnych. Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Konto 072 -Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych

służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej z tytułu umorzenia pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych , których zakup finansowany jest ze środków na wydatki bieżące i umarza się w pełnej wartości, w miesiącu przyjęcia ich do używania spisując ich wartość w ciężar kosztów konta 401. Do konta 072 nie prowadzi się ewidencji analitycznej.

Konto 073 – Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe. Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe( udziały i akcje).

 

 

Konto 080 -Środki trwałe w budowie( inwestycje)

służy do ewidencji kosztów inwestycji rozpoczętych, oraz do rozliczenia kosztów, inwestycji na uzyskane efekty, oraz ewidencji kosztów dotyczących zakupów gotowych. Ewidencja szczegółowa do konta 080 prowadzona jest za pomocą komputera. W ewidencji za pomocą komputera analityka prowadzona jest wg poszczególnych zadań inwestycyjnych. Z ewidencji komputerowej można ustalić ogólny koszt nabycia lub wytworzenia zadania.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się w szczególności poniesione koszty:

- dotyczące inwestycji prowadzonych przez obcych wykonawców, jak i we własnym zakresie,

- dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nieoddanych do używania maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w ramach własnej działalności gospodarczej,

- ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartości uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności:

- środków trwałych,

- wartości niematerialnych i prawnych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych inwestycji.

Na koncie można księgować również rozliczenia kosztów dotyczących zakupów gotowych środków trwałych.

Saldo konta Wn oznacza koszt inwestycji niezakończonych.

Na koncie 080 ewidencjonujemy koszty budowy, ulepszenia już istniejącego środka trwałego.

Pod pojęciem ulepszenia rozumiemy przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację, której koszty ulepszenia przekraczają 3.500 zł.

Koszty w/w środków trwałych ujęte są w planach wydatków w paragrafach 6050, 6060.

Do nakładu na budowę środka trwałego należy zaliczyć koszty:

-dokumentacji projektowej,

-zakupu gruntów,

-przygotowania terenu pod budowę,

-robót budowlano-montażowych,

-zakupu maszyn i urządzeń montażu,

-nadzoru obcego inwestycyjnego

-założenia zieleni, stref ochronnych,

-ubezpieczeń majątkowych budowanych środków trwałych,

-obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania budowy lub ulepszeń

środka trwałego,

-podatku VAT nie podlegającego odliczeniu,

-konsultacje

Zgodnie z zapisem ustawy o rachunkowości na dzień bilansowy środki trwałe w budowie wycenia się w wysokości ogółu kosztów poniesionych w związku z ich nabyciem lub wytworzeniem. Zasady księgowania środków w budowie otrzymana faktura Wn 080, Ma 201, zapłata f-ry 201/130 zapis równoległy 810/800, wartość uzyskanych i przekazanych do używania efektów w tym ulepszeń 800/080 zapis równoległy 011/800-001.

Konta zespołu 1 - „środki pieniężne i rozrachunki bankowe” służą do ewidencji:

- krajowych i zagranicznych środków pieniężnych przechowywanych w kasach

- krótkoterminowych papierów wartościowych

- krajowych i zagranicznych środków pieniężnych, lokowanych na rachunkach bankowych

- udzielanych przez banki kredytów w krajowych i zagranicznych środkach pieniężnych

- środki pieniężne w drodze

Konta zespołu 1 mają odzwierciedlać operacje pieniężne oraz obroty i stany środków pieniężnych oraz krótkoterminowych papierów wartościowych.

Konto 130 -rachunek bieżący jednostki budżetowej

Konto 130 służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego budżetu. Saldo konta 130 w zakresie zrealizowanych wydatków podlega rocznemu przeksięgowaniu na podstawie sprawozdań budżetowych  na stronę Ma  konta 800 i powiązane jest z kontem budżetu , a w zakresie dochodów na stronę Wn konta 800 i powiązane jest z kontem 222 budżetu. Ewidencja szczegółowa do konta 130 prowadzona jest zgodnie z planem finansowym  dochodów i wydatków budżetowych .Na stronie Wn konta 130 księgowane są dochody i przychody w powiązaniu z kontami „Zespołu 2-  Rozrachunki i rozliczenia” i „Zespołu 7 - Przychody, dochody i koszty „ oraz zwroty wydatków dokonywanych w tym samym roku budżetowym, w tym koszty przygotowania nieruchomości do zbycia w powiązaniu ze strona Ma konta „Zespołu 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie . na stronie Ma konta 130 ujmowane są wydatki i zwroty dochodów i przychodów z powiązaniem kont „Zespołu 2 – Rozrachunki i rozliczenia”, ”Zespołu 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie”,” Zespołu 7- Przychody, dochody  i koszty”. Podstawą zapisów na tym koncie są dowody bankowe .

Konto 139 -Inne rachunki bankowe

służy do ewidencji operacji dot. środków pieniężnych wydzielonych na innych rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i funduszy specjalnego przeznaczenia, m. in. sum depozytowych, które są przechowywane okresowo przez jednostkę tj. pobrane kaucje, wadia, zabezpieczenia pieniężne, sumy na zlecenie przekazane od innej jednostki na sfinansowanie dodatkowego zadania poza planem działalności. Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dowodów bankowych, w związku z czym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a księgowością banku. Na stronie Wn tego konta ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków bieżących, sum depozytowych i na zlecenie. Na stronie Ma konta ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonywane z wydzielonych rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 zapewnia podział wydzielonych środków pieniężnych na rodzaje, a także według kontrahentów. Zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 10 ustawy o rachunkowości wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 140 -Krótkoterminowe aktywa finansowe

służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków pieniężnych, których wartość wyrażona jest zarówno w walucie polskiej jak i w walucie obcej (w tym czeki i weksle obce) a także środków pieniężnych w drodze.

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się w szczególności:

1) czeki obce, na pokrycie należności, w korespondencji z kontem 201, 240

2) przyjęcie weksla od dłużnika w korespondencji z kontem 201,

3) kwoty środków pieniężnych w drodze (wpłacone w okresie sprawozdawczym i objęte wyciągiem bankowym z okresu następnego) w korespondencji z kontami: 101, 201, 240.

Konto 141 -Środki pieniężne w drodze

służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze. Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Środki pieniężne w drodze ewidencjonuje się na bieżąco. Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze. Sumy pieniężne w drodze inwentaryzuje się w formie porównania  danych księgowych  z odpowiednimi dokumentami  zgodnie  z art.26 ust 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości.

Zespół 2 –Rozrachunki i rozliczenia

służą do ewidencji krajowych i zagranicznych rozrachunków oraz rozliczeń. Konta zespołu 2 służą także do ewidencji i rozliczeń środków budżetowych, wynagrodzeń, rozliczeń niedoborów, szkód i nadwyżek oraz wszelkich innych rozliczeń związanych z rachunkami i roszczeniami spornymi. Ewidencja szczegółowa do kont zespołu 2 prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej, umożliwiającej wyodrębnienie poszczególnych grup rozrachunków, rozliczeń, ustalenia przebiegu ich rozliczeń oraz stanu należności, rozliczeń, roszczeń spornych i zobowiązań z podziałem wg kontrahentów.

Konto 201 -rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw, robót i usług w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług, należności z tytułu przychodów finansowych oraz należny od dokonanej sprzedaży VAT. Na koncie 201 nie ujmuje się należności jednostek zaliczanych do dochodów budżetowych, które ujmuje się na koncie 221.

Po stronie Wn konta 201 ewidencjonujemy:

- spłatę zobowiązań wobec dostawców z tyt. robót i usług

Po stronie Ma:

- rozliczenia uprzednio pobranych zaliczek

- zobowiązania według faktur od dostawcy z tytułu zakupu robót i usług

Saldo Wn w ciągu roku wykazuje stan należności względnie nadpłat zobowiązań.

Saldo Ma wykazuje stan zobowiązań względnie nadpłat należności.

W ciągu roku obrotowego należności i zobowiązania ujmuje się w księgach rachunkowych wg wartości nominalnych z dnia ich powstania, to znaczy w kwocie brutto razem z naliczonym podatkiem VAT. Na dzień bilansowy należności i zobowiązania wykazuje się w kwocie wymagającej zapłaty zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt 7 i 8 ustawy o rachunkowości. W celu dotrzymania terminów sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków budżetowych ujmuje się w ewidencji księgowej w kosztach i zobowiązaniach – kwoty obciążeń wynikające z faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych wystawionych i przekazanych przez kontrahentów w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów przekazanych do Kierownika Biura w następnym miesiącu do  ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje się te, które wpłynęły do 6-go dnia następnego miesiąca za poprzedni miesiąc, a za miesiąc grudzień do 25 stycznia roku następnego. Po tym terminie dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym zostały przekazane do Skarbnika. Zgodnie z zasadą istotności nie będzie to miało znaczącego wpływu na wynik finansowy.

Prowadzona ewidencja analityczna na każdego kontrahenta i na podziałach klasyfikacji budżetowej umożliwia identyfikację poszczególnych rozrachunków, oraz ułatwia przeprowadzenie weryfikacji sald aby upewnić się co do jego poprawności a w razie potrzeby skorygować ewentualne błędy lub pomyłki. Prawidłowe saldo powinno być uzgodnione ze stanem wynikającym z dokumentów (faktur VAT, rachunków) odzwierciedlających operacje, których dokonano z danym kontrahentem w ciągu roku obrotowego.

Konto 221 -Należności z tytułu dochodów budżetowych

służy do ewidencji należności z tytułu dochodów budżetowych  z wyjątkiem  należności wymagalnych  w przyszłych latach .

Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty nadpłat. Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy zmniejszające należności. Ewidencja szczegółowa do konta 221 jest prowadzona według dłużników i podziałek klasyfikacji budżetowej na oddzielnych kontach kontowych. Konto 221 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności z tyt. dochodów budżetowych, a saldo Ma – stan zobowiązań jednostki budżetowej z tyt. nadpłat w tych dochodach..

Konto 224 -Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

służy do ewidencji rozliczenia przez organ dotujący udzielonych dotacji budżetowych.

Na stronie Wn konta 224 ujmuje się wartość dotacji przekazanych przez organ dotujący w korespondencji z kontem

Konto 225 -Rozrachunki z budżetami

służy do ewidencji rozrachunków z budżetami z tyt. zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, VAT Po stronie Wn konta 225 ujmuje się wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania wobec budżetów. Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma stan zobowiązań wobec budżetów .Dla podatku VAT podstawą ewidencji jest rejestr zakupu i sprzedaży na podstawie którego sporządza się deklaracje podatkowe. Dla podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzona jest ewidencja kartotek wynagrodzeń każdego pracownika i innych osób fizycznych, na podstawie której sporządza się zestawienie z rozliczenia wynagrodzeń.

Konto 229 -Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

służy do ewidencji rozrachunków publiczno – prawnych, a w szczególności:

-z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych

-deklaracji ubezpieczeń indywidualnych pracowników

-egzekucji

Na stronie Wn ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie Ma zobowiązania, spłatę i zmniejszenia należności z tyt. rozrachunków publiczno-prawnych.

Ewidencja prowadzona jest dla każdego tytułu rozrachunku i podmiotu oddzielnie, z którym dokonywane są rozliczenia. Ewidencja analityczna prowadzona jest na imiennych kontach wynagrodzeń każdego pracownika, na podstawie których sporządzone jest zestawienie wynagrodzeń za każdy miesiąc. Zestawienie to jest załącznikiem do sporządzenia PK ustalającego koszty danego miesiąca dotyczące poszczególnych rozrachunków. Na dzień bilansowy wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Konto 231 -Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tyt. wypłat pieniężnych zaliczanych do wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę, umów zleceń, umów agencyjno-prowizyjnych, wypłat zasiłków pokrywanych z ZUS,

Po stronie Wn konta 231 ewidencjonujemy:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń

- wypłaty zasiłków z upoważnienia ZUS

- potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika

Po stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń .Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, saldo Ma stan zobowiązań z tytułu wynagrodzeń.

Na dzień bilansowy należności z tyt. wynagrodzeń wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Do konta 231 prowadzona jest ewidencja analityczna na imiennych kartach wynagrodzeń każdego pracownika, która pozwala na identyfikację wynagrodzeń.

