Biuletyn Informacji Publicznej
Zwiazek Gmin KWISA

ZARZĄDZENIE Nr 2/2013

Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA „

z dnia 16 grudnia 2013 r.

w sprawie: przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową Związku Gmin „KWISA”

 

 

 

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z

2013 r., poz. 594 z późn. zm.), art. 2 ust. 1 pkt 4, art. 4 ust. 5, art. 10 ust. 1 i ust 2 ustawy z dnia 29

września 1994 roku o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), art. 40 ustawy z dnia

27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( t.j. Dz. U. 2013 r. poz. 885 z późn.zm. ) oraz

Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad

rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego,

jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych

oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej

Polskiej (tekst jednolity Dz.U.2013 poz.289 z późn. zm.)

zarządzam, co następuje:

 

§ 1

 

Zatwierdzam i wprowadzam do użytku wewnętrznego:

1. Instrukcję Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo-księgowych, stanowiącą

Załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia,

2. Zasady (politykę) rachunkowości w Związku Gmin „ KWISA „, stanowiącą załącznik Nr 2 do

niniejszego Zarządzenia, w tym:

1) Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych;

2) Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz z wykazem zbiorów danych tworzących

księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych;

4) Zakładowy Plan Kont,

5) Zasady ewidencji i poboru podatków, opłat i należności niepodatkowych.

 

§ 2

 

Zobowiązuję wszystkich pracowników, z tytułu powierzonych im obowiązków, do zapoznania się z ww.

Instrukcjami i przestrzegania w pełni zawartych w nich postanowień.

 

§ 3

 

Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Związku Gmin „ KWISA „.

 

§ 4

 

Traci moc Zarządzenie Nr 02/2012 Przewodniczącego Związku Gmin „ KWISA „ z dnia 04 grudnia 2012 roku w sprawie instrukcji obiegu , kontroli i archiwizacji dokumentów finansowo – księgowych .

 

§ 5

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia .

                                                                             

                                                                                                                                             Przewodniczący Zarządu                                                                                                                                          Związku Gmin „Kwisa”

                                                                                                                                                        Leszek Leśko

                                                                                                                                                   Burmistrz Olszyny

                                                              

 

INSTRUKCJA

 

 

 

 

 

„Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów

finansowo-księgowych Związku Gmin „ KWISA „

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                 Lubań, grudzień 2013 r

 

 

 

 

Załącznik Nr 1

                                                                                                                           do Zarządzenia Nr 2/2013

                                                                                        Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA”

                                                                                                                      z dnia 16 grudnia 2013 r.

CZĘŚĆ I

Ogólna

Rozdział I

Podstawy prawne

Instrukcja niniejsza daje możliwość prawidłowego zarządzania i kierowania Związkiem Gmin „

KWISA” poprzez zapewnienie pełnych informacji o realizacji zadań finansowo – rzeczowych

wynikających z planu finansowego. Wdrożenie przyjętych w niej zasad winno sprzyjać sprawnemu

funkcjonowaniu jednostki przez łatwy i szybki dostęp do niezbędnych informacji. Informacji tych

dostarcza ewidencja prowadzona wg zasad określonych w odpowiednich aktach normatywnych.

Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnych obowiązujących oraz wypracowanych i

sprawdzonych przez praktykę rozwiązań w zakresie organizacji, kontroli i obiegu dokumentów, a w

szczególności na podstawie ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych.

Instrukcja „Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „

KWISA „ zwana dalej Instrukcją, określa tryb i zasady gospodarki własnej Urzędu. w zakresie

rejestrowania, przechowywania i kontroli dokumentów finansowo-księgowych.

§ 1

Objaśnienia:

Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o:

Związku- oznacza to Związek Gmin „ KWISA „

Przewodniczący Związku - oznacza to Przewodniczący Związku Gmin „ KWISA”,

Skarbniku - oznacza to Skarbnika Związku Gmin,

Kierownika Biura - oznacza to Kierownika Biura

- oznacza Instrukcję „Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo-księgowych w Urzędzie Miasta Lubań”.

Używane skróty nazw  są zgodne z Regulaminem Organizacyjnym Urzędu Miasta Lubań.

§ 2

1. Przepisy niniejszej instrukcji mają zastosowanie do osób, podmiotów i sytuacji wyraźnie

wskazanych w Instrukcji.

2. Pracownicy Związku, z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią

Instrukcji i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.

3. Wykaz osób i wzory podpisów wykorzystywanych podczas stosowania Instrukcji stanowi

Załącznik Nr 1 do niniejszej Instrukcji.

 

CZĘŚĆ II

Szczegółowa

Rozdział II

Dowody księgowe – dane ogólne

§ 3

1. Wszystkie operacje gospodarcze powinny być udokumentowane odpowiednimi dowodami

księgowymi.

2. Dowód księgowy jest dokumentem potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej lub

finansowej w określonym miejscu i czasie. Prawidłowo wystawiony dowód księgowy stanowi

podstawę do zaksięgowania go w odpowiedniej ewidencji.

3. Wystawienie konkretnego dowodu księgowego związane jest z zaistnieniem operacji: kupna,

sprzedaży, przesunięcia, wydania, przyjęcia, likwidacji, zmiany, darowizny, zużycia, zniszczenia

środków rzeczowych albo operacji finansowo-gotówkowych lub bezgotówkowych, w pieniądzu lub

papierach wartościowych, realnych lub szacunkowych (wycenionych metodami pośrednimi) w

postaci: wpłat, wypłat, przedpłat, regulowania należności lub zobowiązania naliczenia płatności,

wyceny składników majątkowych i różnych rozliczeń wartościowych.

4. Dowodami księgowymi dokonuje się również korekty sprawozdań i przeszacowań.

Cechy dowodu księgowego

§ 4

1. Każdy dowód księgowy powinny charakteryzować:

a) dokumentalność zaistniałych zdarzeń lub stanów (dokumentuje zdarzenia lub stany w

danym miejscu lub w czasie),

b) trwałość wpisanej treści i liczb (zapobiegająca usunięciu, wymazaniu, poprawieniu lub

wyblaknięciu z upływem czasu),

c) rzetelność danych (dane na dowodzie księgowym muszą odzwierciedlać stan faktyczny,

realnie istniejący),

d) kompletność danych (dane na dowodzie księgowym muszą być kompletne, zawierające co

najmniej te wymienione w art. 21 ustawy o rachunkowości),

e) jednorodność dokumentowanych operacji gospodarczych lub finansowych (na jednym

dowodzie księgowym można udokumentować operacje tego samego rodzaju lub jednorodne),

f) chronologiczność wystawionych kolejno dowodów księgowych (kolejne dowody tego

samego rodzaju muszą być datowane zgodnie ze stanem faktycznym, nie wolno antydatować

dowodów księgowych),

g) systematyczność numerowania kolejnych dowodów księgowych (dowody tego samego

rodzaju muszą posiadać numerację kolejną od początku roku obrotowego),

h) identyfikacyjność każdego dowodu księgowego (dowody podłączone pod wyciąg

jednostkowy winny mieć numer zgodny z numerem wyciągu, numer kolejny zapisu na

zbiorczym dokumencie księgowym),

i) poprawność formalna (tj. zgodność wystawionego dowodu księgowego z przepisami prawa i

niniejszą Instrukcją),

j) poprawność merytoryczna (tj. zgodność przedmiotowa, cenowa, podatkowa, odpowiedniość

zastosowanych miar),

k) poprawność rachunkowa (tj. zgodność obliczeń rachunkowych ze stanem faktycznym i

zasadami matematyki),

l) podmiotowość dowodu księgowego (każdy dowód musi zawierać dane o podmiocie lub

podmiotach uczestniczących w operacji gospodarczej lub finansowej, według tej cechy

stosuje się podział kolejnych egzemplarzy np. oryginał dla nabywcy, kopia

dla sprzedawcy).

2. Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych,

wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena, potwierdzona stosownym

wydrukiem.

3. W jednostce stosuje się jednolite wzory druków i formularzy jedynie te, które są wymienione w

Instrukcji. Pozostałe druki i formularze muszą zawierać dane zgodne ze schematami oraz

odpowiadać wymogom stawianym przepisami prawa np. faktura VAT, faktura korygująca.

Funkcje dowodu księgowego

§ 5

Dowód księgowy winien spełniać następujące funkcje:

1) funkcja dokumentu – prawidłowo wystawiony dowód księgowy jest dokumentem w rozumieniu

prawa, dowody księgowe wchodzą do zbioru dokumentów,

2) funkcja dowodowa – opisane w nim operacje gospodarcze lub finansowe rzeczywiście nastąpiły w

określonym miejscu i czasie, w wymiarze wartościowym lub ilościowym – jest to dowód w sensie

prawa materialnego,

3) funkcja księgowa – jest podstawą do księgowania,

4) funkcja kontrolna – pozwala na kontrolę analityczną (źródłową) dokonanych operacji

gospodarczych i finansowych.

Ewidencja księgowa

§ 6

1. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie

operacji gospodarczej, zwane „dowodami źródłowymi”.

2. Dowody dzieli się na trzy grupy:

a) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,

b) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,

c) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz Urzędu.

3. Podstawą zapisów księgowych mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody

księgowe:

a) zbiorcze – „zestawienia dowodów księgowych” służące do dokonania łącznych zapisów zbioru

dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

b) korygujące – „noty księgowe” służące do korekt dowodów obcych lub własnych zewnętrznych

– sprostowania zapisów lub storn,

c) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego

(dowody „pro forma”),

d) rozliczeniowe – „polecenie księgowania” ujmujące dokonane już zapisy według nowych

kryteriów klasyfikacyjnych (dotyczące wszelkich przeksięgowań np. wystornowania błędnego

zapisu, przeniesienia rozliczonych kosztów, otwarcia ksiąg, itp.),

e) stanowiące podstawę do przekazania środków pieniężnych, i tak:

·         uregulowanie przelewu składek i podatków, zwroty nienależnie wpłaconych środków

finansowych, itp. – na druku polecenie księgowania wystawionego przez Skarbnika Związku

odpowiedzialnego za swoje stanowisko pracy – dowód musi znajdować się pod wyciągiem

bankowym.

4. W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów

źródłowych operacja gospodarcza może być udokumentowana za pomocą księgowych dowodów

zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące operacji. Nie wolno stosować dowodów

zastępczych przy operacjach, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od

towarów i usług (VAT).

5. W zapisie komputerowym operacji gospodarczych, dozwolone jest korzystanie z dowodów

księgowych sporządzonych ręcznie, maszynowo i komputerowo. Po rozpoczęciu prowadzenia

ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapisy w nim mogą nastąpić również za

pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, pod warunkiem, że

podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskują one trwale czytelną postać, odpowiadającą

treści dowodu księgowego i możliwe będzie stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu.

Rozdział III

Dowody księgowe – dane szczegółowe

§ 7

1. Prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien:

a)      być sporządzony tj., zawierać zapisy na dokumencie dokonanew sposób trwały, wypełniony czytelnie, ręcznie (piórem, długopisem), maszynowo lubkomputerowo, zapobiegający ich usunięciu, poprawieniu lub uzupełnieniu;

b)      być kompletny, a treść i liczby w poszczególnych rubrykach (polach) winny być nanoszone pismem starannym, w sposób poprawny i bezbłędny, nie budzący żadnych wątpliwości;

c)       mieć rubryki (pola) dowodu księgowego wypełnione zgodnie z przeznaczeniem;

d)      być wypełnione rzetelnie, rzeczowo, wiarygodnie, w sposób wolny od błędów rachunkowych ikompletny, zawierający wszystkie dane wymagane przepisami I wynikające z operacji, którądokumentuje;

e)      zawierać dane, o których mowa w aktualnie obowiązujących przepisach (opis danychsprecyzowano w dalszej części Instrukcji);

f)        zawierać podpisy na dowodach księgowych, pieczątki i daty (muszą być autentyczne);

g)       posiadać numerację kolejno wystawionych dowodów księgowych – musi być ciągła,bezpośrednio przyporządkowana chronologii (według kolejnych dat) i według przyjętych w związku zasad numerowania dowodów księgowych;

h)     8) w przypadku dowodów księgowych zbiorczych, musi być sporządzony na podstawie prawidłowowystawionych dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczowymienione;

i)        pozbawiony jakichkolwiek przeróbek i wymazywania;

j)        w przypadku korygowania niewłaściwych danych lub błędnych zapisów źródłowych na dowodziezewnętrznym obcym może ono być dokonywane tylko i wyłącznie przez wystawienie i wysłaniekontrahentowi dowodu korygującego ze stosownym uzasadnieniem;

k)       błędy w dowodzie księgowym wewnętrznym mogą być poprawione przez skreślenie błędnej

l)       treści lub liczby (kwoty) i wpisanie obok danych poprawnych z datą poprawki i parafą osoby

m)   upoważnionej do tej czynności, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, nie

n)     można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr;

o)      sporządzenie faktury VAT i rachunków oraz rachunków korygujących, musi być zgodne z

p)     przepisami ustawy o podatku od towarów i usług i wykonawczymi rozporządzeniami Ministra

q)     Finansów wydanymi do tej ustawy;

r)        mogą być stosowane skróty i symbole w dowodzie księgowym, ale tylko powszechnie znane;

s)       błędy w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury VAT

t)       koryguje się przez wystawienie noty korygującej.

2. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód, Przewodniczący Związku wskazuje, który z nich będzie podstawą dokonania zapisu.

3. W razie ujawnienia błędów przy użyciu komputera dozwolone są korekty dokonywane przez

wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów tylko

zapisami dodatnimi lub tylko zapisami ujemnymi.

Treść dowodu księgowego

§ 8

1. Każdy dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

a)      określenie rodzaju dowodu, tj. podanie pełnej nazwy dowodu i ewentualnie jego symbolu lubkodu;

b)      określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, tj. podanie na dowodziepełnej nazwy z adresem kupującego i sprzedającego, dostawcy i nabywcy, usługodawcy;

c)       opis operacji oraz jej wartość jeżeli to możliwe – określona także w jednostkach naturalnych, tj.umieszczenie na dowodzie księgowym opisu operacji gospodarczej lub finansowej oraz wartości tej operacji, jeżeli operacja jest mierzona w jednostkach naturalnych, musi być podana liczbatych jednostek, a na fakturach VAT – wyszczególnienie stawek i wysokości podatków odtowarów i usług;

d)      datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę

sporządzenia dowodu, a w przypadku zapłaty zaliczkowej – również datę otrzymania zaliczki;

e)      podpis wystawcy dowodu oraz osoby, od której przyjęto składniki majątkowe, na fakturach VAT,rachunkach uproszczonych oraz fakturach i rachunkach korygujących: imię, nazwisko i podpisosoby wystawiającej dokument;

f)       stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazaniemiesiąca księgowania, sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisemosoby odpowiedzialnej (dane te na dowodzie księgowym nanoszone są w akcie dekretacji napodstawie zakładowego planu kont);

g)      numer identyfikacyjny dowodu (kolejny numer powinien identyfikować konkretny dowód);

h)      dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości nawalutę polską wg kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia winien być zamieszczony bezpośrednio na dowodzie, chyba, że przeliczenie tozapewnia system przetwarzania danych, co jest potwierdzone odpowiednim wydrukiem.

2. Jeżeli dowód księgowy nie dokumentuje przekazania lub przyjęcia składnika majątkowego,

przeniesienia własności lub użytkowania wieczystego gruntu, albo nie jest dowodem zastępczym,

to podpisy osób na tym dowodzie mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych

osób.

3. Dowody księgowe muszą być:

a)      rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują;

b)     kompletne, czyli zawierające co najmniej dane określone w ust.1;

c)      wolne od błędów rachunkowych.

4. Dowody księgowe automatycznie generowane przez systemy finansowo-księgowe zawierające następujące oznaczenia:

a)      nazwę Związku,

b)     datę księgowania, nie wymagają podpisywania przez osobę zatwierdzającą.

5. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się stosowanie odpisu dowodu księgowego.odpis

dowodu księgowego sporządza się na formularzu właściwym dla danego dowodu. Odpis

(kserokopia) powinien być opatrzony adnotacją „Odpis” oraz uwierzytelniony przez

zamieszczenie uwagi „za zgodność z oryginałem” podpisanej w odcisku pieczątki imiennej przez

osobę stwierdzającą zgodność oraz datą sporządzenia.

Rodzaje dowodów księgowych

§ 9

1. Dowody bankowe:

1) Wyciągi z rachunku bankowego (bieżącego i pomocniczych).

Obsługę kasową Związku prowadzi bank.

Wykonywanie operacji na rachunku bankowym Związku odbywa się za pośrednictwem

Przekazanych przelewów w formie pisemnej. Otrzymane z banku wyciągi rachunków

bankowych winny być sprawdzone przez Skarbnika .

W przypadku stwierdzenia niezgodności należy pisemnie je uzgodnić zoddziałem banku finansującego.

2. Dowody dotyczące wypłaty wynagrodzeń:

a)      lista płac pracowników – oryginał,

b)     lista zasiłków z ubezpieczenia społecznego – oryginał,

c)      lista wypłat dodatkowych wynagrodzeń osobowych – oryginał,

d)     rachunek za wykonana prace zleconą – oryginał,

e)     zlecenie wypłaty zaliczkowej – oryginał.

3. Dowody księgowe dotyczące majątku trwałego:

a)      przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol „OT”),

b)     zmiana miejsca użytkowania środka trwałego – oryginał (symbol „MT”),

c)      protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol „PT”),

d)     aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol „AT”),

e)     likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol „LT”),

f)       przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,

g)      obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,

h)     wydzierżawienie środka trwałego – kopia,

i)       oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol „PT”),

j)       polecenie księgowania umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz innychskładników majątku trwałego – oryginał,

k)      protokół szkód środka trwałego – oryginał,

l)       protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

m)   likwidacja pozostałego środka trwałego – oryginał (symbol „LW”),

n)     zmiana miejsca użytkowania pozostałego środka trwałego – oryginał.

4. Dowody księgowe rozliczeniowe:

a)      nota księgowa zewnętrzna – kopia,

b)     nota księgowa wewnętrzna – oryginał,

c)      polecenie księgowania – oryginał

d)     zbiorcze rozliczenie różnic wynikających z zaokrągleń – oryginał,

e)     zestawienie przeksięgowań miesięcznych – oryginał,

f)       zestawienie przeksięgowań rocznych – oryginał.

Dokumenty wyżej wymienione sporządza Wydział Budżetowo-Księgowy na bieżąco, na drukach ogólnie dostępnych lub zastępczych.

Rozdział IV

Obieg dokumentów – dokumentowanie operacji księgowych

Zasady obiegu dowodów księgowych

§ 10

1. W sprawdzaniu dowodów bierze udział szereg właściwych stanowisk pracy, wskutek czego

zachodzi konieczność przekazania dokumentów pomiędzy poszczególnymi stanowiskami. W ten

sposób powstaje tzw. obieg dokumentów księgowych, który obejmuje drogę dokumentu od chwili

sporządzenia, względnie wpływu do Związku, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do

zaksięgowania.

2. Bez względu na rodzaj dokumentu należy zawsze dążyć, aby ich obieg odbywał się najkrótszą

drogą. W tym celu należy stosować następujące zasady obiegu dowodów księgowych:

a)     zasada terminowości - przestrzeganie terminu przekazania dokumentów pomiędzy stanowiskamiorganizacyjnymi, skrócenie do minimum czasu przetwarzania dokumentów przezposzczególne komórki organizacyjne,

b)     zasada systematyczności – wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów wsposób systematyczny, ciągły, zapobiegający okresowemu spiętrzeniu prac, powodującemu możliwości zwiększenia pomyłek,

c)      zasada częstotliwości – przepływ tych samych dokumentów przy określonej powtarzalności,

d)     zasada odpowiedzialności indywidualnej – imienne wyznaczenie osób odpowiedzialnych zakonkretne czynności przynależne do systemu obiegu dokumentów, przekazywaniedokumentów tylko do tych osób, które istotnie korzystają z zawartych w nich danych i sąkompletne do ich sprawdzenia,

e)     zasada samokontroli obiegu – poszczególni pracownicy kontrolują się nawzajem i wymuszająciągły ruch obiegowy.

3. Przekazywanie dowodów księgowych między poszczególnymi stanowiskami pracy i komórkami

organizacyjnymi odbywa się za pośrednictwem pracowników Związku.

Dokumentowanie wypłaty wynagrodzeń

§ 11

1. Podstawowym dokumentem stwierdzającymi wypłatę wynagrodzeń jest lista płac, a

podstawowymi źródłami do sporządzenia listy płac są:

a)      akt powołania lub wyboru,

b)     umowa o pracę,

c)      zmiana umowy o pracę,

d)     rozwiązanie umowy o pracę (świadectwo pracy),

e)     wnioski premiowe i dodatków specjalnych, pisma określające wysokość nagród,

f)       rachunek za wykonaną pracę na podstawie umowy zlecenia, agencyjnej, o dzieło itp.,

g)      inne dokumenty mające wpływ na wysokość otrzymywanego wynagrodzenia, np.zaświadczenie o czasowej niezdolności do pracy itp.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 1-5 i pkt 8 wystawiają kadry na podstawie decyzji Przewodniczącego Zarządu .

3. Na prace doraźną nie przewidzianą w planie zatrudnienia ze względu na niewielkie rozmiary

zawiera się umowę na pracę zleconą (umowa zlecenie, umowa o dzieło). Umowę o pracę zleconą

sporządza Wydział zlecający pracę w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem:

a)      oryginał –Kierownik Biura,

b)     kopia – dla Skarbnika,

c)      kopia – dla Kierownika biura,

4. Umowę o pracę zleconą parafuje radca prawny, następnie podpisuje (składa kontrasygnatę)

Skarbnik i zatwierdza Przewodniczące Zarządu. Rachunki za wykonane prace zlecone powinny

odpowiadać warunkom oraz podlegać kontroli w ogólnie obowiązującym trybie, a przede

wszystkim nie mogą pokrywać się z zakresami czynności pracowników.

5. Listy płac sporządza Skarbnik Związku .

Listy płac powinny co najmniej zawierać następujące dane:

a)      okres, za jaki zostało obliczone wynagrodzenie,

b)     nazwisko i imię pracownika,

c)      sumę wynagrodzeń brutto z rozbiciem na poszczególne składniki funduszu płac,

d)     sumę potrąceń z podziałem na poszczególne tytuły,

e)     sumę ewentualnych dodatków (np. premii uznaniowej i dodatków specjalnych) przejściowych istałych (dodatek funkcyjny),

f)       sumę wynagrodzenia netto,

g)      pokwitowanie odbioru lub zapis kiedy dokonano przelewu na rachunek pracownika ,

6. W listach płac dopuszczalne jest dokonywanie następujących potrąceń:

a)      należności egzekucyjne na podstawie tytułów egzekucyjnych,

b)     należności egzekwowanych na podstawie innych tytułów wykonawczych,

c)      pobranych zaliczek na poczet wynagrodzeń,

d)     pobranych, a nie rozliczonych zaliczek,

e)     innych potrąceń, na które jest pisemna zgoda pracownika,

f)       kar pieniężnych wymierzonych przez pracodawcę.

7. Listy płac powinny być podpisane przez:

a)      osobę sporządzającą – Skarbnika Związku,

b)     osobę sprawdzającą –Kierownika Biura (pod względem merytorycznym),

c)      Przewodniczącego Zarządu.

8. Na podstawie list wynagrodzeń podpisanych przez osoby wymienione w ust. 7 Skarbnik Związku

sporządza zestawienie wynagrodzeń wg poszczególnych rozliczeń i dokonuje przelewów na osobiste

konta bankowe pracowników .

9. Przekazanie zestawień wynagrodzeń i dokonanie przelewu wynagrodzeń na konta jednostkowe

winno nastąpić w terminie do dnia 26 dnia każdego miesiąca, nie później jednak niż na trzy dni

robocze przed zakończeniem miesiąca.

10. Szczegółowe wytyczne w sprawie obliczania i przekazywania zasiłków z tytułu ubezpieczeń

społecznych oraz ich udokumentowania zawarte są w instrukcjach i zarządzeniach ZUS.

Dowody dokumentujące wypłatę zaliczek

§ 12

1. W Związku występują zaliczki przelewem na rachunek bankowy zaliczkobiorcy:

a)      jednorazowe – wypłacane pracownikom zatrudnionym w Związku i rozliczane wedługwskazanej daty rozliczenia na druku.

b)      na delegacje służbowe – na wniosek pracownika Przewodniczący Zarządu lub osoba upoważnionaprzyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży - zaliczka rozliczana jest w ciągu 14 dni oddnia pobrania zaliczki, z zastrzeżeniem §13 ust.9.

Druk „Polecenia wyjazdu służbowego” wypełniony przez pracownika Kierownika Biura

 po określeniu środka komunikacji i podpisaniu delegacji przez Przewodniczącego Zarządu wydawany

jest osobie delegowanej. Zezwolenie na odbycie podróży samochodem własnym może

wydać Przewodniczący Zarządu . W przypadku pobierania zaliczki na delegacje, osoba otrzymująca

polecenie wyjazdu wypełnia dolny odcinek blankietu „Polecenie wyjazdu służbowego”, na którym

uzyskuje akceptację Przewodniczącego Zarządu i Skarbnika . Na podstawie tego odcinka otrzymuje

przelew na rachunek osobisty (zgodnie z dyspozycją pracownika określoną na odcinku blankietu).

2. Zaliczki  wypłaca się na podstawie wypełnionego i merytorycznie podpisanego

oraz zaakceptowanego przez Przewodniczącego Zarządu, Skarbnika lub  wniosku o

zaliczkę, przy czym należy dokładnie określić rodzaj zakupu bądź cel, któremu zaliczka ma służyć.

Zaliczki te podlegają rozliczeniu najpóźniej w terminie określonym do 27 .12.danego roku ,

3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach – na podstawie zezwolenia Prezesa Zarządu –

pracownikom zatrudnionym w Związku może być wypłacona zaliczka na poczet wynagrodzenia w

wysokości do jednokrotnego wynagrodzenia za pracę pomniejszona o zaliczkę na poczet podatku

dochodowego należnego od tego wynagrodzenia oraz o potrącenia składek, na które pracownik

wyraził zgodę (np. PZU itp.). Pobrana na poczet wynagrodzenia zaliczka podlega rozliczeniu przy

wypłacie najbliższego wynagrodzenia.