Na podstawie imiennych kartotek pracownik zajmujący się naliczaniem wynagrodzeń sporządza zestawienie wynagrodzeń za każdy miesiąc oddzielnie celem dokonania ewidencji zapisów na koncie księgi głównej.

Konto 234 -Pozostałe rozrachunki z pracownikami 

służy do ewidencji należności, roszczeń zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia.

Po stronie Wn tego konta ewidencjonujemy:

-dokonywanie bieżących wydatków obciążających jednostki z wykorzystaniem kart płatniczych

-rozliczenie kart płatniczych i zwroty środków pieniężnych

-należności z tytułu pożyczek z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych,

-należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.

Na stronie Ma:

-wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostek,

-rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, saldo Ma stan zobowiązań wobec pracowników. Na dzień bilansowy rozrachunki z pracownikami wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty. Ewidencja analityczna prowadzona przy pomocy kont ksiąg pomocniczych, umożliwia identyfikację należności i zobowiązań w odniesieniu do każdego pracownika z uwzględnieniem tytułów rozliczeń. Ewidencja prowadzona jest przy użyciu komputera.

Konto 240 -Pozostałe rozrachunki

służy do ewidencji pozostałych rozrachunków nie ujętych na  kontach 201 - 234.

Na koncie 240 ewidencjonuje się w szczególności:

- rozrachunki dot. sum depozytowych (kaucje, wadia przetargowe, zabezpieczenia należytego wykonania umów),

- rozrachunki z tytułu sum potrąconych pracownikom z listy płac,(składki i pożyczki z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej, ubezpieczenia społeczne, zajęcia na mocy prawomocnych wyroków sądowych i innych tytułów egzekucyjnych),

- rozrachunki z tytułu sum na zlecenie

- roszczenia sporne,

- pozostałe rozrachunki,

- korekty z tytułu mylnych obciążeń i uznań rachunków.

Na stronie Wn księguje się należności i roszczenia oraz spłaty i zmniejszenia zobowiązań a na stronie Ma powstanie zobowiązań oraz spłaty , zmniejszenia należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa do konta 240 umożliwia ustalenie stanu rozrachunków i rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 245-Wpływy do wyjaśnienia

służy do ewidencji wpłaconych a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych .Na stronie Ma konta 245 ujmuje się w szczególności:

-przeksięgowanie kwot wyjaśnionych wpłat na konto ujmujące należności, których dotyczą wpłaty,

-zwrot kwot uznanych w toku wyjaśnienia za nienależne,

Na stronie Ma konta 245 ujmuje się w szczególności kwoty niewyjaśnionych wpłat. Ewidencję analityczna prowadzi się według poszczególnych niewyjaśnionych wpłat. Konto 245 może wykazywać saldo Ma , które wykazuje stan niewyjaśnionych wpłat.

Konto 290 -Odpisy aktualizujące należności

służy do ewidencji odpisów aktualizacyjnych należności wątpliwych.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności,  a na stronie Ma naliczone odpisy i ich zwiększenia. Należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają  dokonywane uprzednio  odpisy aktualizujące  ich wartość. Konto 290 na koniec kwartału wykazuje saldo strony Ma. Odpisy aktualizujące należności  zmniejszają wykazywane w aktywach bilansu należności , do których te odpisy zostały dokonane,  i dlatego ewidencja szczegółowa do konta 290 powinna zapewnić ustalenie odpisów aktualizujących do poszczególnych należności.

Zespół 3 –Materiały i towary

służy do ewidencji zapasów rzeczowych aktywów obrotowych w postaci  materiałów i towarów oraz  rozliczenia zakupu materiałów i towarów oraz usług.

Konto 310 –Materiały

służy  do ewidencji własnych zapasów i materiałów  w tym także  opakowań i odpadków  znajdujących się  w magazynach własnych jak i obcych oraz we własnym i obcym przerobie.  Na stronie Wn konta 310  księguje się wszelkie przychody materiałów do magazynu  a na stronie Ma  jego zmniejszenia. Konto 310 może wykazywać saldo  Wn, które  wyraża  stan materiałów , w cenach zakupu, nabycia  lub w stałych cenach ewidencyjnych. W bilansie wartość materiałów  wykazuje się w zweryfikowanej wartości ewidencyjnej bez odchyleń. Jednostka Związek Gmin „ KWISA” na podstawie art. 17 ust.2 pkt. 4 ustawy o rachunkowości wartością zakupionych materiałów obciąża  bezpośrednio właściwe koszty na dzień ich zakupu, nie przeprowadza księgowań przez konto 310 traktując je jako zużyte.

Zespół 4 - Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

Konta zespołu 4 służą do ewidencji kosztów w układzie rodzajowym związanych z działalnością operacyjną  i ich rozliczenia.

Poniesione koszty ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich powstania niezależnie od terminu ich zapłaty. Zmniejszenia uprzednio zarachowanych kosztów dokonuje się na podstawie dokumentów korygujących koszty np. noty czy faktury korygujące. Nie księguje się na kontach zespołu 4 kosztów finansowych z funduszy celowych i innych oraz kosztów inwestycji, pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów operacji finansowych . Ewidencję szczegółową do kont zespołu 4 prowadzi się według podziałek klasyfikacji planu finansowego oraz w przekrojach dostosowanych do potrzeb planowania, analiz oraz w sposób umożliwiający sporządzanie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach, obowiązujących jednostkę. Wymienione niżej paragrafy łączy się w grupę zespołu 4.

Konto 400- Amortyzacja

służy do ewidencji naliczanych odpisów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe lub amortyzacja są dokonywane stopniowo wg stawek amortyzacyjnych. Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne w korespondencji z kontem 071, a na stronie Ma ewentualne zmniejszenia odpisów amortyzacyjnych, przeniesienie kosztów amortyzacyjnych na wynik finansowy – konto 860.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860.

Konto 401 - Zużycie materiałów i energii

służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności podstawowej. Na stronie Ma ujmuje się zmniejszenia poniesionych kosztów z tytułu materiałów energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia materiałów i energii na konto 860. Koszty ujmowane na koncie 401 powinny odpowiadać kosztom klasyfikowanym w następujących § wydatków:

a/§ 4210 - zakup materiałów i wyposażenia

b/§ 4260 –zakup energii

Konto 402 - Usługi obce

służy do ewidencjonowania kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Koszty ewidencjonowane na koncie 402 obejmują w szczególności koszty klasyfikowane w paragrafach:

a/ § 4270 -zakup usług remontowych,

b/§ 4300 – zakup usług pozostałych,

c/ § 4360 – opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych

d/ § 4380 – zakup usług dotyczących tłumaczenia tekstów

e/§ 4390 – zakup usług obejmujących wykonanie analiz, ekspertyz i opinii

f/§ 4400 – opłaty za administrowanie i czynsz za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe

 

Konto 403 -Podatki i opłaty

służy do ewidencjonowania w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy – przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

Koszty ewidencjonowane na koncie 403 obejmują w szczególności koszty klasyfikowane w paragrafach:

a/§ 4480 – podatek od nieruchomości

Konto 404 – Wynagrodzenia

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowę zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów z godnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn konta ujmuje się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym wynagrodzenia brutto (bez potrąceń z różnych tytułów dokonanych na listach płac)

Na stronie Ma księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie 404 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 4010 – wynagrodzenia osobowe pracowników,

b/ § 4040 – dodatkowe wynagrodzenie roczne,

c/ § 4170 – wynagrodzenie bezosobowe

Konto 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń. Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Ma konta ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i innych świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860. Na koncie 405 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 3020 – wydatki osobowe nie zaliczane do wynagrodzenia,

b/ § 4110 – składki na ubezpieczenie społeczne,

c/ § 4120 – składki na fundusz pracy,

d/§ 4280 –zakup usług zdrowotnych

e/ § 4700 – szkolenia pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej

Konto 409 – Pozostałe koszty rodzajowe

służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Na stronie Wn konta ujmuje się poniesione koszty z ww. tytułów, a na stronie Ma ich zmniejszenia oraz na dzień bilansowy ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860. Na koncie 409 ujmuje się koszty odpowiadające paragrafom wydatków:

a/ § 3020 – wydatki osobowe niezaliczone  do wynagrodzeń/odprawy pośmiertne/

b/ § 4410 – podróże krajowe służbowe,

c/ § 4420 – podróże służbowe zagraniczne

d/ § 4430 – różne opłaty i składki/ubezpieczenia  rzeczowe i samochodowe , składki na rzecz    

stowarzyszeń/

e/§ 4610 – koszty postępowania  sadowego i prokuratorskiego

Konto  411 – Pozostałe obciążenia

a/ § 2910 -zwrot dotacji wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub pobranych w

nadmiernej wysokości

b/ § 4600 -kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych

Konto 490 – Rozliczenie kosztów

nie prowadzi się ewidencji na koncie 490. Koszty ewidencjonowane są wyłącznie na kontach zespołu „4”, bez dalszego ich rozbicia.

Konta zespołu 6 - Produkty

służą do ewidencji kosztów rozliczanych w czasie.

Konto 640 – rozliczenia międzyokresowe kosztów –

służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów. Na stronie Wn tego konta ujmuje się koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, dotyczące kosztów przyszłych okresów. Na stronie Ma konta 640 ujmuje się utworzenie rezerwy na wydatki przyszłych okresów oraz zaliczanie do kosztów okresu sprawozdawczego kosztów poniesionych w okresach poprzednich. Saldo Wn konta 640 wyraża koszty przyszłych okresów a saldo Ma – rezerwy na wydatki przyszłych okresów.

Zespół 7 – Przychody, dochody i koszty

Konta zespołu 7 służą do ewidencji:

- przychodów i kosztów ich osiągnięcia z tytułu sprzedaży produktów, towarów, przychodów i kosztów operacji finansowych oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych

Ewidencję szczegółową prowadzi się według pozycji planu finansowego oraz stosownie do potrzeb planowania, analizy i sprawozdawczości oraz obliczania podatków.

Konto 720 – przychody z tytułu dochodów budżetowych

służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych. Na stronie Wn konta ujmuje się odpisy z tytułu dochodów budżetowych , a na stronie Ma ujmuje się przychody z tytułu dochodów budżetowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 720 zawiera wyodrębnione przychody z tytułu dochodów budżetowych według pozycji planu finansowego. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody z tytułu dochodów budżetowych na stronę Ma konta 860.

Konto 750 -przychody finansowe

służy do ewidencji przychodów finansowych niestanowiących dochodów budżetowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, dodatnie różnice kursowe. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zawierać wyodrębnione przychody finansowe z tytułu udziału w innych podmiotach gospodarczych, należne jednostce odsetki od pożyczek zapłacone odsetki za zwłokę należności. W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750). Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

Konto 751 – koszty finansowe

służy do ewidencji kosztów finansowych. Na stronie Wn konta 751 ujmuje się odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie zobowiązań z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji, ujemne różnice kursowe, z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 zapewnia wyodrębnienie w zakresie kosztów operacji finansowych-zarachowane odsetki od pożyczek i odsetki za zwłokę od zobowiązań. W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma konto 751). na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.

Konto 760 -pozostałe przychody operacyjne

służy do ewidencji przychodów  niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki , w tym wszelkich innych przychodów  niż podlegające ewidencji  na kontach 720,750. Na stronie Ma konta 760 ujmuje się :

1/przychody ze sprzedaży materiałów   wartości cen zakupu lub nabycia materiałów,

2/przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków  trwałych w budowie,

3/odpisane przedawnione zobowiązania, otrzymane odszkodowania , kary,

W końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne  na stronę Ma konta 860 w korespondencji ze  stroną Wn konta  760 .Na koniec roku  konto 760 nie wykazuje salda.

Konto 761 -pozostałe koszty operacyjne

służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą działalnością jednostki. W szczególności na stronie Wn konta 761 ujmuje się koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartościach cen zakupu lub nabycia materiałów, kary, odpisane przedawnienia, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane rzeczowe aktywa  obrotowe. Konto 761 służy również do ewidencji zapisów uzupełniających. W końcu roku obrotowego przenosi się na stronę Wn konta 490 – koszty związane z zakupem i sprzedażą składników majątku, na stronę Wn konta 860 pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 761. Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.

Konta zespołu „8” -Fundusze i wynik finansowy

służą do ewidencji funduszy, wyniku finansowego, dotacji z budżetu, rezerw i rozliczeń międzyokresowych przychodów.

Konto 800 -fundusz jednostki

służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian. Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszy, a na stronie Ma – jego zwiększenia.

Na stronie Wn tego konta ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – jego zwiększenia, zgodnie z odrębnymi przepisami regulującymi gospodarkę finansową jednostki.

Na stronie Wn ujmuje się min:

a/ przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

b/ przeksięgowanie pod datą sprawozdania budżetowego zrealizowanych dochodów z konta 222,

c/ przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych wykorzystywanych na inwestycje z konta 810,

d/ różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych,

e/ wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych i inwestycji.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

-przeksięgowanie w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku bilansowego roku ubiegłego z konta 860.

-przeksięgowanie pod datą sprawozdania finansowego, zrealizowanych wydatków budżetowych z konta 223,

-wpływ środków przeznaczonych na realizowanie inwestycji

-różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych,

-nieodpłatne otrzymanie środków trwałych z inwestycji.

Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki. Na dzień bilansowy wycenia się wg wartości nominalnej.

Konto 810 -dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na inwestycje

służy do ewidencji dotacji budżetowych, płatności z budżetu środków europejskich oraz środków z budżetu na inwestycje. Na stronie Wn konta 810 ujmuje się:

- wartość dotacji przekazanych z budżetu w części uznanej za wykorzystane lub rozliczone, w korespondencji z kontem 224

- wartość płatności z budżetu środków europejskich uznanych za rozliczone, w korespondencji z kontem 224

- równowartość wydatków dokonanych przez jednostki budżetowe ze środków budżetu na finansowanie inwestycji.

Na stronie Ma konta 810 ujmuje się przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, salda konta 810 na konto 800. Na koniec roku konto 810 nie wykazuje salda.

Konto 840 -rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń międzyokresowych.

Na stronie Ma konta 840 ujmuje się również powstanie i zwiększenia rozliczeń międzyokresowych przychodów, a na stronie Wn – ich rozliczenie poprzez zaliczenie ich do przychodów roku obrotowego .

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 840  powinna  zapewnić  możliwość ustalenie rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyny ich zwiększeń i zmniejszeń.

Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych  przychodów.

Konto 860 -wynik finansowy

służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów, w korespondencji z kontami zespołu 4, -400,401,402,403,404,405,     409 ,

-zmniejszeń stanu produktów  oraz rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek roku  w korespondencji z kontem 490,

- kosztów operacji finansowych w korespondencji z kontem 751 oraz pozostałych kosztów  w korespondencji z kontem 761

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7,

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki. Saldo Wn stratę netto, saldo Ma – zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800. Do konta 860 nie prowadzi się kont analitycznych.

Konta pozabilansowe

Konto 911 – własne środki trwałe w użyczeniu

Konto służy do pozabilansowej ewidencji środków trwałych będących  na stanie jednostki a przekazanych na podstawie umowy użyczenia  dla innych podmiotów. Ewidencja prowadzona jest według  nazw poszczególnych podmiotów.

Konto 930-  wadia i zabezpieczenia  wniesione w gwarancjach bankowych

Konto służy do pozabilansowej ewidencji wnoszonych wadiów i zabezpieczeń należytego wykonania umów/ papierowo/.

Konto 975- wydatki strukturalne

Konto służy do ewidencji wartości  zrealizowanych wydatków strukturalnych. Ewidencja prowadzona jest według klasyfikacji wydatków strukturalnych w celu wskazania tych wydatków  w odpowiednim sprawozdaniu.

Konto 980 -plan finansowy wydatków budżetowych

służy do ewidencji planu finansowego wydatków budżetowych dysponenta środków budżetowych.

Na stronie Wn konta 980 ujmuje się plan finansowy wydatków budżetowych oraz jego korekty.

Na stronie Ma konta 980 ujmuje się:

1) równowartość zrealizowanych wydatków budżetowych;

2) wartość planu niewygasających wydatków budżetowych do realizacji w roku następnym;

3) wartość planu niezrealizowanego i wygasłego.

Ewidencja szczegółowa do konta 980 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego wydatków budżetowych.

Konta 980 nie wykazuje na koniec roku salda.

Konta 980 nie prowadzi się. Ewidencję wydatków na tym koncie stanowi wydruk konta 130 (Ma 130).Natomiast ewidencję planu wydatków budżetowych i jego zmian budżetowych stanowią wydruki komputerowe z systemu budżet „budżet – realizacja”.

Konto 998 -zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Na stronie Wn konta 998 ujmuje się:

-równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

-równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego,

-równowartość wydatków niewygasających zrealizowanych w danym roku ze środków zgromadzonych na rachunku środków niewygasających.

Na stronie Ma konta 998 ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji, zleceń i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Ewidencja szczegółowa do konta 998 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

Konto 999 -zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być realizowane w latach następnych.

Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego jednostki budżetowej lub plan finansowy niewygasających wydatków przeznaczony do realizacji w roku bieżącym.

Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych.

Ewidencja szczegółowa do konta 999 prowadzona jest według podziałek klasyfikacyjnych planu finansowego z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.

Plan  kont dla budżetu gminy

1.Konta bilansowe

133 – rachunek budżetu

134 – kredyty bankowe

140 – środki pieniężne w drodze

222 – rozliczenie dochodów budżetowych

223 – rozliczenie wydatków budżetowych

224 – rozrachunki  budżetu

240 – pozostałe rozrachunki

260 – zobowiązania finansowe

901 – dochody budżetu

902 – wydatki budżetu

909 – rozliczenia międzyokresowe

960 – skumulowane wyniki budżetu

961 – wynik wykonania budżetu

2. Konta pozabilansowe

985-Planowane przychody

986-Planowane rozchody

991-Planowane  dochody budżetu

992-Planowane wydatki budżetu

961 – wynik wykonania budżetu

Zasady funkcjonowania kont bilansowych budżetu

Konto 133 -Rachunek budżetu

służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach budżetu. Zapisy księgowe na tym koncie dokonywane są wyłącznie na podstawie wyciągów bankowych i muszą być zgodne z zapisami dokumentów pomiędzy jednostką a bankiem. W razie stwierdzenia błędu w dokumentach bankowych księguje się sumę zgodnie z wyciągiem, a różnice wynikające z błędu przenosi się na konto 240 jako „sumy do wyjaśnienia”.

Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu w tym również spłaty dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunek budżetu oraz wpłaty kredytów przelanych przez bank w korespondencji z kontem 134. Na stronie Ma księguje się wypłaty z rachunku budżetu w tym również wypłaty dokonane w ramach kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu oraz spłaty kredytów w korespondencji z kontem 134. Na koncie tym ujmowane są operacje związane z realizacją dochodów w postaci środków z budżetu Unii Europejskiej oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi.

Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków na rachunku budżetu

Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank.Zgodnie z art. 28 ust 1 pkt . 10 ustawy o rachunkowości wycenia się w wartości nominalnej.

Konto 134 – kredyty bankowe

służy do ewidencji zaciągniętych kredytów bankowych na finansowanie budżetu. Na stronie Wn tego konta ewidencjonujemy spłatę lub umorzenie kredytu w korespondencji z kontem 133, 962. Po stronie Ma ewidencjonujemy kredyt bankowy na sfinansowanie budżetu w korespondencji z kontem 133 lub 962.

Konto 134 może wykazywać saldo Ma oznaczające zadłużenie z tytułu zaciągniętych kredytów na finansowanie budżetu. Stan konta wycenia się w kwocie przypadającej do zapłaty.

Ewidencja analityczna do konta 134 umożliwia ustalenie stanu zadłużenia, wg umów kredytowych, z podziałem na banki finansujące.

Konto 140 -środki pieniężne w drodze

służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze w tym:

-środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane w poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu sprawozdawczego,

-przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym okresie sprawozdawczym Stosownie do przyjętych technik księgowania środki pieniężne w drodze mogą być ewidencjonowane na bieżąco lub na przełomie okresów sprawozdawczych. Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze. Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Konto 222 -rozliczenia dochodów budżetowych

służy do ewidencji rozliczeń z jednostkami budżetowymi z tyt. zrealizowanych przez te jednostki dochodów budżetowych wynikających z okresowych sprawozdań jednostek.

Na stronie Wn konta 222 ujmuje się dochody budżetowe zrealizowane w Związku jako jednostce budżetowej.

Dochody jednostek to: odsetki od rachunków bankowych, wpływy z usług itp.

Konto 222 na koniec roku nie powinno wykazywać salda.

Konto 223 rozliczenie wydatków budżetowych

służy do ewidencji rozliczeń .Bezpośrednie opłacenie wydatków Związku, spłata odsetek od pożyczek.

Na stronie Ma konta 223 ujmuje się wydatki dokonane przez Związek w wysokości wynikającej z okresowych sprawozdań. Na koniec roku konto 223 nie wykazuje salda.

 

Konto 224-rozrachunki budżetu

służy do ewidencji rozrachunków z innymi budżetami, a w szczególności:

1)rozrachunków z tyt. dotacji ,

Saldo Wn konta 224 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 224 stan zobowiązań budżetu z tyt. pozostałych rozrachunków.

Ewidencja szczegółowa umożliwia ustalenie stanu należności i zobowiązań wg poszczególnych tytułów i budżetów.Na dzień bilansowy należności i zobowiązania wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty.

Konto 240 -pozostałe rozrachunki

służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu , z wyjątkiem rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 250, 260.

Ewidencja szczegółowa do tego konta powinna umożliwić ustalenie stanu rozrachunków według poszczególnych tytułów oraz według kontrahentów. Konto 240 może wykazywać saldo. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków.

Konto 260 -zobowiązania finansowe

służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek.

Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych, a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona jest oddzielnie dla każdego kontrahenta na podstawie zawartej umowy według tytułów zobowiązań.

Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.

Na dzień bilansowy wykazuje się w kwocie wymagającej do zapłaty

Konto 901 -dochody budżetu

służy do ewidencji osiągniętych dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn ujmuje się przeniesienie z końcem roku sumy dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego, na konto 961. Na stronie Ma ujmuje się dochody budżetu na podstawie sprawozdań jednostek budżetowych w korespondencji z kontem 222.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej. Saldo Ma konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu jednostki samorządu terytorialnego osiągniętych za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na konto 961.

Konto 902 -wydatki budżetu

służy do ewidencji wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Na stronie Wn ujmuje się wydatki jednostek budżetowych na podstawie ich sprawozdań w korespondencji z kontem 223 pochodzących z budżetu Unii Europejskiej i ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi. Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie z końcem roku wydatków budżetowych na konto 961. Saldo Wn oznacza sumę dokonanych wydatków budżetu za dany rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

Konto 909 -rozliczenia międzyokresowe

służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych. Na stronie Ma ujmuje się przychody finansowe stanowiące dochody przyszłych okresów (np. subwencje i dotacje przekazane w grudniu dotyczące następnego roku budżetowego).

Konto 960 -skumulowane wyniki budżetu

służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego. W ciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub zwiększenia skumulowanych nadwyżek lub niedoborów budżetu. Na stronie Wn lub Ma konta 960 ujmuje się pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962. Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 stan skumulowanej nadwyżki budżetu.

Konto 961 -wynik wykonania budżetu

służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki z wyjątkiem części dotyczącej finansowania programów ze środków pomocowych. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku wydatków budżetu w korespondencji z kontem 902, oraz niewykonanych wydatków w korespondencji z kontem 903. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu w korespondencji z kontem 901. Na koniec roku konto 961 może wykazywać salda Wn lub Ma. Saldo Wn konta oznacza stan deficytu budżetu, saldo Ma stan nadwyżki budżetowej za dany rok. W roku następnym pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu saldo konta 961 przenosi się na konto 960.

Zasady funkcjonowania kont pozabilansowych  budżetu

Konto 985- planowane przychody

Konto służy do ewidencji planu przychodów  oraz jego zmian.

Na stronie Ma   -  ujmuje się planowane przychody  oraz zmiany zwiększające plan

Na stronie Wn    – ujmuje się zmiany zmniejszające plan przychodów.

Ewidencję prowadzi się wg klasyfikacji budżetowej.

Saldo konta określa w ciągu roku wysokość planowanych przychodów.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na str. Wn konta 985.

 

Konto 986-planowane rozchody

Konto służy do ewidencji planu rozchodów oraz jego zmian.