4. Do czasu rozliczenia się z poprzednio pobranej zaliczki nie mogą być wypłacane następne

zaliczki.

Dowody dokumentujące wyjazdy służbowe krajowe

§ 13

1. Dokument polecenie wyjazdu służbowego wystawia się w celu:

a)      udokumentowania wyjazdu służbowego,

b)     rozliczenia kosztów podróży.

2. Polecenie wyjazdu służbowego wystawia Kierownik Biura, którego wzór określa załącznik nr 3, wypełniając:

a)      nr polecenia wyjazdu służbowego i jego datę,

b)     imię i nazwisko oraz stanowisko delegowanego pracownika,

c)      cel, miejsce i okres trwania podróży służbowej,

d)     środek lokomocji.

3. Wystawione polecenie wyjazdu służbowego przekazuje się Przewodniczącemu Zarządu celem

złożenia podpisu i zlecenia wyjazdu służbowego ,

4. Zlecenie wyjazdu służbowego podpisuje Przewodniczący Zarządu ,

5. Po powrocie z wyjazdu służbowego delegowany pracownik wypełnia rozliczenie wyjazdu

służbowego, zgodnie z przebiegiem podróży. Rozliczenie merytorycznie zatwierdza Przewodniczący Zarządu , pod względem formalno-rachunkowym sprawdza Skarbnik  ,

6. Rozliczenie kosztów wyjazdu służbowego winno nastąpić nie później niż w ciągu 14 dni po

zakończeniu podróży.

7. W przypadku pobrania zaliczki delegowany pracownik wypełnia wniosek o zaliczkę, który znajduje

się na druku polecenia wyjazdu służbowego. Przekroczenie tego terminu może spowodować

ukaraniem pracownika karą porządkową.

8.Zaliczka powinna być rozliczona w terminie wskazanym we wniosku i nie może przekraczać 14

dni od dnia pobrania zaliczki, z zastrzeżeniem ust. 9.

9. W przypadku, gdy podróż służbowa trwa dłużej niż 12 dni, rozliczenie zaliczki powinno nastąpić

nie później niż w drugim dniu roboczym następującym po dniu zakończenia podróży służbowej.

10. Delegowany pracownik winien posiadać potwierdzenie pobytu służbowego w terminie i miejscu

określonym w poleceniu wyjazdu służbowego. W przypadku braku potwierdzenia delegowany

składa oświadczenie o treści:

„Oświadczam pobyt w terminie………… i miejscu ………….. „ oraz składa swój czytelny podpis.

11 Delegowany pracownik do rozliczenia kosztów dołącza dokumenty (rachunki/faktury)

potwierdzające wydatki (nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami). Oznacza to, że do

rozliczenia kosztów podróży trzeba dołączyć bilety dokumentujące koszty przejazdów kolejowych,

autobusowych czy lotniczych. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe,

pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego

udokumentowania.

12. Delegowany pracownik może również dołączyć do zestawienia kosztów podróży służbowej bilety

parkingowe, na których odwrocie musi być pełna nazwa Związku wraz z zatwierdzeniem przez

Przewodniczącego Zarządu .

13. Na wniosek pracownika Przewodniczący Zarządu może wyrazić zgodę na wyjazd samochodem prywatnym. Zgoda ta wyrażana jest na zgłoszeniu/zleceniu, które jest dokumentem do wyjazdu służbowego. Rozliczenie następuje zgodnie ze stawkami określonymi w odrębnym Zarządzeniu Przewodniczącego. W przypadku barku zewnętrznego dokumentu zgłoszenia/zlecenia wprowadza się druk wewnętrzny zgłoszenie/zlecenie stanowiący załącznik  do niniejszej instrukcji.

14. Do druku polecenia wyjazdu służbowego samochodem osobowym nie będącym własnością

pracodawcy dołączona musi być ewidencja przebiegu pojazdu, której wzór określa załącznik Nr 4 i

stanowi podstawę rozliczenia podróży służbowej.

15. Polecenie wyjazdu służbowego, w tym wyjazdy anulowane podlegają wpisowi do rejestru poleceń

wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych.

16.. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 16 stanowi załącznik nr 5.

Dowody dokumentujące wyjazdy służbowe poza granicami kraju

§ 14

1. W poleceniach wyjazdu służbowego poza granicami kraju – na wzorze jak do wyjazdu krajowego -

określa się:

a)     państwo i miejsce w tym państwie do którego deleguje się pracownika,

b)     termin wyjazdu i przyjazdu,

c)      cel wyjazdu,

d)     środek transportu,

e)     określenie środków jakie zapewnia strona zagraniczna,

2. Na podstawie powyższych danych naliczona jest zaliczka w walucie danego państwa na

niezbędne koszty podróży i pobytu. Na wniosek delegowanej osoby zaliczka naliczana jest w PLN

(pracownik może też zrezygnować z pobrania zaliczki). W przypadku pobrania zaliczki należy

postępować tak jak przy dowodach dokumentujących zaliczki.

3. W ciągu dwóch dni roboczych następujących po dniu zakończenia podróży służbowej

zagranicznej osoba delegowana przedkłada rozliczenie kosztów podróży i rozliczenie pobranej

zaliczki, jako załącznik do druku realizacji wydatku. Wzór druku oraz obieg dokumentów następuje

tak jak w przypadku delegacji służbowych krajowych.

Dokumentowanie zakupów towarów, materiałów i usług oraz rozrachunków z dostawcami

wykonywanych w trybie i na zasadach ustawy Prawo zamówień publicznych

§ 15

1. Dokumentami dotyczącymi zakupu towarów i usług są:

a)     zamówienia, umowy, porozumienia, itp. – kopia,

b)     faktura VAT – oryginał,

c)      faktura korygująca - oryginał,

d)     rachunek – oryginał,

e)     nota korygująca – oryginał,

f)      protokół reklamacyjny – kopia,

g)     pro forma dowodu zakupu – kopia (stosowana w sytuacji zwrotu materiałów, produktów lubtowarów od dostawcy z przyczyn uzasadnionych),

h)     wezwanie do zapłaty ,

2. Zakupy gotowych środków trwałych dokonywane są po wyborze dostawcy, zgodnie z ustawą

Prawo zamówień publicznych. Wybór dostawcy poprzedzony jest procedurą przetargową, z której

sporządzany jest protokół. Zakupy dokonywane są w oparciu o umowę dostawy, którą podpisuje

Przewodniczący Zarządu i kontrasygnuje Skarbnik .

3. Umowę na piśmie wraz zawiadomieniem o wyborze dostawcy, wykonawcy oraz informacją o

miejscu przechowywania dokumentacji przetargowej przedkłada się do podpisu Przewodniczącemu

Zarządu . Umowę kontrasygnuje Skarbnik .

Odpowiedzialni za przestrzeganie przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych jest każdy

pracownik na swoim stanowisku ilekroć realizuje zamówienia na dostawy i usługi objęte

przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, co winien odpowiednio udokumentować.

4. Umowy sporządzane są w trzech egzemplarzach, z których oryginał znajduje sięu  Kierownika

Biura wraz z załącznikami i dokumentami wymienionymi w umowie najpóźniej w dniu następnym po

podpisaniu przez strony. Jedna kopia przechowywana jest na stanowisku wraz z kompletem materiałów z przeprowadzonego przetargu, trzecią kopię otrzymuje dostawca (wykonawca).

5. Do faktury dokumentującej zakup środka trwałego pracownik dokonujący zakupu dołącza

dokument „OT” – przyjęcie środka trwałego, w którym wskazuje miejsce użytkowania środka

trwałego, osobę materialnie odpowiedzialną oraz kwalifikację rodzajową środka trwałego,

pozostawiając u Kierownika Biura jedną kopię dokumentu „OT”. Drugą kopię otrzymuje osoba, której

powierzono środek trwały, natomiast oryginał dokumentu „OT” przekazuje się do księgowości.

6. W zakresie robót budowlano-montażowych oraz nakładów na remonty zaliczanych do środków

trwałych w budowie (inwestycji), do umowy musi być dołączony harmonogram rzeczowo-finansowy

zakresu robót objętych umową. Natomiast do faktury powinien być dołączony protokół

odbioru wykonanych i przekazanych robót, elementów robót lub obiektów, sprawdzony kosztorys

wykonawczy (w przypadku ustalenia wynagrodzenia na podstawie kosztorysu).

Dokumentami stanowiącymi podstawę do zaewidencjonowania operacji dotyczących środków

trwałych w budowie (inwestycji) są:

a)     faktury przejściowe wraz z dołączonym oryginałem protokołu odbioru wykonanych robótpodpisany przez inspektora nadzoru z wyszczególnieniem robót od początku budowy, wartośćrobót wykonanych wg poprzednich protokołów oraz wartości robót wykonanych w okresierozliczeniowym. Na fakturze pracownik prowadzący całość zadania inwestycyjnegopotwierdza zgodność z harmonogramem, podając pozycje z harmonogramu,

b)     faktura końcowa i protokół końcowy zakończenia inwestycji i oddania do użytku,

c)      dowód lub dowody „OT” – przyjęcie środka trwałego,

d)     dowód lub dowody „PT” – przekazania/przejęcia środka trwałego.

7. Protokół odbioru końcowego i przekazania inwestycji do użytku stanowi podstawę

udokumentowania przyjęcia do użytku obiektów majątku trwałego, powstałych w wyniku robót

budowlano-montażowych i rozliczenia inwestycji. Protokół odbioru końcowego i przekazania

inwestycji do użytku oraz dowody „OT” sporządza pracownik prowadzący całość zadania

inwestycyjnego, w czterech egzemplarzach w porozumieniu z pracownikiem Związku i przekazuje:

a)     oryginał i pierwszą kopię księgowości , najpóźniej w terminie 14 dni od daty sporządzenia,

b)     drugą kopię pracownikowi odpowiedzialnemu za przyjęty i wyremontowany obiekt,

c)      trzecią kopię pracownikowi prowadzącemu dane zadanie inwestycyjne.

8. Dowody „OT” stanowią udokumentowanie zakończonych inwestycji polegających na zakupach

składników majątkowych przekazanych bezpośrednio do użytkowania oraz łącznie z protokółem

odbioru końcowego i przekazania do użytku inwestycji są udokumentowaniem zakończonych

robót budowlano-montażowych.

a)     W dowodzie „OT” należy wpisać nazwę, charakterystykę (z podaniem informacji dotyczącejdanego środka trwałego, np. długość drogi, rodzaj nawierzchni, materiał z jakiego zostaławybudowana, kubaturę, przeznaczenie – w przypadku budynku lub budowli należy wpisaćparametry techniczne, rok produkcji, itp. – w przypadku urządzeń), wartość budowy lubnabycia, miejsce użytkowania, klasyfikację rodzajową oraz podpis osoby materialnie odpowiedzialnej).

b)     Rozliczenie inwestycji polega na sporządzeniu zestawienia wszystkich faktur (data

wystawienia, nr faktury, wartość, określenie grupy rodzajowej środka trwałego, treść faktury,

data zapłaty i przekazania do księgowości, odpowiadających im dowodów „OT”, wyliczeniu

całkowitych nakładów i odniesienie ich do planu.

Oryginał zestawienia podpisany przez osobę wykonującą, Przewodniczącego Zarządu,

Skarbnika i przekazywany jest do Skarbnika, kopia pozostaje w dokumentacji Kierownika Biura .

9. W przypadku nabycia wartości niematerialnych i prawnych – udokumentowanie ich stanowi

polecenie księgowania, sporządzone przez pracownika Wydziału BK na podstawie odpowiednich

dowodów źródłowych.

10. Dokumentem stanowiącym podstawę zaewidencjonowania zakupu usług w zakresie wykonania

dokumentacji projektowej, projektowo-kosztorysowej, itp. jest faktura lub rachunek z dołączonym

protokołem odbioru dokumentacji, zawierającym adnotację o miejscu przechowywania oraz celu,

dla jakiego została sporządzona.

Dokumentowanie sprzedaży towarów, materiałów i usług

§ 16

1. Dokumentami stanowiącymi podstawę zaewidencjonowania sprzedaży są:

a)     faktura VAT – kopia,

b)     faktura korygująca – kopia,

c)      nota korygująca – kopia,

d)     akt notarialny.

2. W przypadku popełnienia błędu w dowodach sprzedaży (fakturze VAT) polegającego na pomyłce

dotyczącej cen jednostkowych, wartości lub stawki podatku VAT, osoba wystawiająca dowód

sprzedaży, wystawia dowód właściwy – dokument korygujący (faktura korygująca lub rachunek

korygujący) w trzech egzemplarzach, niezwłocznie po ujawnieniu pomyłki i przekazuje:

a)     oryginał – kupującemu,

b)     pierwszą kopię Skarbnikowi , niezwłocznie po sporządzeniu,

c)      drugą kopię pozostawia w swoich aktach,

3. Zakupy materiałów i sprzętu obrotowego obciążające koszty jednostki dokonywane są przez

pracownika merytorycznego w oparciu o zamówienie podpisane przez Przewodniczącego Zarządu i

Skarbnika .

4. Materiały biurowe, środki czystości i inne kupowane są na bieżąco w miarę potrzeb przez

Kierownika Biura. Zakupione materiały wydawane są po zakupie za pokwitowaniem odbioru.

 

Dokumentowanie wykonania usługi

§ 17

1. Zlecenia wykonania usług przygotowuje Kierownik Biura ,a zatwierdza Skarbnik i Przewodniczący Zarządu .

 Zadania polegające na wykonaniu jednorazowych czynności do wartości 2.500

euro nie wymagają zawarcia pisemnej umowy, realizowane są na podstawie zlecenia/zamówienia

sporządzonego na drukach. Przepisu tego nie stosuje się do robót budowlanych, dla których

obowiązuje forma pisemna – umowa bez względu na ich wartość. Wzór zlecenia/zamówienia

stanowi załącznik nr 7 do instrukcji. Oryginał zlecenia przekazywany jest do zleceniobiorcy, jedna

kopia przekazywana jest do Skarbnika , druga kopia pozostaje u Kierownika Biura .

2. W przypadku ujawnienia wad w wykonaniu usługi po dokonaniu zapłaty, pracownik, który zlecał

usługę sporządza protokół reklamacyjny w trzech egzemplarzach, z których oryginał, do czasu

załatwienia reklamacji, zatrzymuje na stanowisku, a po załatwieniu reklamacji przekazuje do

Skarbnika wraz z zatwierdzoną przez Przewodniczącego Zarządu decyzją o sposobie jej załatwienia.

Dokumentowanie ruchu majątku trwałego

§ 18

1. Dowody księgowe majątku trwałego:

a) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał (symbol „OT”),

b) protokół zdawczo – odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol „PT”),

c) aktualizacja wyceny środka trwałego – oryginał (symbol „AT”),

d) przekwalifikowanie środka trwałego w używaniu na środek trwały – oryginał,

e) likwidacja środka trwałego – oryginał symbol „LT”),

f) przewartościowanie środka trwałego po jego ulepszeniu – oryginał,

g) obcy środek trwały w użytkowaniu – oryginał,

h) wydzierżawienie środka trwałego – kopia,

i) oddanie w administrowanie środka trwałego – oryginał (symbol „PT”),

j) nota umorzeń i amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych oraz

innych składników majątku trwałego – oryginał,

k) protokół szkodowy środka trwałego – oryginał,

l) protokół potwierdzający fizyczną likwidację środka trwałego – oryginał,

m) przyjęcie środka trwałego w używanie – oryginał symbol „OW”),

n) likwidacja środka trwałego w używaniu – oryginał (symbol „LW”),

o) zmiana miejsca użytkowania środka trwałego w używaniu – oryginał

2. Zasady przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji reguluje odrębna instrukcja zasad

przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji.

Rozdział V

Kontrola dowodów księgowych

§ 19

1. Wszelkie dokumenty stanowiące podstawę księgowania – przed zrealizowaniem i

zaksięgowaniem – powinny być poddane kontroli przez osoby upoważnione do kontroli

merytorycznej oraz przez osoby upoważnione do kontroli formalno – rachunkowej .

2. Dowody winny być sprawdzone pod względem:

1) merytorycznym

Kontrola merytoryczna dowodów księgowych należy do zakresu czynności kierownika biura i polega na ustaleniu, czy wydatek:

a) mieści się w granicach ustalonych planem,

b) znajduje uzasadnienie gospodarcze w chwili realizacji,

c) jest zgodny z obowiązującymi cennikami, taryfami, stawkami wynagrodzeń, warunkami umowy

itp.

2) formalno – rachunkowym

Kontrola formalno – rachunkowa dowodów wykonywana jest w księgowości i polega na zbadaniu, czy wystawione dowody księgowe:

a) są sporządzone zgodnie z obowiązującymi przepisami,

b) zawierają prawidłowe wyliczenia,

c) zostały prawidłowo zakwalifikowane na właściwe konta.

3. Dokonywanie czynności, o których mowa w ust. 2, powinno być potwierdzone zamieszczeniem na

oryginale dowodu księgowego, stanowiącego podstawę rozliczenia, odpowiednich klauzul wraz z

podpisem Skarbnika.

4. Kontrola dowodów winna się odbywać  właściwie, zapewniając jednocześnie możliwie najszybszą i najkrótszą drogę dokumentu od chwili sporządzenia, względnie wpływu do Związku, aż do momentu ich dekretacji i przekazania do zaksięgowania .

5. Nieprawidłowości merytoryczne powinny być uwidocznione na dowodzie lub w załączniku do

dowodu i podpisane przez osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodu. Nieprawidłowości

merytoryczne w zakresie celowości i gospodarności operacji gospodarczych nie stanowią

przeszkody do księgowania dowodu, jeżeli jego dane są prawdziwe.

6. Stwierdzone w dowodach nieprawidłowości formalno – rachunkowe powinny być skorygowane w

sposób określony w § 7 ust. 1 pkt 9 i 11 niniejszej Instrukcji.

Dekretacja dokumentów księgowych

§ 20

1. Dowód księgowy podlega zaksięgowaniu po dokonaniu dekretacji.

2. Dekretacja to ogół czynności związanych z przygotowaniem dokumentów księgowych do

księgowania, wydaniem dyspozycji co do sposobu ich księgowania i pisemnym potwierdzeniem jej

wykonania.

3. Dekretacja obejmuje następujące etapy:

a) segregacja dokumentów,

b) sprawdzenie prawidłowości dokumentów,

c) właściwa dekretacja (oznaczenie sposobu księgowania).

1. Segregacja dokumentów polega na:

a)      wyłączeniu z ogółu dokumentów napływających do Związku tych dokumentów, które niepodlegają księgowaniu (nie wyrażają operacji gospodarczych i nie są ich zapowiedzią),

b)      podziale dowodów księgowych na jednorodne grupy według rodzaju poszczególnych

działalności Związku (dochody, wydatki, fundusze, inwestycje, itp.),

c)       kontroli kompletności dokumentów na oznaczony okres (np. dzień, tydzień).

2. Sprawdzenie prawidłowości dokumentów polega na ustaleniu, czy one są podpisane na dowód

skontrolowania przez pracownika merytorycznego odpowiedzialnego za dany odcinek działalności

Związku. W przypadku stwierdzenia braku opisu i podpisu merytorycznego, należy dowód zwrócić

 w celu uzupełnienia.

3. Właściwa dekretacja polega na:

a)     nadaniu dokumentom księgowym numerów, pod którymi zostaną one zewidencjonowane,

b)     umieszczeniu na dokumentach adnotacji, na jakich kontach syntetycznych dokument ma byćzaksięgowany,

c)      do jakich podziałek klasyfikacji budżetowej i klasyfikacji wydatków strukturalnych danydokument należy zaliczyć,

d)     wskazaniu sposobu rejestracji dowodu w urządzeniach analitycznych (na kontach),

e)     określeniu daty pod jaką dowód ma być zaksięgowany – pod inną datą niż data jegowystawienia (dotyczy dowodów własnych) lub data otrzymania (dotyczy dowodów obcych),

f)      podpisaniu przez osobę dekretującą .

4. Dla usprawnienia pracy można stosować pieczątkę z odpowiednimi rubrykami i treścią.

Rozdział VI

Procedura kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych pod względem ich

legalności, gospodarności, celowości.

§ 21

1. Kierownik Biura, Skarbnik Związku , zobowiązani są do wydatkowania środków publicznych zgodnie z ustalonymi procedurami i określonymi zasadami.

2. Każdy wydatek realizowany przez Związek podlega sprawdzeniu pod względem legalności,

celowości i gospodarności.

3. Przez kontrolę wydatku pod względem:

1)legalności – należy rozumieć kontrolę dokumentu, polegającą na badaniu operacji lub działań

gospodarczych rodzących zobowiązania finansowe w aspekcie ich zgodności z

obowiązującymi kierunkami działalności oraz obowiązującymi przepisami, a w szczególności

dokumentami dotyczącymi wykonania budżetu, instrukcjami, zarządzeniami, uchwałami,

zleceniami i ustalonymi warunkami umów,

2)celowości – należy przez to rozumieć kontrolę dokumentu polegającą na stwierdzeniu czy

dana operacja – zdarzenie gospodarcze i powodujące powstanie zobowiązania finansowego

jest operacją celową zgodnie z podejmowanymi decyzjami, w granicach kwot określonych w

budżecie miasta i w planach finansowych,

3) gospodarności – należy rozumieć kontrolę polegającą na analizie i ocenie wszelkich

dostępnych dokumentów, w celu określenia czy została zachowana należyta staranność w

zakresie wydatkowania środków gwarantująca wykonanie zadania w sposób efektywny,

oszczędny przy wyborze najkorzystniejszej oferty (wykorzystanie zasobów jednostki

pozwalające na minimalizację kosztów finansowych, a maksymalizację efektów

gospodarczych).

4. Procedura kontroli dokonywania wydatków pod względem celowości, gospodarności i legalności

obejmuje system funkcjonowania:

1)wstępna kontrola wydatkowania środków polega na dokładnym sprawdzeniu właściwych

dowodów. Wszelkie operacje powinny być udokumentowane prawidłowymi, rzetelnym,

kompletnymi i bez błędów rachunkowych dowodami źródłowymi w sposób kompletny.

Pracownik odpowiedzialny za zadanie zobowiązany jest do umieszczenia na tych

dokumentach adnotacji „Wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym,

gospodarczym i legalnym,”

2)kontrolę bieżącą wydatków dokonywanych ze źródeł publicznych pod względem zgodności z

planem finansowym, ustala się poprzez zamieszczenie klauzuli na dowodzie księgowym

stanowiącym podstawę dokonania wydatku przez stanowiska pracy o treści „Wydatek podlega

ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w planie finansowym jednostki budżetowej

Związku  Dział ………. Rozdział…………. §…………. kwota ………….” Oraz według wydatków strukturalnych „ Wydatek strukturalny obszar ……. kod ……….. kwota ……….”

3)w przypadku ustalenia przez stanowisko kontrolujące, że dany wydatek nie mieści się w planie

finansowym jednostki, osoba ta powiadamia Skarbnika, który na tę okoliczność spisuje

notatkę służbową jednocześnie powiadamiając Kierownika Urzędu o zaistniałym fakcie.

5. Zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym

wydatków na koszty funkcjonowania jednostki:

1)Wstępna ocena celowości wydatków polega na:

a)sprawdzeniu, że wydatek (operacja gospodarcza, finansowa) został uznany przez

właściwych rzeczowo pracowników za prawidłowy pod względem celowości,

gospodarności i legalności,

b) sprawdzeniu, czy umowy rodzące skutki finansowe zostały parafowane przez Radcę

Prawnego,

c)przestrzeganiu zasad rozliczeń pieniężnych w zakresie wykonywanych wydatków.

2) Skarbnik przeprowadzając kontrolę wstępną, bieżącą i następną ma prawo żądać od

pracowników Związku udzielenia w formie ustnej i pisemnej niezbędnych wyjaśnień i informacji,

jak również udostępniania do wglądu dokumentów i wyliczeń uzasadniających dokonaną

wstępną kontrolę wydatku pod względem legalności, gospodarności i celowości. W przypadku

stwierdzenia nieprawidłowości wyznacza termin na ich usunięcie.

3) W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w ramach prowadzonej przez Skarbnika kontroli i

wstępnej oceny celowości wydatków, zobowiązany jest zawiadomić o tym fakcie – w formie

ustnej lub pisemnej – Przewodniczącemu Zarządu .

4) Zawiadomienie, o którym mowa w pkt 3 w przypadku stwierdzenia naruszenia prawa, podlega

zaopiniowaniu przez radcę prawnego na wniosek Przewodniczącego Zarządu .

 

§ 22

1. Ocena celowości wydatków obejmuje:

1) Dokumentowanie operacji i zdarzeń gospodarczych. Prawidłowości ewidencji operacji i

zdarzeń gospodarczych zależy w dużym stopniu od jakości dokumentów dostarczonych do

Kierownika Biura . Każdy dowód księgowy musi odpowiadać określonym wymaganiom. Przede

wszystkim powinien zawierać elementy niezbędne do wyczerpującego odzwierciedlenia

dokonanej operacji gospodarczej. Dowód księgowy spełnia swoje funkcje, jeżeli jest

prawidłowo wystawiony, czyli:

a) posiada swoją nazwę ewentualnie symbol,

b) stwierdza fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem,

c) jest sprawdzony pod względem: merytorycznym (celowości i gospodarności operacji),

formalnym (zgodności z przepisami prawa), rachunkowym (nie zawiera błędów

rachunkowych).

2) Kwalifikowanie i numerowanie dokumentów.

Kwalifikowanie dokumentów księgowych – dekretacja polega na ustaleniu i oznaczeniu na

dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych zgodnie z

zasadami ustalonymi w zakładowym planie kont. Czynności te wykonuje Skarbnik .

3) Kontrolowanie dokumentów księgowych.