Na str. Ma   -  ujmuje się zmiany zmniejszające  plan rozchodów,

Na str.  Wn   – ujmuje się planowane rozchody oraz ich zmiany zwiększające plan.

Ewidencję prowadzi się wg klasyfikacji budżetowej.

Saldo konta określa w ciągu roku wysokość planowanych rozchodów .

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na str. Ma konta 986.

 

Konto 991-planowane dochody budżetu

Konto służy do ewidencji planu dochodów budżetowych oraz jego zmian.

Na str. Wn  konta  - ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu,

Na str. Ma  konta    - ujmuje się plan dochodów budżetowych oraz zmiany budżetu zwiększające  planowane dochody.

Saldo konta w ciągu roku określa wysokość planowanych dochodów. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta 991.

Ewidencja do konta prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej i obejmuje w szczególności : Związek, dotacje.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na str. Wn konta 991.

 

Konto 992- planowane wydatki budżetu

Konto służy do ewidencji planu wydatków budżetowych oraz jego zmian.

Na str. Wn konta ujmuje się plan wydatków budżetowych oraz zmiany  budżetu zwiększające planowane wydatki.

Na str.  Ma konta   – ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków .

Saldo konta określa w ciągu roku wysokość planowanych wydatków budżetowych.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta 992.

Ewidencja do konta prowadzona jest według klasyfikacji budżetowej i obejmuje w szczególności : Związek,dotacje.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na str. Ma konta 992.

 

                                                                                                               

 

 

 

 

                                                                                                             Załącznik  Nr 4

 

SPOSÓB PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH

 

par 1

 

 

1.   Księgi rachunkowe prowadzone są  odrębnie dla budżetu Związku Gmin „ KWISA” jako jednostki budżetowej, zwanego dalej Związkiem Gmin „ KWISA”.

 

2.   Rachunek bankowy budżetu pełni także funkcje przypisane rachunkowi bieżącemu Związku jako jednostki budżetowej.

 

3.   Na rachunek bieżący budżetu wpływają bezpośrednio  wszystkie dochody własne Związku. Z  rachunku budżetu realizowane są wydatki objęte planem finansowym wydatków Związku.

 

4.   W księgach rachunkowych operacje dotyczące  faktycznie zrealizowanych wpływów i wydatków ( kasowo zrealizowanych ) dokonuje się na rachunkach budżetu ( konto 133 –Rachunek budżetu) .  Konto 130 – Rachunek bieżący jednostki służy do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku  budżetu   i jest  kontem  analitycznym do konta 133- Rachunek budżetu. Wydatki i dochody księgowane są na koncie 130 na podstawie wyciągów bankowych, analityka prowadzona jest wg klasyfikacji budżetowej , a sprawozdania o wykonaniu dochodów i wydatków ( Rb-....) księgowane są odpowiednio na koncie 901, 902, 903.

 

5.   Ewidencja środków pomocowych funkcjonuje jako wyodrębniony system kont ksiąg pomocniczych, służący uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów księgi głównej. Stanowi ona integralną część ewidencji księgowej budżetu i urzędu miejskiego.

                                                                      par 2

Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe  na komputerowych nośnikach danych oraz opisu  systemu informatycznego  i systemu zabezpieczeń . 

1.Ustalam wykaz programów komputerowych wprowadzonych do eksploatacji w związku Gmin „ KWISA” do prowadzenia ksiąg rachunkowych:

Lp

Nazwa systemu

Autor

Data rozpoczęcia

System zabezpieczeń

Sposób gromadzenia danych

1

Księgowość budżetowa  jednostki i zarządu

Zakład Systemów Informatycznych „SIGID” Sp z o.o  60-978 Poznań ul.H Januszewskiej 1

1994 rok

Indywidualny  identyfikator i hasło dla każdego użytkownika

Dane  gromadzone w bazach danych na dyskach  serwera plików

2

Płatnik ZUS 

ASSECO POLAND – ZUS Warszawa

2000 rok

Indywidualny  identyfikator i hasło dla każdego użytkownika

Dane  gromadzone w bazach danych na dyskach  serwera plików

3

BESTIA

System Zarządzania  Budżetami  Jednostek Samorządu terytorialnego

2006 rok

Indywidualny  identyfikator i hasło dla każdego użytkownika

Dane  gromadzone w bazach danych na dyskach  serwera plików

2.Instrukcje poszczególnych programów znajdują się na stanowiskach pracy obsługujących program. W instrukcjach SA zawarte moduły wydruków.

Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:

1.wykaz programów,

2.procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów ,

3.opis programowych zasad ochrony danych, metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania,

4.wykaz zbiorów kont ksiąg rachunkowych z określeniem struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości .

Opis systemu przetwarzania danych poszczególnych programów komputerowych  zarówno jednostki budżetowej jak i organu zawierają instrukcje dołączone do poszczególnych programów.

par 3

Technika ręczna prowadzenia ksiąg rachunkowych obejmuje:

1/wynagrodzenia pracowników,

2/ewidencja środków trwałych i wyposażenia,

                                                                                                                 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                              Załącznik Nr 5

SYSTEM OCHRONY DANYCH W JEDNOSTCE

par 1

Przechowywanie dokumentacji księgowej

1. Dokumentacja opisująca politykę rachunkowości oraz dokumentacja finansowo-księgowa (księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacje, sprawozdania finansowe) przechowywana jest w siedzibie Związku Gmin „ KWISA”

2. W ramach stosowania ochrony danych w należyty sposób przechowuje się i chroni dokumentację przed niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnieniem bez upoważnienia, dostępem osób nieupoważnionych, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

3. Dowody księgowe powinny być na bieżąco porządkowane i układane w segregatorach lub teczkach w kolejności chronologicznej, wynikającej z prowadzenia ksiąg rachunkowych w celu:

a/ łatwego ich odszukania i sprawdzenia,

b/ uniemożliwienia dostępu osobom nieupoważnionym.

4. Po zakończeniu ewidencji księgowej za miniony rok obrotowy – dowody księgowe, ich zestawienie, urządzenia księgowe, sprawozdania finansowe przechowuje się w siedzibie jednostki. Należy zapewnić łatwy dostęp do nich osobom upoważnionym oraz uniemożliwić dostęp osobom niepowołanym przez odpowiednie zabezpieczenie i zamknięcie pomieszczeń oraz szaf i regałów służących do przechowywania dokumentacji.

5. Treść dowodów księgowych, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, za dany rok obrotowy, może być przeniesiona na komputerowe nośniki danych, pozwalające właściwie zachować, w trwałej postaci, zawartość dowodów księgowych. Warunkiem przeniesienia treści dowodów księgowych na komputerowe nośniki danych, w celu przechowywania ich w tej formie, jest posiadanie urządzeń umożliwiających ich odtworzenie w formie wydruków.

6. Zbiory dokumentów w segregatorach i teczkach powinno się oznaczać:

a/ nazwą jednostki, do której należą,

b/ znakiem wskazującym rodzaj dokumentacji – symbol lub nazwa rejestru (np. dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne),

c/ symbolem kwalifikacyjnym zbioru do odpowiedniej kategorii jego przechowywania kategoria A lub B. Symbol A oznacza materiały archiwalne przechowywane trwale, symbolB wraz z liczbą lat przechowywania oznacza dokumentację niearchiwalną, którą po upływie czasu przechowywanie przekazuje się na makulaturę,

d/ określeniem roku obrotowego i miesiąca, którego grupa tematyczna zbioru dotyczy,

e/ pierwszym i ostatnim numerem dowodów księgowych, dokumentów inwentaryzacyjnych, kont ksiąg rachunkowych itp. lub innych oznaczeniem części zbioru dokumentacji księgowej, pozwalających stwierdzić jego kompletność.

7. Sprawozdania finansowe są aktami kategorii A przeznaczonymi do trwałego przechowywania, z tym, że trwałemu przechowywaniu podlegają te sprawozdania finansowe, w których zostały uwzględnione rezultaty ich weryfikacji.

8. Dowody, dokumenty należące do kategorii B, przechowuje się przez określony okres:

a/ księgi rachunkowe – 5 lat;

b/ karty wynagrodzeń pracowników -przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych czy podatkowych;

c/ dowody księgowe dotyczące inwestycji wieloletnich, kredytów, pożyczek, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym ( albo objętych tych postępowaniem), karnym czy podatkowym – przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowanie zostały ostatecznie zakończone, rozliczone, spłacone lub przedawnione.

d/ dokumentacja dotycząca przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez 5 lat od upływu jej ważności;

e/ dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;

f/ pozostałe dowody księgowe i dokumenty -5 lat liczonych od początku roku następnego po roku obrotowym, którego zbiory dotyczą.

9.Okresy przechowywania ustalone w ust. 7 oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

10. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, jednostka prowadzi archiwum zakładowe.

11. Przekazanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracownika, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

                                                                         par 2

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

1. Szczególnej ochronie poddawane są:

- sprzęt komputerowy użytkowany przez Skarbnika Związku,

- księgowy system informatyczny,

- kopie zapisów księgowych,

- dowody księgowe,

- dokumentacja inwentaryzacyjna,

- sprawozdania budżetowe i finansowe,

- dokumentacja opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.

2. Dla prawidłowej ochrony zbiorów ksiąg rachunkowych stosuje się:

a/ systematyczne tworzenie rezerwowych kopii zbiorów danych zarejestrowanych na nośnikach komputerowych z uwzględnieniem zapewnienia trwałości zapisów przez okres nie krótszy jak wymagany do przechowywania ksiąg rachunkowych,

b/ stosowaniu odpornych na zagrożenia, nośników danych, oraz środków ich zewnętrznej ochrony,

c/ system haseł -odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracownika na różnych stanowiskach:

d/ możliwość różnicowania dostępu do danych i dokumentów (w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika).

e/ profilaktykę antywirusową – opracowane i przestrzegane odpowiednie procedury oraz stosowane programy zabezpieczające,

f/ zabezpieczenie przed atakiem zewnątrz UTM, wyposażony w ścianę ogniową i system wykrywania ataków IPS

g/ odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,

h/ systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

2. Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego.

Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy niż 5 lat.

par 3

Księgowy system informatyczny

1. Osobą odpowiedzialną za księgowy system komputerowy i jego ochronę ustala się administratora sieci.

2. Bezpieczna informacja komputerowa to taka, która jest chroniona przed nieupoważnionym odczytem i modyfikacją (tj. polegająca na poufności i integralności) oraz, która jest dostępna i wiarygodna dla uprawnionego użytkownika (tj. polegająca na dostępności i spójności).

3. Poufność informacji komputerowej polega na ochronie informacji komputerowej, ochronie danych itp. przed nieuprawnionym dostępem. Natomiast integralność to odporność informacji na nieuprawnioną modyfikację. Z kolei dostępność, polega na nieograniczonej możliwości korzystania przez uprawnionych użytkowników. Spójność oznacza konieczność spełnienia przez system komputerowy warunków określających zależności strukturalne jej składowych.

4. Należy chronić wszelkie zasoby takie jak: oprogramowanie, dane, sprzęt, zasoby administracyjne, fizyczne, występujące w systemie informatycznym lub działalności informatycznej.

5. System informatyczny spełnia kryteria:

- poufności -polega na ochronie przed ujawnieniem informacji nieuprawnionemu odbiorcy,

- integralności tj. ochrona przed modyfikacją lub zniekształceniem aktywów przez osobę nieuprawnioną,

- dostępności -polega na zagwarantowaniu uprawnionego dostępu do informacji,

- rozliczalności -to określenie i weryfikowanie odpowiedzialności za działania, usługi i funkcje realizowane za pośrednictwem systemu.

- autentyczności -to możliwość weryfikacji tożsamości podmiotów lub prawdziwości aktywów systemu,

- niezawodności -to gwarancja odpowiedniego zachowania się systemu i otrzymanych wyników.

Par 4

Udostępnianie danych i dokumentów

Udostępnianie zbiorów dokumentacji księgowej (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych oraz sprawozdań finansowych i budżetowych) osobie trzeciej na terenie jednostki następuje po uzyskaniu zgody Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA”, jeżeli przepisy nie stanowią inaczej.