2. Dokumenty księgowe podlegają sprawdzeniu i zbadaniu ich w zakresie: legalności, rzetelności,

prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych odzwierciedlających w tych dokumentach.

3. W celu ustalenia czy dokument księgowy odpowiada stawianym wymogom, powinien być

sprawdzony pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym. Kontrola

merytoryczna polega na zbadaniu, czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości

oraz czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza była celowa i z punktu widzenia

gospodarczego zgodna z obowiązującymi przepisami. Kontroli merytorycznej dokonuje kierownik

komórki organizacyjnej odpowiedzialny za dokonanie operacji gospodarczej.

4. Kontrola formalno – rachunkowa polega na stwierdzeniu, czy dokument zawiera:

1) określenie wystawcy, np. odcisk pieczęci,

2) wskazanie podmiotów dokumentu oraz datę lub czas dokonania operacji gospodarczej, której

dowód dotyczy,

3) właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartość i ilość,

4) własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji i jej udokumentowanie.

5. Kontrola, sprawdzenie i zatwierdzenie dokumentów (dowodów księgowych) następuje na

poniższych pieczątkach odciskanych na odwrotnej stronie dokumentu (dowodu księgowego) w

dowolnym polu dokumentu lub (w razie braku pieczęci) opisu, jak niżej :

1)

Wydatek podlega ujęciu w księgach rachunkowych i mieści się w budżecie Związku   Dział   …………………….   Rozdział…………………..  §…………………  Kwota ………………   Razem ………………………….. Data i podpis

 

2)

Zakupu dokonano zgodnie z art. …………….. ustawy prawo zamówień publicznych   ……………… …………………. (data) (podpis)

 

3)

Wydatek strukturalny obszar …………………………….. kod ……………………………….. kwota ……………………………. …………….. ……………..

 

4)

Zamówienie nie podlega przepisom ustawy (art. 4 pkt 8 Prawo zamówień publicznych) ze względu na to, że wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 euro ………………………………………….. (data i podpisy)

 

5)

Wydatek jest uzasadniony pod względem celowościowym, gospodarczym i legalnym. …………………………………. (data i podpis)

6)

Dowód księgowy zakwalifikowano do ujęcia w księgach rachunkowych / w miesiącu ……. (data i podpis) ………………………………………

 

7)

Dokument sprawdzono pod względem formalno – rachunkowym i merytorycznym. ……………. ………. (data) (podpis)

 

8)

Konto Wn Zatwierdzono do wypłaty ze środków Konto Ma Symbol Kwota podziałki zł gr. klasyfikac. Do wypłaty……………………………………………………….. Słownie:…………………………………………………………… …………………………………… …………………….. (Główny księgowy) (kierownik jednostki)

 

9)

Dokument sprawdzono pod względem merytorycznym …………………………………. Data i podpis

 

10)

Zamówienie nie podlega przepisom ustawy Art.4 ust.13 Prawo zamówień publicznych …………………………………………… Data i podpis

 

 

Rozdział VII

Ochrona danych

Ochrona danych w stosowanych systemach komputerowych

§ 23

1. Dane przetwarzane w systemach informatycznych chronione są poprzez:

a)System identyfikatorów odrębnych dla każdego pracownika,

b)Hasła dostępu,

c)Hasła na wygaszaczu lub zablokowania stacji roboczej.

Pracownicy posiadający upoważnienie do przetwarzania danych osobowych winni posiadać

stosowne przeszkolenie, zgodnie z wymogami prawa o ochronie danych.

2. Dowody księgowe nie mogą być wydawane ze Związku, która przechowuje dowody.

W przypadku zaistnienia konieczności sprawdzenia dokumentu przez pracownika innego

 dokument można udostępnić, ale tylko na miejscu w komórce która przechowuje te dowody.

3. Wydanie dowodów księgowych na zewnątrz (organom ścigania, sądom, itp.), może nastąpić w

oparciu o upoważnienie organu żądającego, na podstawie pisemnej zgody Przewodniczącego Zarządu i za pokwitowaniem.

4. Wszystkie dowody księgowe, które stanowiły podstawę księgowań w poszczególnych miesiącach

należy przechowywać w segregatorach, ułożone w porządku chronologicznym .

5. Sprawozdania należy przechowywać w teczkach do tego celu przeznaczonych, dostosowanych

do ustalonego czasu przechowywania.

6. W okresie roku sprawozdawczego oraz w ciągu roku następnego dowody księgowe winny

znajdować się u Skarbnika, po tym okresie winny być przekazane do Archiwum .

7. Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentów przekazanych do Archiwum określa „

Instrukcja archiwalna”.

 

CZĘŚĆ III

Rozdział I

Archiwizowanie dokumentów księgowych

§24

1. Zasady prowadzenia, przechowywania i archiwizowania dokumentów finansowo – księgowych:

1) zasada grupowania dokumentów do akt – jednorodność tematyczna,

2) zasada kompletowania dokumentów w aktach – układ chronologiczny,

3) zasada oznakowania akt:

a) symbol literowy ZGK

b) symbol cyfrowy akt (zgodny z instrukcją kancelaryjną),

c) numer kolejny (zgodny z instrukcją archiwizacyjną)

4) zasady przechowywania akt:

a) akta winny być przechowywane w komórce organizacyjnej na stanowisku pracy, którego

dotyczą, okres przechowywania określa kategoria archiwalna;

5) zasada odpowiedzialności indywidualnej:

a) każdy pracownik na swoim stanowisku pracy odpowiada za dokumenty gromadzone w

zakresie wykonywanych przez niego czynności,

6) Zasada łatwego wyszukiwania dokumentów:

a) dokumenty mogą być widoczne i trwale oznakowane, zgodnie z zasadami, o których

mowa w pkt.3; oznakowany winien być pojedynczy dokument i zewnętrzna strona teczki,

w której jest przechowywany.

2. Wykaz akt finansowo – księgowych wg grup tematycznych archiwizowania dokumentów określa

„Instrukcja archiwalna”. Oznaczenie kategorii dokumentacji:

1) Symbolem „A” oznacza się kategorię dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.

2) Symbolem „ B” oznacza się kategorię dokumentacji nie archiwalnej, z tym że:

a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o

czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu

przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach

kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego od daty jej utworzenia po

utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danego organu lub

 dla celów kontrolnych,

b) symbolem „BC” oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne,

która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie

obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej

charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe Archiwum Państwowe,

które może dokonać zmiany kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się

z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne.

3.Skarbnik Związku , Kierownik Biura według swoich zakresów czynności są odpowiedzialni za prowadzenie i przekazanie do przechowywania warchiwum akt, jak niżej:

a)akt planistycznych (dotyczących budżetu i środków pozabudżetowych),

b)akt rachunkowości i finansów,

c)dokumentacji płacowej,

d)dokumentacji inwentaryzacyjnej,

e)dokumentacji majątkowej,

f)dokumentacji inwestycyjnej w zakresie finansowania i nakładów inwestycyjnych,

g)dokumentacji sprawozdawczej dotyczącej budżetu Związku , funduszy celowych.

 

 

 

Przechowywanie akt

§ 25

1. W Związku obowiązują poniższe zasady przechowywania akt:

a)Akta spraw przechowuje się na stanowiskach pracy i w Archiwum Związku,

b)Na  stanowiskach pracy przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku

kalendarzowego, przed przekazaniem ich do Archiwum Związku ,

c)Teczki spraw w trakcie załatwiania opisuje się zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji

kancelaryjnej; akta spraw ostatecznie załatwionych opatruje się opisem zgodnym z wymogami

archiwalnymi,

d)Kompletne teczki z aktami spraw ostatecznie załatwionych mogą być przechowywane na

merytorycznym stanowisku pracy przez okres jednego roku, a w przypadku, gdy

dokumentacja jest niezbędna dla dalszej realizacji zadań Związku przez okres do dwóch lat.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do Archiwum Związku pracownik prowadzący

sprawy po upływie dwóch lat kompletnymi rocznikami. Przekazanie akt odbywa się na podstawie

spisu zdawczo – odbiorczego, po szczegółowym uporządkowaniu akt przez pracownika, zgodnie

z obowiązującymi przepisami. Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy

można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z Archiwum

Związku.

CZĘŚĆ IV

Rozdział I

Postanowienia końcowe

Zabezpieczenie mienia i odpowiedzialność pracowników za mienie

§ 26

1. Mienie, będące własnością lub zdeponowane w Związku, powinno być zabezpieczone w sposób

wykluczający możliwość kradzieży:

e)Pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik, powinno być

zamknięte na klucz, a klucz odpowiednio zabezpieczony,

f)Po zakończeniu pracy budynek Urzędu jego pomieszczenie powinien być

zamknięty na klucz, jego okna pozamykane.

g)Klucze do pomieszczeń powinny być umieszczone w szafie w zabezpieczonym

pomieszczeniu Urzędu,

h)Maszyny biurowe i sprzęt o większej wartości, pieczątki oraz wszelkie dokumenty powinny

być, po zakończeniu pracy, przechowywane w pozamykanych szafach,

i)Odpowiedzialność materialna i służbowa pracownika za powierzone składniki majątku Związku

określa kodeks pracy. Zgodnie z art. 124 § 1 i 2 kodeksu pracy, pracownik ponosi pełną

odpowiedzialność za powierzone mu mienie wtedy, jeżeli zostało mu powierzone z

obowiązkiem zwrotu lub do rozliczenia się,

j)Przekazanie mienia powinno być udokumentowane w sposób pozwalający stwierdzić, za jaki

powierzony sprzęt pracownicy ponoszą odpowiedzialność materialną,

k)W przypadku zwolnienia lub przeniesienia pracownika na inne stanowisko pracy, obowiązkiem

pracownika jest dopilnowanie, aby we właściwym czasie dokonane zostało przekazanie

stanowiska pracy protokołem zdawczo – odbiorczym wraz ze spisem z natury.

 

 

 

 

 

 

 

 

SPIS ZAŁĄCZNIKÓW

do Instrukcji

„Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów finansowo – księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

1. Wykaz pracowników biorących udział w obiegu, kontroli i archiwizowaniu

dokumentów księgowych ……………………………………………………..…………...........….....................Zał. Nr 1

2. Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości i stosowaniu zasad przyjętych w Instrukcji……. Zał. Nr 2

3. Określenie wzoru dokumentu dotyczącego wyjazdów służbowych pracowników Związku Gmin

„ KWISA „ …………………………………………………………………….……...…… …………………………………….Zał. Nr 3

4. Ewidencja przebiegu pojazdu ………………………………………………………. ……….…. ………………..Zał. Nr 4

5. Rejestr poleceń wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych ……………...…….…… ……Zał. Nr 5

6. Zgłoszenie/zlecenie wyjazdu służbowego……………………….……………………...….....................Zał. Nr 6

7. Wzór zlecenia/zamówienia wykonania usług ………………………………………………..................Zał. Nr  7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 1

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

WYKAZ KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH BIORĄCYCH UDZIAŁ W OBIEGU,

KONTROLI I ARCHIWIZOWANIU DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH.

I. Wzory podpisów

osób upoważnionych do zatwierdzenia

dowodów księgowych

Lp	Imię i Nazwisko	Stanowisko	Wzór podpisu
1	2	3	4
1.	Leszek Leśko	Przewodniczący Zarządu
2.	Krystyna Ratuszyńska	Skarbnik

 

II. Wykaz osób upoważnionych do kontroli merytorycznej

Lp	Imię i Nazwisko	Stanowisko	Rodzaj dokumentacji	Wzór podpisu
1	2	3	4	5
1.	Anna Streit	Kierownik Biura	Wszystkie dokumenty

 

III. Wykaz osób upoważnionych do kontroli formalnej i rachunkowej

oraz do dekretacji dowodów księgowych

Lp	Imię i Nazwisko	Stanowisko	Rodzaj dokumentacji	Wzór podpisu
1	2	3	4	5
1.	Krystyna Ratuszyńska	Skarbnik Związku	Wszystkie dokumenty

 

 

IV. Wykaz wzorów podpisów pracowników merytorycznych Związku Gmin „ KWISA”

upoważnionych do zatwierdzenia dokumentów księgowych pod względem legalności,

gospodarności i celowości.

Lp	Imię i Nazwisko	Stanowisko	Podpis	Parafka
1	2	3	4	5
1.	Anna Streit	Kierownik Biura

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                          Załącznik nr 2

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

 

Oświadczenie o przyjęciu do wiadomości

i stosowania zasad przyjętych w Instrukcji

„Obieg, kontrola i archiwizacja dokumentów księgowych

w Związku Gmin „ KWISA”

 

Niniejszym oświadczam, że przyjąłem/łam/ do wiadomości i ścisłego przestrzegania

zasady, określone w Instrukcji oraz zobowiązuję się w zakresie obiegu dokumentów

postępować zgodnie z zawartymi w niej ustaleniami. Jednocześnie przyjmuję do wiadomości,

i stosowania ,iż egzemplarz wydruku Instrukcji otrzymałam do stosowania oraz w postaci elektronicznej w BIP Związku Gmin „ KWISA „

 

 

 

 

 

 

 

.

………………………………………………………..

data i podpis pracownika

 

 

                                                                                                                               Załącznik nr 3

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 4

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Załącznik nr 5

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                       Załącznik nr 6

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA „

 

Zgłoszenie / Zlecenie

Proszę o delegowanie Pana / Panią…………………………………………………….…………...

pracownika Wydziału………………………………………………………………………………….

do odbycia podróży służbowej do…………………………………………………………..………

(miejscowość)

w dniu……………………………………………

w celu………………………………………………………………..………………………………...

…………………………………………………………………………………………………..

……………………………………………

(podpis naczelnika wydziału/kierownika referatu

lub osoby bezpośrednio przełożonej)

Akceptuję:

……………………………………………………..

(podpis Przewodniczącego Związku lub osoby przez niego upoważnionej)

 

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

*Wnoszę o umożliwienie odbycia podróży służbowej samochodem prywatnym o numerach:

………………………………………. I pojemności:……………………………………………….

 

 

Akceptuję:

……………………………………………………..

(podpis Przewodniczącego Związku lub osoby przez niego upoważnionej)

*w przypadku podróży służbowej środkami komunikacji publicznej tej części nie należy wypełniać

 

 

Załącznik nr 7

do Instrukcji „ Obieg, kontrola i archiwizacja

dokumentów finansowo - księgowych w Związku Gmin „ KWISA”

 

Lubań, dnia………………

 

………………….. …………………………………………..

/ nr sprawy/

__________________________________

/ dane Zleceniobiorcy/

 

 

ZLECENIE / ZAMÓWIENIE

 

Związek Gmin „ KWISA „ zleca/zamawia:

…………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………..

Termin wykonania ustala się :……………………………………

Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia/zamówienia ustala się w kwocie …………… zł netto

(słownie: ………………………złotych) + należny podatek VAT.

Należność za wykonane prace wraz z należnym podatkiem VAT zostanie uregulowana

po……………………….., w terminie 14 dni od daty otrzymania faktury.

Niniejsze zlecenie jest zamówieniem publicznym udzielonym bez stosowania ustawy Prawo

zamówień publicznych - zgodnie z art. 4 ust.8 w/w ustawy ; wartość zamówienia nie

przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 14.000 EURO.

dział: ……. rozdział …………...§……..

Otrzymują :

1. Zleceniobiorca,

2. Skarbnik Związku

3. a/a                                                                                                                                                

 

 

 

 

 

 

ZASADY (POLITYKA) RACHUNKOWOŚCI W

ZWIĄZKU  GMIN  „  KWISA  ‘

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Lubań, GRUDZIEŃ 2013 rok

 

 

Załącznik Nr 2

do Zarządzenia Nr 2/2013

Przewodniczącego Zarządu Związku Gmin „ KWISA „

z dnia 16 grudnia 2013 r.

 

 

Zasady (polityka) rachunkowości w Związku Gmin „ KWISA „

 

I. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych

§1

1. Księgi rachunkowe dla Związku Gmin „ KWISA „ prowadzone są w siedzibie Związku przy ul. 7-mej Dywizji 14, 59-800 Lubań.

2. Rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy.

3. Okresem sprawozdawczym jest miesiąc, kwartał, półrocze lub rok, zgodnie z przepisami odrębnymi. W ramach roku obrotowego okresem sprawozdawczym jest miesiąc – do zestawienia obrotów i sald na kontach ksiąg głównych i uzgadniania z dziennikami częściowymi oraz zapisami na kontach ksiąg pomocniczych.

4. Analityka do ksiąg syntetycznych może być rozbudowana w zależności do potrzeb Związku.

Dodanie konta analitycznego nie wymaga każdorazowo zmiany zarządzenia. Decyzję w tym zakresie podejmuje Skarbnik Związku.

5. Księgi rachunkowe otwiera się na początek każdego roku obrotowego, tj. na dzień 1 stycznia, a

zamyka na dzień kończący rok obrotowy, tj. na dzień 31 grudnia, przy czym:

1) ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno nastąpić najpóźniej 30 kwietnia

roku następnego,

2) zamknięcie polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów

w zbiorach tworzących zamknięte księgi.

II. Metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego

§2

1. Aktywa i pasywa jednostki wycenia się według zasad określonych w ustawie o rachunkowości

oraz w przepisach szczególnych wydanych na podstawie ustawy o finansach publicznych według

niżej przedstawionych zasad.

2. Przy wycenie majątku likwidowanych jednostek lub postawionych w stan likwidacji stosuje się

zasady wyceny ustalone w ustawie o rachunkowości dla jednostek kontynuujących działalność,

chyba że przepisy dotyczące likwidacji stanowią inaczej.

3. Przy sprzedaży, nieodpłatnym przekazaniu innej jednostce, darowiźnie i likwidacji zużytych

składników majątku ruchomego  stosowane są zasady wyceny wynikające z rozporządzenia Rady Ministrów podjętego na podstawie art. 20 pkt. 5 ustawy z dnia 8 sierpnia 1996 roku o zasadach wykonywania uprawnień przysługujący Skarbowi Państwa (Dz. U Nr 106 poz. 493 ze zm.)

§ 3

1. Wartości niematerialne i prawne

a) nabyte z własnych środków wprowadza się do ewidencji w cenie nabycia,

b) nieodpłatnie otrzymane na podstawie decyzji właściwego organu w wartości określonej w tej

decyzji,

c) otrzymane na podstawie darowizny w wartości rynkowej na dzień nabycia.

2. Wartość rynkowa określana jest na podstawie przeciętnych cen stosowanych w obrocie rzeczami

tego samego rodzaju i gatunku, z uwzględnieniem ich stanu i stopnia zużycia. Wycena należy do

kierownika jednostki.

3. Wartości niematerialne i prawne o wartości początkowej wyższej od wartości ustalonej w

przepisach o podatku dochodowym dla osób prawnych (z wyjątkiem związanych z pomocami

dydaktycznymi) podlegają umarzaniu na dzień 31 grudnia, na podstawie aktualnego planu

amortyzacji wg. stawek amortyzacyjnych ustalonych przez Przewodniczącego Zarządu

 z uwzględnieniem zasad określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób

prawnych wg stawki amortyzacyjnej 50%.Wartości niematerialne i prawne zakupione ze środków

na wydatki bieżące oraz stanowiące pierwsze wyposażenie nowych obiektów o wartości

początkowej niższej od wymienionej w ustawie o podatku dochodowym dla osób prawnych,

traktuje się jako pozostałe wartości niematerialne i prawne, które umarzane są w 100% w

miesiącu przyjęcia do używania.

4. Ewidencja szczegółowa dla objętych ewidencją księgową wartości niematerialnych i prawnych

umożliwia ustalenie umorzenia oddzielnie dla poszczególnych podstawowych i oddzielnie dla

pozostałych wartości niematerialnych i prawnych.

 

§ 4

1.Rzeczowe aktywa trwałe obejmują:

a) środki trwałe,

b) pozostałe środki trwałe,

c) środki trwałe w budowie (inwestycje),

2. Za środki trwałe uznaje się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie

użyteczności dłuższym niż rok, kompletne i zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby

jednostki, o wartości początkowej powyżej 3.500 zł. Wartość ta wynika z art. 16 d ust. 1 ustawy z

dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2011

roku Nr 74, poz. 397 ze zm.).

3. Każdorazowa zmiana wartości początkowej środków trwałych w tej ustawie powoduje

automatycznie zmianę kwot określonych w niniejszym zarządzeniu. Środki trwałe o wartości

jednostkowej powyżej 3.500 zł i okresie użytkowania dłuższym niż rok są zakupywane ze środków

na inwestycje.

§5

Grunty stanowiące własność Związku Gmin „ KWISA „ i prawo użytkowania wieczystego tych gruntów

podlegają ewidencji:

1. syntetycznej i analitycznej ogólnej (numery, położenie, wartość poszczególnych działek

składających się na ich kompleks-grunt) prowadzonej przez Kierownika Biura ,

2.analitycznej szczegółowej prowadzonej w oparciu o wartości wynikające z:

a)      aktów notarialnych umów kupna-sprzedaży (powiększone o koszty związane z zakupem),

dokonywanej w miarę potrzeby wyceny biegłych oraz okresowej aktualizacji wycen

b)     szacunkowych (na podstawie rozeznania cen rynkowych),

c)      innych kosztów związanych z nabyciem gruntów (np. sporządzanie map, wyrysów, wypisów).

§ 6

1. Środki trwałe, to składniki aktywów zdefiniowane w art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości

oraz środki trwałe stanowiące własność Skarbu Państwa lub Związku Gmin „ KWISA „

 otrzymane w zarząd lub używanie i przeznaczone na potrzeby jednostki.

2. Środki trwałe obejmują w szczególności:

a) nieruchomości, w tym grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, lokale będące odrębną

własnością, budynki, budowle,

b) maszyny i urządzenia,

c) środki transportu i inne rzeczy,

d) ulepszenia w obcych środkach trwałych,

e) inwentarz żywy.

3.. Środki trwałe księguje się w podziale na podstawowe środki trwałe i pozostałe środki trwałe.

Podstawowe środki trwałe są ewidencjonowane na koncie 011.

Dopuszcza się możliwość księgowania aktywów o wartości początkowej niższej niż 3.500 zł do

podstawowych środków trwałych w przypadku zestawów komputerowych, laptopów, urządzeń

kserujących i skanujących oraz wszelkiego sprzętu o wartości jednostkowej większej niż 1.500 zł.

Pozostałe środki trwałe ewidencjonowane są na koncie 013.

Ewidencja ilościowa do wartości 1.500 zł prowadzona jest przez Skarbnika , natomiast ewidencja

ilościowo – wartościowa powyżej 1.500 zł do 3.500 zł dodatkowo prowadzona jest w księgowości .

§7

1. Wykaz pozostałych środków trwałych o niskiej jednostkowo wartości początkowej, dla

których prowadzi się ewidencję ilościową:

Skorowidz dot. ewidencji ilościowej pozostałych środków trwałych

Dział		Nazwa działu	Nr konta	Nazwa konta	Uwagi
I	A01	Biurka	1	Biurka zwykle
II	B01	Stoły	1	Stoły biurowe
	B03		3	stoliki
	B06		6	Stoliki pod komputer
	B07		7	Stoliki ,kwietniki
III	C01	Szafy	1	Szafy biurowe
	C02		2	Szafy kartoteczne
	C03		3	Szafy od kompletu
	C07		7	Półki na akta , regały
	C15		15	Szafy metalowe
IV	D01	Wieszaki	1	Wieszaki stojące i ścienne
V	E01	Krzesła i fotele	2	krzesła
	E03		3	Fotele, fotele obrotowe
	E09		9	ławy
VIII	F03	Dywany	3	dywany
X	G01	Lampy, żyrandole	1	Lampy biurowe stojące
	G02		2	żyrandole
XI	H01	Maszyny ,aparaty i inne urządzenia	1	Maszyny do pisania
	H02		2	Maszyny do liczenia, kalkulatory
	H05		5	Ekspresy do kawy
	H12		12	radia
	H13		13	dyktafony
	H17		17	odkurzacze
	H20		20	wentylatory
	H21		21	Grzejniki elektryczne
	H35		35	zegary
XIII	I04	Kasetki metalowe	4	Kasetki metalowe
XVI	J01	Sprzęt p.poż	1	Gaśnice
XVII	K08	Różne przedmioty	8	drabiny
	K32		32	bojlery
	K39		39	czajniki
	K40		40	Kosze na śmieci
	K50		50	Sprzęt informatyczny
	K51		51	Pozostałe różne przedmioty

 

2. Pozostałe środki trwałe o wartości jednostkowej do 1.500 zł są objęte ewidencją ilościową, o

wartości powyżej 1.500 zł i nie więcej niż 3.500 zł objęte są ewidencją ilościowo – wartościową.

3. Do środków trwałych jednostki zalicza się także obce środki trwałe znajdujące się w jej użytkowaniu na podstawie art.3 ust. 4 ustawy o rachunkowości, jeśli występuje ona jako „korzystający” (w zakresie leasingu finansowego).

§ 8

1. Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:

a) w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeśli koszty zakupu nie stanowią

istotnej wartości,

b) w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu wytworzenia, zaś w

przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytworzenia – według wyceny dokonanej przez

rzeczoznawcę,

c) w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych dokumentów z

uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości godziwej,

d) w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia otrzymania lub w

niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,

e) w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub jednostki samorządu

terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji o przekazaniu, lub PT ,

f) w przypadku otrzymania środka na skutek wymiany środka niesprawnego – w wysokości

wynikającej z dowodu dostawcy, z podaniem cech szczególnych nowego środka.

2. Na dzień bilansowy środki trwałe (z wyjątkiem gruntów, których się nie umarza) wycenia się w

wartości netto, tj. z uwzględnieniem odpisów umorzeniowych ustalonych na dzień bilansowy.

3. Środki trwałe ewidencjonuje się w podziale na:

a) podstawowe środki trwałe na koncie 011”Środki trwałe”,

b) pozostałe środki trwałe na koncie 013”Pozostałe środki trwałe”.

§ 9

1. Podstawowe środki trwałe finansuje się ze środków na inwestycje w rozumieniu ustawy o

finansach publicznych i wydanego na jej podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2

marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów

oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz.207 z późn. zm).