Wydanie dokumentów poza siedzibę jednostki następuje po uzyskaniu pisemnej zgody Przewodniczącego Związku  oraz uzyskaniu pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

 

                                                                                                                

 

 

 

                                                                                                                        Załącznik Nr 6

INSTRUKCJA KONTROLI I OBIEGU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

Część I - OGÓLNA

          Na podstawie art. nr 10 ustawy z dnia 29 września z 1994r. o rachunkowości /tekst jednolity  Dz. U. z 2013 roku poz. 330 z póz. zm. / ustalam następujący tryb obiegu dokumentów księgowych.

Instrukcja ustala jednolite zasady sporządzania, kontroli i obiegu dokumentów w  Związku Gmin „ KWISA”.

1.      Sprawy nie objęte niniejszą instrukcją zostały uregulowane odrębnymi zarządzeniami Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA”.

2.      Dokumentacja księgowa to zbiór właściwie sporządzonych dokumentów (dowodów księgowych), odzwierciedlających w skróconej formie treść operacji i zdarzeń gospodarczych, podlegających ewidencji  księgowej. Każdy dowód księgowy musi odpowiadać ustawowo określonym wymaganiom. Przede wszystkim powinien on zawierać określone elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia dokonanej operacji gospodarczej lub zdarzenia od samego początku, w trakcie ich trwania i po zakończeniu.

3.      Pracownicy Związku  z racji powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

 

Część II –SZCZEGÓŁOWA

par 1

 

Dowody księgowe definicja

Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami księgowymi.

1.      Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

2.      Wystawienie konkretnego dowodu księgowego jest związane z zaistnieniem operacji: kupna, sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia środków rzeczowych albo operacji finansowych - gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub w papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) - w postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności, wyceny składników majątkowych  i różnych rozliczeń wartościowych.

3.      Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty  sprawozdań i przeszacowań.

4.      Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlonych w tych dokumentach. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

 

par 2

Cechy dowodu księgowego

1.      Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

2.      dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów ( dokumentuje zdarzenia lub stany w danym miejscu i / lub w czasie ),

3.      trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub wyblaknięciu z upływem czasu),

4.      rzetelność danych (dane  na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny, realnie istniejący),

5.      kompletność danych (na dowodzie księgowym dane muszą być kompletne, zawierające  co najmniej te, o których mówi art. 21 ustawy o rachunkowości),

6.      jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych  (na jednym dowodzie księgowym można dokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),

7.      chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować dowodów księgowych),

8.      systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego  rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),

9.      identyfikacyjność każdego dowodu księgowego, polega na powiązaniu dokumentów kosztowych, przychodowych z wyciągiem bankowym w systemie komputerowym ,

10.  poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i niniejszą instrukcją),

11.  poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa)

12.  poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym  i zasadami matematyki),

13.  podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej ), wg tej cechy stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia dla sprzedawcy.   

par 3

 

Funkcje dowodu księgowego

1.      Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje :

2.      funkcja „dokumentu”- prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest  dokumentem w rozumieniu prawa: dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

3.      funkcja dowodowa -opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym jest to dowód w sensie prawa materialnego,

4.      funkcja księgowa -jest podstawą do księgowania,

5.      funkcja kontrolna- pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji gospodarczych i finansowych                                                          

par 4

Treść dowodu księgowego

Zgodnie z wymogami zawartymi w art. 21 ustawy o rachunkowości każdy dowód  księgowy spełnia swoją funkcję, jeżeli jest prawidłowo wystawiony czyli powinien zawierać co najmniej:    

1.      określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego,

2.      określenie stron (nazwa, adresy, NIP) dokonujących operacji gospodarczej,

3.      opis operacji oraz jej wartości jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych  (tj. umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana ilość tych jednostek. Na fakturach VAT– wyszczególnienie stawek i wysokości podatków od towarów i usług),

4.      datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

5.      dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie  ich wartości na walutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba że przeliczenie to zapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

6.      Schemat ogólny dowodu księgowego zawiera Załącznik nr 1 do niniejszej instrukcji (w jednostce nie stosuje się jednolitych wzorów  druków i formularzy, muszą one jedynie zawierać dane zgodne ze schematem oraz odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa  np. faktura VAT, rachunki uproszczone, faktury i rachunki korygujące).

par 5

Rodzaje dowodów księgowych

1.Dowody bankowe:

-polecenie przelewu – stanowiące udzieloną bankowi dyspozycję dłużnika    

  obciążenia jego rachunku, zgodnie z umową rachunku bankowego.

-wyciąg bankowy z rachunku bieżącego i rachunków pomocniczych – obsługa   

  elektroniczna, wydruki wyciągów  z rachunków bankowych pobierane z systemu

  udostępnionego przez bank sprawdza pracownik księgowości.  W przypadku

  stwierdzenia niezgodności należy je uzgodnić z oddziałem banku finansującego.

  Podstawą  zaksięgowania prowizji bankowych ściągniętych  z rachunku bankowego

 jest umowa bankowa.

-lokata terminowa - zakłada się na podstawie umowy na czas nieokreślony,        

 

2.Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

-umowa pracę, rozwiązanie umowy o pracę,

      -wnioski o przyznanie nagrody jubileuszowej lub innych nagród,

      -oświadczenie na pobór zaliczek na podatek dochodowy,

-oświadczenie do wypłaty zasiłku opiekuńczego,

-karta zasiłkowa,

-zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy,

      -deklaracja zasiłkowa ZUS,

 -lista płac,

-polecenia wypłaty innych składników wynagrodzenia np. dodatki specjalne,

 

3.Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego

    -przyjęcie środka trwałego w użytkowanie – oryginał (symbol OT)

    -zmiana miejsca użytkowania środka trwałego-oryginał (symbol MT)

    -protokół zdawczo – odbiorczy środka trwałego – oryginał  (symbol PT)

    -likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT)

 

4.Dowody księgowe rozliczeniowe

 -nota księgowa zewnętrzna – kopia

 -nota księgowa wewnętrzna-oryginał

 -polecenie księgowania (PK)– oryginał

 

6.Druki ścisłego zarachowania

-arkusze spisu z natury

 

Część III -KONTROLA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

par 1

W jednostce stosuje się następujące rodzaje kontroli:

1.        kontrolę merytoryczną,

2.        kontrolę formalną-rachunkową

                                              

                                                               par 2

 

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych  polega na ustaleniu zgodności danych  ze stanem faktycznym i potwierdzeniu, czy dana operacja faktycznie wystąpiła i czy została przeprowadzona prawidłowo.

Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu:

-czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistym zdarzeniom gospodarczym,

-czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i zgodna z obowiązującymi   

 przepisami,

-czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot,

-czy planowana operacja gospodarcza, znajduje potwierdzenie w założeniach

 zatwierdzonego planu finansowego,

-czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem,

-czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta: umowa o pracę lub  

 wykonawstwo usługi, umowa o dostawę , względnie czy złożono zamówienie,

-czy zastosowane ceny i stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami

 obowiązującymi w danym zakresie,

-czy nie ma opóźnień w realizacji umowy, a w przypadku wystąpienia takich opóźnień ,

-czy nastąpiło naliczenie kary umownej.

 Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości merytoryczne winne być uwidocznione –  stanowić to będzie podstawę do ewentualnego zażądania od kontrahentów wystawienia  faktury korygującej lub ukarania osób materialnie odpowiedzialnych.

Kontroli merytorycznej dokonuje Kierownik Biura.

                                                              par 3

Kontrola formalno-rachunkowa.

Kontrola formalno-rachunkowa dokonywana jest przez Skarbnika Związku. Dokonanie kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidocznione za pomocą daty i podpisu osoby sprawdzającej. Pracownik sprawdzający pod względem formalno-rachunkowym w razie stwierdzenia nieprawidłowości w  przedłożonych  dokumentach, zwraca je Kierownikowi Biura celem  usunięcia nieprawidłowości  lub zażądania od kontrahenta faktury korygującej.

2a. Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument został wystawiony w sposób prawidłowy i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami oraz czy zawiera co najmniej  dane wskazane poniżej:

-określenie  rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

-wskazanie podmiotów uczestniczących w operacji gospodarczej /określenie stron –nazwa adres/,

 

-datę  wystawienia dokumentów oraz datę lub czas dokonania operacji  

 gospodarczych, których dowód dotyczy,

 

-określenie przedmiotu operacji oraz wartości i ilości,

 

-podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.

 2b.Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu, czy dowód księgowy jest wolny od   błędów rachunkowych.

1.      Prawidłowo sporządzone dokumenty księgowe, sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym stanowią podstawę do wypłaty środków finansowych. Przed ich ostateczną realizacją, dokumenty te po podpisaniu przez Skarbnika lub osobę przez niego upoważnioną  podlegają zatwierdzeniu przez:

Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA”  do wysokości przyznanych środków zgodnie z planem finansowym.

 

Sprawdzenie  i zatwierdzenie  dokumentów(dowodów księgowych ) następuje  na poniższych pieczątkach odciskanych w dowolnym polu dokumentu :

A.

Sprawdzono pod względem merytorycznym

Data………………podpis………………….

 

Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym

Data…………………….podpis……………………

 

Zatwierdzono do wypłaty

 

 

Konto Wn…..Dział…….Rozdział ……Paragraf … …Kwota……….Konto Ma

                                                                                   zł………gr

Potrącenia                                                                 

 

Do wypłaty

zwrotu

 

Słownie złotych:

 

……………………                                                         .……………………

Skarbnik Zarządu                                                Przewodniczący Związku Gmin „ KWISA”

 

 

B.

 

Dowód księgowy  zakwalifikowano do ujęcia w księgach rachunkowych w miesiącu                 

                                                                                                    ………………….

                                                                                                           Data i podpis

C.

Zamówienie nie podlega przepisom ustawy /art.4 ust.8 –Prawo zamówień publicznych/ ze względu na to, że wartość zamówienia nie przekracza  wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro.

                                                                                                      …………………..

                                                                                                         Data i podpis

 

D.

Wydatek  podlega ujęciu w księgach rachunkowych  i mieści się w planie finansowym jednostki

 

Dział      Rozdział       Paragraf        Kwota

 

RAZEM

                                                                                                        …………………..

                                                                                                         Data i podpis

 

 

E. Wydatek zakwalifikowano do wydatków strukturalnych/pieczątka/

 

     Obszar tematyczny…………………………………………………………………

     KOD……………………………………………………………………………….

     w wysokości ………………………………………………………………………

     słownie …………………………………………………………………………….

 

                                                                                                         ……………………

                                                                                                            Data i podpis         

 

 

                                                                                                          

W przypadku wewnętrznych dowodów księgowych, w szczególności dowodów polecenia księgowania „PK” podpisuje Skarbnik lub osoby przez niego upoważnione  a zatwierdza Przewodniczący Zarządu Związku Gmin „ KWISA”.

 

par 4

Zasady obiegu dowodów księgowych

1. Obieg dokumentów księgowych jest systemem przekazywania dokumentów od chwili ich sporządzenia względnie wpływu do jednostki z zewnątrz, aż do momentu ich zakwalifikowania i ujęcia w księgach rachunkowych.

2.Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów  księgowych:

- zasadę terminowości – polegającą na przestrzeganiu ustalonych terminów przekazywania   dokumentów, tj. niezwłocznie po ich otrzymaniu, wystawieniu czy wykorzystaniu, do pracowników, których dotyczą. Ostateczne zaksięgowanie operacji gospodarczych danego miesiąca musi umożliwić terminowe sporządzenie sprawozdań i deklaracji,

- zasadę systematyczności – polegającą na wykonywaniu czynności związanych z obiegiem dowodów księgowych w sposób systematyczny i ciągły,

- zasadę samokontroli obiegu – polegającą na bezkolizyjnym obiegu dokumentów pomiędzy osobami uczestniczącymi w systemie obiegu, nawzajem się kontrolujących,

- zasadę odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych za konkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywanie dokumentów tylko na te stanowiska pracy , które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i są kompetentne do ich sprawdzenia.

par 5

Dowody księgowe związane z rozliczeniami z kontrahentami

1.Zamówienia i zakupy materiałów, towarów, usług, środków trwałych i usług    

   inwestycyjnych leży w kompetencji Kierownika Biura. Kierownik dokonujący zamówienia działa w porozumieniu z   Przewodniczącym Zamówienia zewnętrzne  podpisuje Przewodniczący i Skarbnik . Rejestr udzielonych   zamówień   prowadzony jest przez Kierownika Biura.