2. Odpisów umorzeniowych dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu

przyjęcia środka trwałego do używania.

3. Umorzenie ujmowane jest na koncie 071 „ Umorzenie środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych”. Amortyzacja obciąża konto 400 „Amortyzacja” na koniec roku.

4. W jednostce przyjęto metodę liniową, zwaną metodą równomiernych odpisów, dla wszystkich

środków trwałych.

5. Dla żadnych środków trwałych nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

Jednostka nie dokonuje aktualizacji wyceny od wartości początkowej składników majątku, o

których mowa w art. 31 – 34 ustawy o rachunkowości.Aktualizacji wartości początkowej i

dotychczasowego umorzenia środków trwałych dokonuje się wyłącznie na podstawie odrębnych

przepisów, a wyniki takiej aktualizacji odnosi się na fundusz jednostki w zakresie aktywów

trwałych.

6. Na potrzeby wyceny bilansowej wartość gruntów nie podlega aktualizacji.

§ 10

1.Pozostałe środki trwałe to środki trwałe o niższej wartości, które finansuje się ze środków na

bieżące wydatki (z wyjątkiem pierwszego wyposażenia nowego obiektu, które tak jak ten obiekt

finansowane są ze środków na inwestycje).

Obejmują:

a) meble i dywany,

b) aparaty telefoniczne,

c) inne bez względu na ich wartość jednostkową, ale z uwagi na okres użytkowania dłuższy niż 1

rok są zakupywane ze środków obrotowych.

2. Pozostałe środki trwałe ujmuje się w ewidencji ilościowo – wartościowej na koncie 013 „Pozostałe

środki trwałe” i umarza się je w 100% w miesiącu przyjęcia do używania a umorzenie to ujmowane

jest na koncie 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i

prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” w korespondencji z kontem 401 „Zużycie materiałów i

energii”.

§ 11

1. Środki trwałe w budowie (inwestycje) to koszty poniesione w okresie budowy, montażu

przystosowania, ulepszania i nabycia podstawowych środków trwałych oraz koszty nabycia

pozostałych środków trwałych stanowiących pierwsze wyposażenie nowych obiektów wliczone do

dnia bilansowego lub do dnia zakończenia inwestycji, w tym również:

a) niepodlegający odliczeniu podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy,

b) koszt obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu ich sfinansowania i związane z nimi różnice

kursowe, pomniejszony o przychody z tego tytułu,

c) opłaty notarialne, sądowe itp.

d) odszkodowania dla osób fizycznych i prawnych wynikłe do zakończenia budowy.

2. W jednostce do kosztów inwestycji zalicza się w szczególności następujące koszty:

a) dokumentacji projektowej,

b) nabycia gruntów i innych składników majątku, związanych z budową,

c) badań geodezyjnych i innych dotyczących określenia właściwości geologicznych terenu,

d) przygotowania terenu pod budowę, pomniejszone o zyski ze sprzedaży zlikwidowanych na

nim obiektów,

e) opłat z tytułu użytkowania gruntów i terenów w okresie budowy,

f) założenia stref ochronnych zieleni,

g) nadzoru autorskiego, inwestorskiego,

h) ubezpieczeń majątkowych obiektów w trakcie budowy,

i) sprzątania obiektów poprzedzającego oddanie do użytkowania,

) inne koszty bezpośrednio związane z budową.

§ 12

1. Należności długoterminowe to należności, których termin zapadalności przypada w okresie

dłuższym niż rok od dnia bilansowego. Wyceniane są w kwocie wymagającej zapłaty, a więc

łącznie z należnymi odsetkami, pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące ich wartość

(zasada ostrożności) zgodnie z art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości.

2. Jeżeli spłata należności ma nastąpić ratami, to raty płatne w roku obrotowym następującym po

dniu bilansowym oraz raty zaległe wykazuje się we właściwej pozycji B.II aktywów, zaś resztę

należności – płatną w okresie powyżej roku – w poz. A.III bilansu jednostki budżetowej.

3. Długoterminowe aktywa finansowe (wykazywane w organie) to aktywa finansowe (rozumiane

zgodnie z ustawą o rachunkowości jako inwestycje długoterminowe).

Obejmują w szczególności:

a) akcje i udziały w obcych podmiotach gospodarczych,

b) akcje i inne długoterminowe papiery wartościowe traktowane jako lokaty długoterminowe.

4. Na dzień przyjęcia do ewidencji wyceniane są w cenie nabycia lub cenie zakupu, jeżeli koszty

przeprowadzenia transakcji nie są istotne.

§13

1. Na dzień bilansowy udziały w innych jednostkach oraz inne inwestycje długoterminowe

wyceniane są w:

a) cenie nabycia pomniejszonej o odpisy z tytułu trwałej utraty wartości,

b) wartości godziwej,

c) w skorygowanej cenie nabycia, o ile określony został dla nich termin wymagalności.

2. Udziały w jednostkach podporządkowanych wycenia się według zasad dla udziałów w innych

jednostkach lub metodą praw własności dla aktywów trwałych.

3. Ewidencja szczegółowa powinna zapewnić ustalenie wartości bilansowej(netto) poszczególnych

rodzajów długoterminowych aktywów finansowych.

§ 14

1.Zapasy obejmują materiały.

Materiały wycenia się w cenach ewidencyjnych równych cenom nabycia lub zakupu, jeśli koszty

zakupu nie stanowią istotnej wartości w jednostce wycenia się je w cenach zakupu.

2. Jednostka nie prowadzi ewidencji obrotu materiałowego. Zakupione materiały przekazywane są

bezpośrednio do zużycia w działalności. Na koniec roku na podstawie spisu z natury ustalana jest

wartość nieużytych materiałów w cenie zakupu, którą ujmuje się na koncie 310 „Materiały”,

zmniejszając równocześnie koszty działalności.

3. Od składników zaliczanych do zapasów nie dokonuje się odpisów z tytułu trwałej utraty wartości.

§15

1. Należności krótkoterminowe to należności o terminie spłaty krótszym od jednego roku od dnia

bilansowego. Wyceniane są w wartości nominalnej łącznie z podatkiem VAT, a na dzień

bilansowy w wysokości wymaganej zapłaty, czyli łącznie z wymagalnymi odsetkami z

zachowaniem zasady ostrożnej wyceny, tj. w wysokości netto, czyli po pomniejszeniu o wartości

ewentualnych odpisów aktualizujących dotyczących należności wątpliwych (art. 35b ust.1 ustawy

o rachunkowości).

2. W jednostce należności z tytułu dochodów budżetowych, ujmowane są na koncie 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych

3. Odpisy aktualizujące należności tworzone są na podstawie ustawy o rachunkowości, z wyjątkiem:

a) odpisów aktualizujących wartość należności funduszy utworzonych na podstawie ustaw, które

obciążają te fundusze,

b) odpisów aktualizujących wartość należności realizowanych na rzecz innych jednostek, które

obciążają zobowiązania wobec tych jednostek,

c) w organie odpisów aktualizujących wartość należności z tytułu rozchodów budżetu, które

zalicza się do wyniku na pozostałych operacjach niekasowych.

4. Odpisy aktualizujące należności dokonywane są najpóźniej na koniec roku obrotowego (na dzień

31 grudnia roku obrotowego).

Instrukcja ustalania odpisów aktualizujących wartości należności

§ 16

1. Za przeprowadzenie bilansowej wyceny należności odpowiedzialny jest Skarbnik Związku . W celu

realizacji tego zadania Skarbnik może żądać informacji od pracowników merytorycznych Wydziału

BK o sytuacji finansowej dłużników z którymi odpowiedzialni pracownicy merytoryczni

współpracują.

2. Pracownicy merytoryczni Wydziału BK przedkładają Skarbnikowi wykazy zaległości w podziale na

grupy do dnia 30 stycznia po roku obrotowym.

3. Pracownicy merytoryczni Wydziału BK, w miarę posiadanych informacji, wnoszą uwagi o sytuacji

finansowej dłużników i w formie pisemnej przekazują je Skarbnikowi w terminie do 30 stycznia po

roku obrotowym.

4. W oparciu o uzyskane informacje Skarbnik ustala odpisy aktualizujące wycenę należności,

stosując zasady określone w przepisach art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Według tych

przepisów wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich

zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

a) Należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek

dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej

wysokości należności,

b) należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według

oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest

prawdopodobna – do wysokości nie pokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,

c) należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których

uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub

odpisywania,

d) należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu

prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej

działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym

także ogólnego, na nieściągalne należności.

5. W przypadku braku informacji o sytuacji finansowej i majątkowej dłużnika wysokość odpisu

aktualizującego ustala się poprzez zakwalifikowanie należności wymagalnej do przedziału

czasowego zalegania z płatnością. Przedziałem czasowym przypisane stawki procentowe

odpisów aktualizujących wycenę należności według podanych niżej wartości procentowych.

Należności dzieli się na 2 grupy:

a) należności z tytułu umów cywilnoprawnych,

b) pozostałe należności.

6. Należności z poszczególnych grup aktualizuje się według poniższych zasad:

1) Należności z tytułu umów cywilnoprawnych:

a)      do 1 roku – bez odpisu aktualizacyjnego,

b)      powyżej 1 roku do 2 lat – odpis aktualizacyjny w wysokości 50%,

c)       powyżej 2 lat do 3 lat - odpis aktualizacyjny w wysokości 75 %,

d)      powyżej 3 lat - odpis aktualizacyjny w wysokości 100%.

2) Pozostałe należności:

a)      do 6 miesięcy – bez odpisu aktualizacyjnego,

b)     powyżej 6 miesięcy do 1 roku - odpis aktualizacyjny w wysokości 50 % należności,

c)      powyżej 1 roku - odpis aktualizacyjny w wysokości 100% należności.

7. Należności spłacone po dacie bilansu, a przed terminem ustalenia odpisów aktualizacyjnych, nie

podlegają aktualizacji wyceny.

8. Wycenę bilansową należności należy zakończyć do dnia 28 lutego następnego roku.

9. Podstawą do ujęcia w księgach rachunkowych odpisu aktualizującego należności jest wystawiony

dokument wewnętrzny „Polecenie księgowania (PK)” w oparciu o wyliczenie wartości, które do PK

zostaje załączone.

§17

Należności i zobowiązania oraz inne składniki aktywów i pasywów wyrażone w walutach obcych

wycenia się nie później niż na koniec kwartału według zasad obowiązujących na dzień bilansowy.

§18

Umarzanie należności dokonuje się na podstawie art. 59 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o

finansach publicznych.

§ 19

Kierując się zasadą istotności oraz mając na uwadze racjonalne gospodarowanie środkami

publicznymi wezwania do zapłaty oraz noty odsetkowe nie są przesyłane do kontrahentów, jeżeli

kwota należności jest mniejsza od kosztów przesyłki pocztowej poleconej za zwrotnym

potwierdzeniem odbioru.

§ 20

1. Środki pieniężne na rachunkach bankowych wycenia się według wartości nominalnej.

2. Walutę obcą na dzień bilansowy wycenia się według kursu średniego danej waluty ustalonego

przez Prezesa NBP na ten dzien. W ciągu roku operacje gospodarcze walut oraz operacje zapłaty

należności lub zobowiązań wycenia się po kursie kupna lub sprzedaży banku, z którego usług

korzysta jednostka.

§ 21

1. Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów to koszty już poniesione, ale dotyczące przyszłych

okresów sprawozdawczych. Ich wycena bilansowa przebiega na poziomie wartości nominalnej.

2. W jednostce rozliczenia międzyokresowe czynne mają nieistotną wartość i dlatego nie są rozliczane

w czasie, lecz od razu powiększają koszty działalności.

3. Korzystając z uprawnień wynikających z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości przyjęto zasadę, że

faktury za energię elektryczną, cieplną, gaz, za rozmowy telefoniczne, prenumeraty, wszystkie

abonamenty, ubezpieczenia majątkowe i inne, nie podlegają rozliczeniom czasie za pośrednictwem

rozliczeń międzyokresowych kosztów, księguje się je natomiast w koszty tego miesiąca, w którym

zostały wystawione przez sprzedawcę bez względu na to, jakiego okresu dotyczą.

 

§ 22

1.Zobowiązania z tytułu dostaw wycenia się w kwocie wymagającej zapłaty, czyli łącznie z

odsetkami naliczonymi na podstawie not odsetkowych otrzymanych od kontrahentów.

2.Zobowiązania wyrażone w walucie obcej wycenia się nie później niż na koniec kwartału według

zasad obowiązujących na dzień bilansowy. Odsetki od zobowiązań, w tym także tych, do których

stosuje się przepisy dotyczące zobowiązań podatkowych, ujmowane są w momencie ich zapłaty

lub pod datą ostatniego dnia kwartału w wysokości odsetek należnych na koniec tego kwartału.

3.Zobowiązania finansowe (w organie) wycenia się według zasad określonych w Rozporządzeniu

Ministra Finansów dnia 30 marca 2010 r. w sprawie szczegółowego sposobu ustalania wartości

zobowiązań zaliczanych do państwowego długu publicznego, długu Skarbu Państwa, wartości

zobowiązań z tytułu poręczeń i gwarancji.