   Rejestr winien zawierać:

   nazwę zadania inwestycyjnego,  rodzaj usługi lub dostawy, tryb udzielonego   

   zamówienia, wybranego wykonawcę (dostawcę), oraz  wskazanie na jakim stanowisku 

   znajduje się dokumentacja, a odnośnie  robót inwestycyjnych także wartość

   zamówienia, termin realizacji oraz inne  uwagi mające wpływ na wybór wykonawcy

   lub dostawcy (np. okres gwarancji, wydłużone terminy płatności).

 

 2.Zakupy  środków trwałych  dokonywane są po wyborze dostawcy  zgodnie z  ustawą  Prawo zamówień publicznych . Wybór dostawcy  poprzedzony jest  procedurą  przetargową, z której zgodnie  z ustawą  Prawo  zamówień  publicznych,  sporządzony jest protokół. Zakupy środków trwałych dokonywane są w oparciu o  umowę dostawy, którą podpisuje Przewodniczący  i  kontrasygnuje Skarbnik Związku.

 

 Odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo  zamówień  publicznych

  jest Kierownik Biura ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i   usługi objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio  udokumentować.

Procedurę przetargową przeprowadza komisja ds. przetargów  w oparciu  o przyjęty   regulamin; jest ona odpowiedzialna  za przestrzeganie  przepisów ustawy  Prawo zamówień publicznych, a przy robotach inwestycyjnych zlecanych za pośrednictwem  inwestora zastępczego – odpowiedzialny jest inwestor zastępczy.

3.Umowy na dostawę towarów, realizacje robót budowlanych i wykonanie usług, w tym umowy zlecenia i o dzieło, sporządza z zachowaniem zasad ustawy o zamówieniach publicznych Kierownik Biura.

4.Umowa powinna zawierać w szczególności :

·         strony umowy,

·         przedmiot umowy (zakres, miejsce realizacji),

·         datę zawarcia i numer umowy,

·         kwotę za przedmiot umowy lub zasady, na podstawie których będzie wyliczona kwota po odbiorze przedmiotu umowy,

·         sposób rozliczania materiałowo-finansowego,

·         zasady fakturowania i płatności,

oraz

·         zapisy dotyczące gwarancji i rękojmi,

·         zapisy dotyczące odpowiedzialności odszkodowawczej z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,

·         zapisy określające skutki odstąpienia lub rozwiązania umowy,

·         podpisy stron.

   5.Do umowy o szczególnym charakterze np. dotyczących robót budowlano- remontowych     

     dołącza się przykładowo:

·         kosztorys inwestorski prac,

·         wycenę materiałów,

·         kalkulację kosztów,

·         protokół konieczności.

 

6.Umowę parafuje  – Kierownik Biura sporządzający umowę, następnie kieruje umowę do  Radcy Prawnego  celem dokonania kontroli pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego. Jeżeli umowa została sporządzona prawidłowo, radca prawny parafuje umowę imienną pieczątką. W przypadku uwag do umowy, radca prawny nanosi proponowane poprawki i umowa wraca do referatu merytorycznego celem dokonania korekt. Zaparafowana przez pracownika umowa powodująca skutki finansowe kierowana jest do Skarbnika celem złożenia przez niego kontrasygnaty a następnie przekazywana jest do Przewodniczącego. Wyjątkiem od wyżej wymienionego trybu postępowania jest umowa stanowiąca integralną część specyfikacji przygotowanej zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych.

W sytuacji, gdy umowa przewiduje wniesienie zabezpieczenia należytego wykonania umowy, Kierownik sporządzający umowę lub inwestor zastępczy ma obowiązek:

o    dopilnować dopełnienia obowiązku przez kontrahenta w w/w zakresie,

o    sprawdzić prawidłowość wnoszonego zabezpieczenia innego niż w pieniądzu,

o    kontrolować terminy obowiązywania zabezpieczeń,

Terminowo, zgodnie z obowiązującymi przepisami, składać do Skarbnika wnioski o zwrot

 ( z podaniem kwoty podlegającej zwrotowi oraz numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zwrotu – przy zabezpieczeniach w pieniądzu) po uprzednim sprawdzeniu zasadności zwrotu.

Umowy zlecenia lub umowy o dzieło zaliczane są do prac doraźnych, niewchodzących do zakresu obowiązków pracowników Związku. Umowę zlecenie lub o dzieło sporządza właściwy rzeczowo Kierownik Biura zlecający pracę w 3 egzemplarzach, z których jeden otrzymuje zleceniobiorca, drugi zleceniodawca, trzeci Skarbnik.

Umowy zlecenie lub o dzieło po uprzednim zaparafowaniu przez Kierownika Biura przygotowujących umowę , wymagają kontrasygnaty Skarbnika i podpisu Przewodniczącego.

7.W zakresie dokumentacji rozrachunków z tytułu dostaw, robót i usług rozróżnia się następujące dokumenty:

·         faktura VAT- oryginał,

·         faktura  korygująca – oryginał,

·         rachunek – oryginał,

·         protokół reklamacyjny – kopia,

·         dowód zwrotu – kopia ( stosowany w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lub towarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych ),

·         umowa,

·         nota księgowa.

8.Do faktury lub rachunku za wykonanie roboty i usługi budowlano-remontowe, w celu rozliczenia umów, dołącza się w szczególności:

·         protokół odbioru,

·         kosztorys powykonawczy sprawdzony i zatwierdzony przez inspektora nadzoru.

9.Na podstawie zawartych umów, złożonych zamówień lub innych dokumentów powodujących konieczność dokonania wydatków budżetowych w bieżącym roku lub w kolejnych latach, Kierownika Biura ustala zaangażowanie wydatków budżetowych.

Suma zaangażowanych wydatków nie może być wyższa od kwot ujętych w planie finansowym  oraz nie może być niższa niż zrealizowane wydatki.

  10.Dokumenty księgowe stanowiące podstawę rozliczeń przekazuje się do Skarbnika.

 11.Niezależnie od kontroli faktury VAT (rachunku) w przypadku dostaw i usług       dotyczących zakupu środków trwałych i pozostałych środków trwałych dokumenty w/w powinny zawierać:

·         opis dotyczący pozycji wpisu do ksiąg inwentarzowych z podaniem numeru danego środka trwałego lub pozostałego środka trwałego .

   12.Podstawą do dokonania wydatków są również sporządzone przez Kierownika Biura odpowiednio:

1.       wnioski o dokonanie zapłaty w zakresie:

·         -    opłat sądowych i egzekucyjnych,

·         -    dyspozycje wypłat kaucji,

·         -    odpisu na rzecz Krajowej Federacji Zrzeszenia Związków Gmin Polskich w Krakowie,

      2.  prawomocne nakazy zapłaty lub wyroki,

      3. prawomocne decyzje administracyjne,

4. zawiadomienia komornicze o wysokości kosztów egzekucyjnych.

                                                           par 6

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek

1.W jednostce występują zaliczki gotówkowe jednorazowe– wypłacane pracownikom    zatrudnionym w Związku w stałym stosunku pracy. Zaliczki jednorazowe mogą być wypłacone na poczet podróży służbowej, zakup materiałów i usług  itp.

2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia Kierownik Biura po otrzymaniu zgłoszenia o planowanym wyjeździe służbowym  od  pracownika co najmniej trzy dni przed planowanym terminem wyjazdu.

3.Osoby otrzymujące polecenie wyjazdu służbowego pobierają u Kierownika Biura, zarejestrowany ( nadany numer kolejny) blankiet „ polecenie wyjazdu służbowego”. Uzyskują podpisy osoby delegującej - Przewodniczącego, określających również środki komunikacji. W przypadku pobierania zaliczki na delegację, osoba otrzymująca polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek, na którym uzyskuje akceptację Przewodniczącego  i Skarbnika . Na podstawie tego odcinka dokonywany jest przelew na rachunek bankowy pracownika. Zaliczki na delegację podlegają rozliczeniu w terminie 7 dni / podróże krajowe /  i 14 dni / podróże zagraniczne / - od daty zakończenia podróży służbowej.

4.   Pozostałe zaliczki jednorazowe wypłaca się na podstawie wypełnionego, zaakceptowanego przez Przewodniczącego i Skarbnika  „wniosku o zaliczkę”, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć. Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie 14 dni od daty pobrania. Przewodniczący może wyrazić zgodę na dłuższy termin rozliczenia się z pobranej zaliczki.

5.  Rozliczenia zaliczki dokonuje zaliczkobiorca odpowiednio na druku rozliczenia zaliczki lub polecenia wyjazdu służbowego. Do rozliczenia dołącza faktury, rachunki lub inne dokumenty potwierdzające poniesienie określonych wydatków. Dołączone dowody księgowe winny być sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym.

6. Przy rozliczeniu kosztów podróży służbowej pracownik musi załączyć bilety potwierdzające koszty przejazdu wskazanym środkiem lokomocji lub oświadczenie.

Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne zaliczki. Zaliczkobiorca zobowiązany jest do rozliczenia zaliczki w terminie określonym we wniosku lub niniejszej instrukcji, w przeciwnym wypadku kwota zaliczki podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia zaliczkobiorcy, na wniosek Kierownika Biura.

7.Wszystkie zaliczki podlegają bezwzględnie rozliczeniu na koniec każdego roku kalendarzowego. W wyjątkowych sytuacjach dopuszcza się możliwość późniejszego rozliczenia zaliczki, ale należy do wniosku o wypłatę zaliczki dołączyć stosowne wyjaśnienie / wyjaśnienie niemożliwości rozliczenia w danym roku/.

Wypłacone koszty podróży i rozliczenie pobranych zaliczek ujmuje się w księgach rachunkowych.

par 7

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń,

Wypłata wynagrodzeń pracowniczych.

1.  Dokumentami poprzedzającymi wypłatę wynagrodzeń w Związku     „Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń”.

2.  Umowy o pracę, wszelkie zmiany do umowy oraz rozwiązanie umowy o pracę sporządza pracownik prowadzący  kadry  w oparciu o wcześniejsze wnioski zatwierdzone przez Przewodniczącego . Umowy podpisane przez Przewodniczącego  Zarządu sporządza się w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem dla:

·         pracownika,

·         kadry prowadzące akta osobowe pracowników,

·         Skarbnik

3. Listy płac sporządza Skarbnik na  podstawie  dowodów źródłowych /umowy, pisma poleceń wypłat,  / otrzymanych w jednym egzemplarzu z kadr.  Listy płac sporządza się za okres jednego miesiąca.

4. Listy płac powinny zawierać, co najmniej następujące dane:

·         okres za jaki zostało naliczone wynagrodzenie,

·         nazwisko i imię pracownika,

·         sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

·         sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

·         łączną sumę wynagrodzenia netto – do wypłaty,

·         pokwitowanie odbioru wynagrodzenia – w przypadku wypłaty gotówkowej, a gdy  wynagrodzenie przekazywane jest na konto, potwierdzeniem jest wyciąg bankowy.

5.   Szczegółowe zasady dokumentowania, przyznawania uprawnień wypłacania i rozliczania zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz podatku dochodowego od osób fizycznych regulują odrębne przepisy.

6.   W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

·         należności egzekwowanych na podstawie tytułów egzekucyjnych na zaspokojenie

świadczeń alimentacyjnych (3/5 wynagrodzenia ),

·         należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych (do wysokości  1 wynagrodzenia ),

·         pobranych a nierozliczonych zaliczek,

·         kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę,

·         inne potrącenia dobrowolne na które wyraził zgodę pracownik i pracodawca.

7.   Lista płac powinna być podpisana przez:

·         osobę sporządzającą - Skarbnika

·         osobę sprawdzającą – Przewodniczącego Zarządu i Skarbnika.

 

8.   Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w pkt.7, Skarbnik –  sporządza zestawienie wynagrodzeń netto i dokonuje przelewu na konta bankowe, dla pracowników. Potwierdzone przez bank polecenie dokonania przelewu zgodnie z kwotą wynikającą z zestawienia stanowi potwierdzenie dokonania wypłaty wynagrodzeń.

9.  Wypłaty wynagrodzeń dokonuje się w terminie określonym tj:. Obowiązują następujące terminy wypłaty wynagrodzeń:

1.      na dzień 22 każdego miesiąca dla wynagrodzeń płatnych z dołu,

2.      do dnia 10 następnego miesiąca dla dodatkowych wypłat i wyrównań.

Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta bankowe winno nastąpić w terminie nie później niż na siedem dni roboczych przed zakończeniem miesiąca.

Druki L-4 pracowników

1.      Pracownicy przedkładają druki L-4  do 7 dni od daty wystawienia, które przesyłane są do ZUS O/ Lubań

Zaświadczenie o wynagrodzeniach

1.      Pracownik przedkłada druk zaświadczenia o zarobkach dla pracownika kadr, gdzie wypełniane są informacje związane z zawartą umową.

2.      Następnie zaświadczenie kierowane jest do Skarbnika , gdzie wypełniane są informacje dotyczące wynagrodzenia.

3.      Po prawidłowym wypełnieniu zaświadczenia,  dokument przekazuje się do zatwierdzenia Skarbnikowi oraz Przewodniczącemu Zarządu..  

Oświadczenie PIT 12

1.      Oświadczenie PIT 12 / do celów dokonania obliczenia podatku dochodowego od dochodu uzyskanego przez podatnika w roku podatkowym/ należy złożyć do Skarbnika do 5 stycznia następnego roku.

2.      Pracownicy którzy w terminie nie złożą PIT-u 12, otrzymają PIT 11 /informacja o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy/ celem samodzielnego rozliczenia się z Urzędem Skarbowym.

 

 

Dodatkowe informacje od pracowników dla potrzeb kadrowo-płacowych

    Pracownik zatrudniony w Związku, który nabywa uprawnienia do świadczenia z ZUS-u / renta inwalidzka, renta rodzinna / zobowiązany jest niezwłocznie poinformować o tym fakcie pracownika ds. kadr oraz Skarbnika.

 

                                                        par 8

Dokumentowanie operacji gospodarczych w zakresie majątku trwałego

Środki trwałe i wartości niematerialne i prawne

I. Środki trwałe

1.       Do środków trwałych zalicza się w szczególności:

1.      nieruchomości w tym: grunty, prawo użytkowania wieczystego gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale ,maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

            2.   ulepszenia w obcych środkach trwałych.

Pod pojęciem środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższej niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych umarzanych stopniowo zalicza się środki trwałe o wartości określonej w przepisach o podatku dochodowym od osób prawnych, dla których odpisy amortyzacyjne są uznawane za koszty uzyskania przychodu, czyli o wartości początkowej od 3.500 zł.

Inwestycje (środki trwałe w budowie)to zaliczane do aktywów trwałych trwałe  środki  w okresie ich budowy, montażu lub ulepszenia już istniejącego środka trwałego, zarówno własnego jak i obcego. Do inwestycji zalicza się w szczególności koszty:

o    dokumentacji projektowej inwestycji,

o    badań geologicznych, geofizycznych oraz pomiarów geodezyjnych,

o    przygotowania terenu pod budowę,

o    nabycia gruntów i innych składników rzeczowego majątku trwałego oraz koszty wnoszenia budynków i budowli, włącznie z ich sprzątaniem poprzedzającym oddanie do używania,

·         opłaty z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy obiektu oraz z tytułu uzyskania lokalizacji pod budowę,

·         odszkodowania za dostarczenie obiektów zastępczych przesiedlenie osób z terenów zajętych na potrzeby inwestycji,

·         założenie zieleni,

·         poniesienie w obcych środkach trwałych, a związanych z przebudową, rozbudową, modernizacją i adaptacją tych obiektów na potrzeby inwestora /użytkownika/, tzw. ulepszenie obcych środków trwałych,

·         ulepszenie własnych, już istniejących środków trwałych,

·         zakup bądź wytworzenie we własnym zakresie urządzeń technicznych, maszyn i środków trwałych,

·         transportu, załadunku i wyładunku oraz montażu,

·         nadzoru autorskiego, inwestorskiego i generalnego wykonawcy,

·         ubezpieczeń majątkowych środków trwałych w budowie,

·         zagospodarowania pomelioracyjnego,

·         nabycie podstawowych wartości niematerialnych i prawnych,

·         cła i inne opłaty związane z nabyciem środków trwałych,

·         inne koszty bezpośrednio związane z inwestycja.

·         Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu /przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to wartość początkowa tych środków, powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie. Środki trwałe uważa się za ulepszone, gdy suma wydatków poniesionych na przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację w danym roku podatkowym przekracza 3.500 zł i wydatki te powodują wzrost wartości użytkowej w stosunku do wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do użytkowania, mierzonej w szczególności okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskanych za pomocą ulepszonych środków trwałych i kosztami ich eksploatacji ( art.16 ust.13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych). Za prawidłowe zwiększenie środków trwałych odpowiedzialny jest Kierownik Biura lub inwestor zastępczy.

·         Pozostałe środki trwałe– są to środki trwałe , których cena nabycia wynosi co najmniej 1000 zł, i nie przekracza 3.500 zł, ewidencjonowane są wartościowo i ilościowo. Umarza je się jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania.

a) Ewidencję pozostałych środków trwałych stanowią:

·         księgi pozostałych środków trwałych (inwentarzowych) prowadzone przez Kierownika Biura,

·         spis pozostałych środków trwałych – wyposażenie umieszczony w każdym pomieszczeniu w widocznym miejscu.

 

b) Dowody księgowe podlegające ujęciu w ewidencji pozostałych środków trwałych powinny zawierać dane o numerach inwentarzowych oraz miejscach ich użytkowania z podziałem na referaty. Pozostałe środki trwałe podlegają oznakowaniu numerami inwentarzowymi.

1.      Jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do użytkowania umarza się bez względu na wartość:

o    książki i inne zbiory biblioteczne,

o    środki dydaktyczne,

o    odzież i umundurowanie,

o    meble i dywany,

o    inwentarz żywy

2.       Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służy księga inwentarzowa. Księga inwentarzowa stanowi wykaz środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy rodzajowe.

3.       Do szczegółowej ewidencji środków trwałych służą:

o    księga inwentarzowa,

o    szczegółowe indywidualne karty obiektów inwentarzowych lub inne urządzenia ewidencyjne o tym samym przeznaczeniu,

o    tabele amortyzacyjne.

4.       W księdze inwentarzowej ewidencjonuje się każdy obiekt w oddzielnej pozycji. Numer pozycji przychodu staje się numerem inwentarzowym obiektu, którym każdy obiekt powinien być trwale oznakowany. Przy ewidencji rozchodu środka trwałego należy podać numer pozycji przychodu.

5.       Zapisów w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku chronologicznym  z podaniem co najmniej następujących danych:

o    daty wpisu,

o    numeru inwentarzowego,

o    nazwa środka trwałego,

o    wartość początkowa,

o    symbol klasyfikacji środków trwałych,

o    rocznej stawki amortyzacji,

o    roku budowy lub produkcji,

o    daty przyjęcia do użytkowania,

o    miejsce użytkowania / pole spisowe/,

w odniesieniu do rozchodu:

·         numer pozycji księgowania rozchodu,

·         numer pozycji przychodu ( inwentarzowy ) rozchodowanego środka trwałego,

·         daty rozchodu,

·         wartości rozchodowanego środka trwałego,

·         powodu rozchodu.

Środki trwałe umarza się jednorazowo na dzień 31 grudnia lub z chwilą przekazania, sprzedaży i likwidacji środka trwałego, zgodnie z tabelą amortyzacyjną.

II. Wartości niematerialne i prawne

Wartości niematerialne i prawne to według definicji nabyte przez Związek, zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użytkowości dłuższej niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby Związku lub oddane do użytkowania na podstawie umowy, najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze.

  Do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się w szczególności:

·         autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,

·         prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

Wartości niematerialne i prawne są wyceniane w cenie nabycia. Nie dokonuje się aktualizacji wartości niematerialnych i prawnych ani nie dokonuje się ich ulepszeń.

Stopniowo umarza się wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej od 3.500 zł. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej nieprzekraczajacej tej kwoty są umorzone jednorazowo w miesiącu przyjęcia do użytkowania.

III. Dokumentowanie obiegu środków trwałych

W przypadku zakupu nowego środka trwałego Kierownik Biura zajmujący się ewidencją środków trwałych, na podstawie faktury lub rachunku, sporządza dowód przyjęcia środka trwałego OT w momencie przyjęcia tego środka trwałego do używania.

Dowód OT sporządza się w 2 egzemplarzach:

-dla Skarbnika w celu ujęcia w ewidencji syntetycznej ksiąg      rachunkowych, gdzie należy dołączyć kserokopię dokumentu źródłowego (faktura, rachunek lub inny dokument),

-dla Kierownika Biura prowadzącego księgi inwentarzowe (ewidencja analityczna) w celu ujęcia w/w środków trwałych w księgach.

1.      Ten sam sposób postępowania przyjmuje się w przypadku przyjęcia środka trwałego z inwestycji, przy czym przed sporządzeniem druku OT należy uzgodnić ze Skarbnikiem zakończoną inwestycję.

2.      Dowód OT powinien zawierać nr kolejny i rok, charakterystykę środka trwałego, m.in. datę lub rok produkcji, dane techniczne, części składowe.

3.      Do dowodu OT dołącza się kserokopię dokumentu stanowiącego podstawę do jego wystawienia.

4.      W przypadku nieodpłatnego przekazania środka trwałego przez inną jednostkę lub osobę fizyczną podstawą zaewidencjonowania jest jeden z wymienionych dokumentów:

o    decyzja o przekazaniu,

o    akt darowizny,

o    protokół przekazania,

o    dowód PT ,

o    inny dokument potwierdzający fakt nieodpłatnie przekazania środka trwałego oraz określający wartość i podstawowe cechy środka trwałego.

Podstawą przyjęcia środka trwałego nieodpłatnie w sytuacji braku możliwości otrzymania dowodu PT lub innego dokumentu przekazania, może być również dowód OT wystawiony przez Kierownika Biura.

1.      Dowód PT powinien zawierać w szczególności charakterystykę środka trwałego, określenie wartości i dotychczasowe umorzenie przekazywanego środka trwałego, numer inwentarzowy, określenie stron operacji. Dowód wystawia strona przekazująca środek trwały w 4 egzemplarzach, z których dwa przekazywane są dla przejmującego w celu ujęcia środka trwałego w ewidencji księgowej oraz w księdze inwentarzowej.

2.      Podstawą przyjęcia środka trwałego do ewidencji w wyniku stwierdzenia nadwyżki środków trwałych w drodze inwentaryzacji jest protokół weryfikacji różnic   inwentaryzacyjnych sporządzony zgodnie z instrukcją inwetaryzacyjną.

3.      W przypadku nieruchomości głównym dokumentem stanowiącym podstawę do wystawienia dowodu OT jest akt notarialny. Dowód OT sporządza Kierownik Biura, zgodnie z zapisami w punkcie 1.

4.      Wycofanie środka trwałego z ewidencji następuje w wyniku:

o    sprzedaży,

o    nieodpłatnego przekazania innej jednostce lub osobie,

o    likwidacji,

o    stwierdzenia niedoboru w wyniku inwentaryzacji.

5.      Decyzja o sprzedaży lub nieodpłatnym przekazaniu środka trwałego należy do Zgromadzenia Związku.

6.      Sprzedaż środka trwałego dokumentowana jest zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług. Dokument sprzedaży wystawia Kierownik Biura.

7.      Przekazanie środka trwałego innej jednostce następuje na podstawie protokołu dowodu PT, sporządzanego przez Kierownika Biura.

8.      Likwidacja środka trwałego dokonywana jest na wniosek osoby, której powierzono w używanie lub w ramach odpowiedzialności materialnej składnik majątku.

9.      Mienie stanowiące odpady w rozumieniu ustawy o gospodarce odpadami likwiduje się poprzez utylizację.

10.  Likwidacji dokonuje powołana doraźnie przez Przewodniczącego Zarządu komisja likwidacyjna. Z przeprowadzonej likwidacji komisja sporządza protokół. Na podstawie protokołu komisja sporządza dokument LT w 2 egzemplarzach . Kopię protokołu wraz z drukiem LT otrzymuje Skarbnik i Kierownik Biura celem zdjęcia środka trwałego z prowadzonych ksiąg.

1.      Zakupione pozostałe środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne wprowadzane są do ewidencji na podstawie faktury lub rachunku dokumentującego zakup.

Część IV - OBIEG DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

                                                          par 1

1.      Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok budżetowy.

2.      Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w umowach  lub zleceniach.

3.      Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana i spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22 ustawy o rachunkowości.

4.      Faktury, rachunki lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego przedkładane do rozliczeń finansowych powinny  posiadać datę wpływu do Referatu  merytorycznego.

 

Dowody księgowe dotyczące  miesiąca  sprawozdawczego, ewidencjonowane są pod datą miesiąca którego dotyczą i są ujmowane w sprawozdawczości danego okresu, jeśli wpłynęły do Urzędu Miejskiego:

   a/dla sprawozdań miesięcznych  do 10 dnia następnego miesiąca,

   b/dla sprawozdań  rocznych do 25 stycznia  następnego roku .

5.      Faktury i rachunki są poddawane szczegółowej kontroli merytorycznej w referacie merytorycznym i winny zawierać:

·         potwierdzenie dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem, prawidłowym opisem dokumentu oraz opatrzonym podpisem osoby upoważnionej;

·         potwierdzenie dokonania sprawdzenia danych zawartych w fakturze (rachunku) za zgodność ze stanem faktycznym, z zawartą umową lub zleceniem oraz sprawdzenia kompletności załączonej dokumentacji w postaci protokołu częściowego lub końcowego odbioru wykonanych robót lub protokołu zdawczo-odbiorczego, kosztorysów powykonawczych i innych elementów rozliczeniowych wynikających z zapisów umowy;

·         potwierdzenie sprawdzenia terminowości dokonania rozliczenia, a w przypadku niedotrzymania terminu realizacji umowy  naliczenie kary umownej zgodnie z zapisami w umowie;

o    prawidłową klasyfikacje budżetową;

o    zatwierdzenie do wypłaty.

 

Dokonanie sprawdzenia merytorycznego wydatku wynikającego z faktury (rachunku) lub rozliczenia oraz zatwierdzenie do wypłaty winno być opatrzone pieczęcią. Przy realizacji projektów współfinansowanych ze środków pomocowych, dowody księgowe opatrzone są dodatkowymi pieczęciami i adnotacjami wynikającymi z umów finansowania i procedurami obowiązujących przy realizacji tych projektów.

 

 

 

6.      Wszystkie faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego po dokonaniu kontroli merytorycznej przekazywane są niezwłocznie do Skarbnika.

7.      Za terminowe przekazywanie faktur do Skarbnika odpowiedzialny jest Kierownik Biura .

8.      Przedłożone dokumenty po wymagalnym terminie zapłaty będą przyjmowane tylko  z pisemnym wyjaśnieniem przyczyn opóźnienia oraz wskazaniem osoby odpowiedzialnej za zaistniałą sytuację. Nieterminowa realizacja faktur (rachunków) może spowodować naliczenie karnych odsetek za zwłokę, a zapłata odsetek za opóźnienie w zapłacie stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych. W takiej sytuacji Skarbnik wskaże osobę odpowiedzialną za naruszenie dyscypliny finansów publicznych Przewodniczącemu Zarządu.

9.      Sprawdzone pod względem merytorycznym i zatwierdzone faktury (rachunki) lub inne dokumenty spełniające wymogi dowodu księgowego dostarczone do Skarbnika  są  zaksięgowane  do okresu   sprawozdawczego,   jako   zobowiązania   (zgodnie z art.20 ustawy o rachunkowości) do 06-go dnia miesiąca następującego  po miesiącu, w którym je wystawiono.

10.  Podstawą dokonywania wypłat gotówkowych i bezgotówkowych są faktury, rachunki, noty obciążeniowe oraz dowody własne i inne dokumenty spełniające wymogi dokumentu księgowego określone w umowach i zleceniach, sprawdzone pod względem merytorycznym i sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym przez Skarbnika , a następnie zatwierdzone do realizacji (zapłaty) przez Przewodniczącego Zarządu.

11.  Wypłat na rachunki kontrahentów dokonuje się w Związku Gmin „ KWISA” przelewami pisanymi ręcznie dostarczanymi do banku obsługującego Związek..

1.Po otrzymaniu dokumentów zatwierdzonych do wypłaty, sprawdzonych pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym  następuje dekretacja przez Skarbnika,

2.Zrealizowane dowody księgowe ujmowane są w ewidencji analitycznej i syntetycznej według klasyfikacji budżetowej. Ewidencjonowane dowody obejmują:

- wydatki bieżące,

- wydatki programy unijne,

 

12.   Dokumenty księgowe ewidencjonowane są w urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w systemie komputerowym.

13.   Po ujęciu w ewidencji wszystkich dowodów księgowych za okres sprawozdawczy dokonuje się ich uzgodnienia.

 

                                                               par 2

Zasady opracowania merytorycznego dokumentów księgowych dochodowych

Należności z tytułu dochodów Związku, podlegają ewidencji przez Skarbnika

      na podstawie następujących dokumentów :

  1.Faktur, rachunków, aktów  notarialnych, decyzji administracyjnych i pozostałych    dokumentów.

     2.Celem terminowego i prawidłowego sporządzenia sprawozdań z wykonania  

        dochodów Związku jest terminowe dostarczenie dokumentów stanowiących podstawę dokonania przypisu  należności.

    3.Realizacja zadań budżetowych winna być wykonywana zgodnie z zatwierdzonym

       planem finansowo-rzeczowym w ramach posiadanych środków na dany rok  

      budżetowy.

     4.Zaciągnięte zobowiązania winny być realizowane na zasadach określonych w

        umowach lub zleceniach.

   

 5.Przyjęta dokumentacja rozliczeniowa winna być kompletna, czytelna, opisana  i   

    spełniająca wymogi określone dla dowodu księgowego zgodnie z zapisem art. 21 i 22

    ustawy o rachunkowości.

 6.Po otrzymaniu dokumentów sprawdzonych pod względem merytorycznym oraz

    formalno-rachunkowym u Skarbnika następuje ich dekretacja polegająca na:

·         sklasyfikowaniu dowodu pod względem budżetowym – w zakresie dochodów,

·         naniesieniu odpowiednich kont,

·         określeniu daty, pod jaką dowód ma być zaksięgowany,

·         złożeniu podpisu osoby dekretującej ,

Zrealizowane dowody księgowe ujmowane są w ewidencji analitycznej i syntetycznej według klasyfikacji budżetowej. Ewidencjonowane dowody obejmują:

1.      dochody,

2.      sumy depozytowe, / bez klasyfikacji budżetowej/

 

     Dokumenty księgowe /dotyczące ewidencji analitycznej dochodów/ ewidencjonowane są   

     w urządzeniach księgowych. Księgowanie odbywa się w systemie komputerowym.

     Po ujęciu w ewidencji analitycznej wszystkich dowodów księgowych za dany okres dokonuje się ich uzgodnienia z ewidencją syntetyczną Skarbnik odpowiedzialny za prowadzenie poszczególnych analityk na dochodach uzgadniają przypisy należności na koniec miesiąca. Uzgodnienia wymagają formy pisemnej.

Część V OBSŁUGA  BANKOWA

1.      Zlecenia płatnicze, pobieranie wyciągów, sald dokonuje Skarbnik .

2.      Dokonywanie przelewów odbywa się na podstawie dowodów księgowych przedkładanych przez Kierownika Biura po sprawdzeniu merytorycznym, formalno-rachunkowym i zatwierdzeniu.

3.      Przygotowane przelewy zostają akceptowane przez osoby upoważnione zgodnie z bankową kartą podpisów i przekazane do banku obsługującego Związek.

  Część VI- KONTROLA WEWNETRZNA DOWODÓW KSIĘGOWYCH

1.  Kontrola wewnętrzna ma na celu badanie zgodności każdego postępowania z obowiązującymi przepisami prawnymi, badanie efektywności działania i realizacji zadań, badanie realizacji procesów gospodarczych, inwestycyjnych i innych rodzajów działalności przez porównanie ich z planem, normami oraz wykrywanie odchyleń  i nieprawidłowości w realizacji tych zadań, ujawnianie niegospodarnego działania, marnotrawstwa mienia społecznego oraz ustalenie osób odpowiedzialnych za ich powstanie, wskazanie sposobów i środków umożliwiających likwidację tych nieprawidłowości.

2. Za zorganizowanie i prawidłowe funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej odpowiedzialni są  pracownicy.

3. Kontrola wewnętrzna wykonywana jest w postaci:

1.      kontroli wstępnej, mającej na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom, obejmującej w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań,

2.      kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, badaniu rzeczywistego stanu rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz  prawidłowości ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem, uszkodzeniem, itp.,

3.      kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane.

4.   Warunkiem zakwalifikowania dowodu do ujęcia w ewidencji księgowej jest jego sprawdzenie i poddanie:

a/ kontroli zgodności z prawem zamówień publicznych, czyli sprawdzenie zgodności przedmiotu zamówienia, trybu zamówienia, adresu dostawcy lub wykonawcy, ceny jednostkowej oraz wartości ( zgodnie z ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych), której dokonuje Kierownik Biura  zajmujący się procedurami Zamówień Publicznych.                    

b/ kontroli merytorycznej,

c/kontroli formalno-rachunkowej

5.  Dowody księgowe poddane kontroli wewnętrznej powinny być podpisane. Kontroli dokumentów pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, zawierających dyspozycję (polecenie) wykonania operacji kasowych i bankowych winno dokonywać się przed wykonaniem danej operacji gospodarczej. Każda następna osoba, mająca wykonać określone czynności kontrolne powinna sprawdzić, czy czynności poprzednie zostały wykonane w sposób właściwy i zostały potwierdzone odpowiednią adnotacją  na dokumencie. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie, atramentem lub długopisem, w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej.

6.   W razie ujawnienia nieprawidłowości w czasie wykonywania kontroli wewnętrznej, kontrolujący zobowiązany jest:

a/   zwrócić niezwłocznie nieprawidłowe dokumenty właściwym  osobom z wnioskiem o dokonanie zmian i uzupełnień,

b/ odmówić podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych lub dotyczących operacji sprzecznych z obowiązującymi przepisami, zawiadamiając jednocześnie na piśmie kierownika jednostki o tym fakcie. W sprawie dalszego postępowania decyzje podejmuje kierownik jednostki.

7.   W razie ujawnienia w toku kontroli nieprawidłowości, osoba odpowiedzialna za jej wykonanie zobowiązana jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz przedsięwziąć niezbędne kroki zmierzające do usunięcia tych nieprawidłowości.

8.W razie ujawnienia w toku kontroli czynu mającego cechy przestępstwa, kontrolujący niezwłocznie zawiadamia o tym Przewodniczącego Zarządu, jak również zabezpiecza dokumenty i przedmioty stanowiące dowód przestępstwa.

Część VII - PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH

                                                         par 1

      Prowadzenie akt

1.      Do archiwum oddaje się dokumenty uporządkowane, przekazywane przez pracowników po uprzednim uzgodnieniu terminu.

2.      Przekazywanie odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego akt.

Uporządkowanie dokumentów polega na:

1.      takim ich ułożeniu wewnątrz teczek, aby zapisy następowały po sobie wg liczb porządkowych dokumentów,

2.      uzupełnieniu wszystkich wtórników dokumentów,

3.      usunięciu skoroszytów i segregatorów,

4.      usunięciu części metalowych,

5.      sporządzeniu spisu spraw,

6.      opisaniu teczki.

                                                      par 2

      Przechowywanie akt

1.      Zbiory przechowywane są przez okres wynikający z instrukcji kancelaryjnej lub innych przepisów w szczególności:

1.      zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu,

2.      karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych - 50 lat,

2.      Dokumentacje przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu terminu jej ważności,

a.  pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.

       3.Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następnego po roku   obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

 

Część VIII - POSTANOWIENIA KOŃCOWE

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie

1.      Mienie będące własnością lub zdeponowane w jednostce powinno być zabezpieczone w sposób wykluczający możliwość kradzieży.

2.      Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik powinno być zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony.

3.      Po zakończeniu pracy pomieszczenie powinno być zamknięte, okna pozamykane.

4.      Klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym pomieszczeniu Urzędu Gminy Lubań.

5.      Na przebywanie w budynku po godzinach pracy konieczna jest zgoda Przewodniczącego Zarządu.

6.      Pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny być po zakończeniu pracy umieszczone w pozamykanych szafach.

W przypadkach nieuregulowanych niniejszą instrukcją stosuje się inne przepisy wewnętrzne oraz ogólne przepisy prawa.