§ 23

Rezerwy w jednostce występują w postaci rezerw tworzonych na pewne lub o dużym

prawdopodobieństwie przyszłe zobowiązania zgodnie z art. 35d ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Rezerwy tworzy się również w momencie przeznaczenia środków dochodów własnych jednostki

budżetowej na dofinansowanie lub sfinansowanie środków trwałych w budowie (inwestycji).

§24

Rozliczenia międzyokresowe bierne to rezerwy na koszty przyszłych okresów. W jednostce

rozliczenia międzyokresowe bierne mają nieistotną wartość i dlatego nie są tworzone.

Rezerwy tworzone zgodnie z art. 35d ust. 1 na przewidywanie zobowiązania dotyczą w jednostce

oszacowanych skutków toczącego się postępowania sądowego.

§ 25

1. Sporządzany dokument przez Skarbnikacelem ujęcia w księgach rachunkowych pod

datą ostatniego dnia roku obrotowego. Księgowość prowadzi w tym zakresie ewidencję

syntetyczną. Księgowanie odbywa się na kontach bilansowych w następujący sposób:

1) Dochody, na które nie jest dokonywany przypis ewidencjonuje się na:

a) stronie Wn konta 800 – „Fundusz jednostki” i stronie Ma konta 720 – „Przychody z tytułu

dochodów budżetowych”,

2) dochody, na które jest dokonywany przypis są ewidencjonowane na:

a) stronie Wn konta 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” i stronie Ma 720 –

„Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

b) stronie Wn konta 800 – „Fundusz jednostki” i stronie ma 221 konta – „Należności z tytułu

dochodów budżetowych”.

2. W razie konieczności zmiany danych, Skarbnik sporządzi i zaksięguje dokument zawierający korektę danych w terminie nieprzekraczalnym do dnia 20marca.

3. Ewidencja syntetyczna jest prowadzona dla celów sporządzenia rachunku zysków i strat oraz

zestawienia zmian w funduszu.

4. Sprawozdania budżetowe Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych Związku sporządza Skarbnik .

5. Przypisane należności budżetowe wymagalne w przyszłych latach księguje się na koncie Wn 226

i Ma 840.

§ 26

Przychody przyszłych okresów to przychody, które występują w Związku z tytułu:

a) długoterminowych należności z tytułu dochodów budżetowych,

b) należnych kar umownych oraz kwot podwyższających należności i roszczenia objęte odpisem

aktualizującym.

§ 27

Zaangażowanie to sytuacja prawna wynikająca z podpisanych umów, decyzji i innych postanowień,

która spowoduje wykonanie:

a) wydatków budżetowych ujętych w budżecie Związku danego roku ,

b) wydatków budżetowych ,

c) wydatków środków europejskich objętych planem danego roku i lat następnych.

§ 28

1. Ustalenie wyniku finansowego:

1) W Związku następuje poprzez przeksięgowanie w końcu roku obrotowego:

a) na stronę Wn konta 860 „Wynik finansowy”

- sumy poniesionych kosztów operacyjnych w korespondencji z zespołem 4 „Koszty według

rodzajów i ich rozliczenie”,

- -zmianę stanu międzyokresowych rozliczeń kosztów w korespondencji z kontem 490

„Rozliczenie kosztów”,

- sumy poniesionych kosztów amortyzacji w korespondencji z kontem 400 „Amortyzacja”,

- sumy poniesionych kosztów finansowych w korespondencji z kontem 751 „Koszty

finansowe”,

- sumy pozostałych kosztów operacyjnych w korespondencji z kontem 761 „Pozostałe

koszty operacyjne”,

- sumy poniesionych strat nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 771 „Straty

nadzwyczajne”.

b) na stronę Ma konta 860 „Wynik finansowy”:

- sumy uzyskanych przychodów w korespondencji z poszczególnymi kontami: 720, 750,

760, 770,

- zmianę stanu międzyokresowych rozliczeń kosztów w korespondencji z kontem 490

„Rozliczenie kosztów”.

c) Wynik finansowy jednostki budżetowej ustalany jest zgodnie z wariantem porównawczym

rachunku zysków i strat na koncie 860 „Wynik finansowy”.

d) Ewidencja kosztów działalności podstawowej prowadzona jest w zespole 4 kont, tj. według

rodzajów kosztów i jednocześnie w podziałkach klasyfikacji budżetowej wydatków.

e) Na wynik finansowy netto zgodnie z rachunkiem zysków i strat przedstawionym w załączniku

nr 8 do „rozporządzenia” składa się:

- wynik ze sprzedaży,

- wynik z działalności operacyjnej,

- wynik z działalności gospodarczej,

- wynik brutto.

2) W organie finansowym Związku Gmin

a) Wynik wykonania budżetu Związku (niedobór lub nadwyżka budżetu) wykazywany w bilansie z wykonania budżetu ustalany jest na koncie 961 „Wynik wykonania budżetu” według zasady kasowej poprzez porównanie zrealizowanych w danym roku dochodów i wydatków budżetowych ujmowanych na odrębnych kontach: 901 „Dochody budżetowe”, 902 „Wydatki budżetowe” z wyjątkiem operacji szczególnych, określonych w odrębnych przepisach.

b) Operacje wynikowe, które nie powodują zwiększenia wydatków i dochodów danego roku

budżetowego (tzw. operacje niekasowe), dotyczące przychodów i kosztów finansowych oraz

pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, ujmowane są na koncie 962 „Wynik na

pozostałych operacjach”. W roku następnym, po zatwierdzeniu sprawozdania budżetowego

przez organ Związku., saldo tego konta przeksięgowywane jest na konto 960„Skumulowane wyniki budżetu”.

c) Bilans z wykonania budżetu sporządzany jest wraz z informacją dodatkową na podstawie

uzgodnionych zapisów w księgach rachunkowych.

Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych wraz z wykazem zbiorów danych tworzących księgi

rachunkowe na informatycznych nośnikach danych.

§ 29

1. Księgi rachunkowe Związku (zwanego dalej „jednostka”) jako jednostki budżetowej

oraz Zgromadzenia(zwanej danej „organem”) jako Związek prowadzone są w siedzibie Urzędu Miasta Lubań przy ul. 7-mej Dywizjii 14, 59 – 800 Lubań.

2.W jednostce budżetowej sporządza się zgodnie z obowiązującymi przepisami:

a) Sprawozdania finansowe i budżetowe

b) Sprawozdania statystyczne

c) Deklaracje

3. Księgi rachunkowe jednostki i organu prowadzone są przy pomocy komputera i obejmują zbiory

zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą:

a) dziennik,

b) księgę główną,

c) księgi pomocnicze,

d) zestawienia: obrotów i sald księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

e) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

4. Zbiory danych tworzących księgi rachunkowe zgromadzone są pod DYSKIEM MS WINDOWS na komputerach typu PC w aplikacjachopracowanych przez Zakład Systemów Informatycznych

„SIGID”.

5. Podstawą dodatkowego wyodrębnienia ksiąg rachunkowych jest specyfika wykonywanych zadań

w jednostce jak i źródło ich finansowania.

§ 30

1.Dziennik prowadzony jest w sposób następujący:

a) zdarzenia, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, ujmowane są w nim

chronologicznie,

b) zapisy są kolejno numerowane w okresie roku/miesiąca, co pozwala na ich jednoznaczne

powiązane ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

c) sumy zapisów (obroty) liczone są w sposób ciągły,

d) jego obroty są zgodne z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

2. Na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest w formie wydruku

komputerowego zestawienie obrotów i sald księgi głównej.

§ 31

1. Księga główna (konta syntetyczne) prowadzona jest w sposób spełniający następujące zasady:

a) podwójnego zapisu,

b) systematycznego i chronologicznego rejestrowania zdarzeń gospodarczych zgodnie z zasadą

memoriałową, z wyjątkiem dochodów i wydatków, które ujmowane są w terminie ich zapłaty,

niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą,

c) powiązania dokonywanych w niej zapisów z zapisami w dzienniku.

§ 32

1.Księgi pomocnicze (konta analityczne) stanowią zapisy uszczegóławiające dla wybranych kont

księgi głównej. Zapisy na kontach analitycznych dokonywane są zgodnie z zasadą zapisu

55 ………………..

powtarzanego. Ich forma dostosowana jest za każdym razem do przedmiotu ewidencji konta

głównego……………………..

2. Konta analityczne tworzy się w ten sposób, że do numeru konta syntetycznego dodaje się

odpowiednie oznaczenie, na które składają się cyfry, np. działy, rozdziały, paragrafy.

3. Decyzję o utworzeniu kont analitycznych podejmuje Skarbnik.

4. W polityce rachunkowości konta analityczne nie są ujmowane w obowiązującym wykazie kont.

§33

1.Konta pozabilansowe pełnią funkcję wyłącznie informacyjno-kontrolną. Zdarzenia na nich

rejestrowane nie powodują zmian w składnikach aktywów i pasywów. Na kontach

pozabilansowych obowiązuje zapis jednostronny, który nie podlega uzgodnieniu z dziennikiem ani

innym urządzeniem ewidencyjnym.

2. Ujmowane są na nich:

a) likwidacja środków trwałych (konto 091),

b) przychody budżetu (konto 930),

c) rozchody budżetu (konto 931),

d) wydatki strukturalne (konto 975),

e) zaangażowanie środków budżetowych roku bieżącego (konto 998),

f) zaangażowanie środków na wydatki budżetowe przyszłych lat (konto 999),

g) planowane dochody budżetu (konto 991),

h) planowane wydatki budżetu (konto 992),

3. Księgi rachunkowe prowadzi się w celu uzyskania odpowiednich danych wykorzystywanych do

sporządzenia sprawozdań budżetowych, finansowych, statystycznych i innych oraz rozliczeń z

budżetem państwa, urzędami skarbowymi i z ZUS, do których jednostka została zobowiązana.

§ 34

1. Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej w formie wydruku sporządza się na koniec

każdego miesiąca. Zawiera ono:

a) symbole i nazwy kont,

b) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i

narastająco od początku roku oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego,

c) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i

narastająco od początku roku oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

2.Zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych sporządzane jest:

a) dla wszystkich ksiąg pomocniczych na koniec roku budżetowego,

b) dla składników objętych inwentaryzacją na dzień inwentaryzacji,

c) dla kont wszystkich na koniec każdego miesiąca .

3. Uproszczenia zastosowane w księgach rachunkowych oraz inne ustalenia

a) Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód (egzemplarz dowodu) podstawę

zapisu stanowi oryginał dowodu.

b) W odniesieniu do zakupu materiałów, towarów, usług dowodami zastępczymi mogą być

duplikat faktury VAT, noty obciążeniowe.

c) W księgach danego miesiąca ujmowane są zobowiązania dotyczące kosztów danego

miesiąca z datą wpływu do Związku do 6 dnia następnego miesiąca kalendarzowego

włącznie, ze względu na termin złożenia sprawozdań (10 dzień każdego m-ca). Wyjątek

stanowi miesiąc grudzień, w którym ujmuje się zobowiązania dotyczące grudnia z datą

wpływu do 15 stycznia włącznie następnego roku.

§ 35

1. Określenie dowodów stanowiących podstawę zapisów księgowych

a) PK – Polecenia księgowania

b) WB – Wyciąg bankowy

c) PL - Plan finansowy

d) DK – Dowód księgowy

e) ZA – zaangażowanie

f) ZM – Zamknięcie miesiąca

g) ZR – Zamknięcie roku

Ewidencja zdarzeń gospodarczych

§ 36

1. Podstawą zapisu w księgach rachunkowych są zatwierdzone dowody księgowe, stwierdzające

dokonanie operacji gospodarczych zgodnie ze stanem faktycznym.

2. Ewidencję operacji gospodarczych prowadzi się zgodnie z treścią ekonomiczną, w porządku

chronologicznym i systematycznym, tj. na bieżąco, w kolejności dat ich powstania, z podziałem na

poszczególne okresy sprawozdawcze, w sposób wiarygodny i kompletny.

3. Stany aktywów i pasywów wykazane na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych wykazywane są w

tej samej wysokości jako bilans otwarcia na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych.

4. W księgach rachunkowych ujmuje się wszystkie przychody i koszty danego okresu

obrachunkowego w momencie ich wystąpienia, z zastrzeżeniem ust.5.

5. W celu dotrzymania terminów sporządzania sprawozdań z wykonania planu wydatków

budżetowych ujmuje się w ewidencji księgowej – w kosztach i zobowiązaniach – kwoty obciążeń

wynikające z faktur, rachunków i innych dokumentów księgowych wystawionych i przekazanych

przez kontrahentów w miesiącu sprawozdawczym. W przypadku dowodów przekazanych do

Kierownika Biura w następnym miesiącu, do ewidencji księgowej okresu sprawozdawczego przyjmuje

się te, które wpłynęły do 6-go dnia następnego miesiąca (za poprzedni miesiąc). Po tym terminie

dokumenty ujmowane są w ewidencji księgowej w miesiącu, w którym zostały przekazane do

Skarbnika . Zgodnie z zasadą istotności nie będzie to miało znaczącego wpływu na wynik finansowy.

6. Dochody i wydatki ujmowane są w terminie ich zapłaty niezależnie od rocznego budżetu, którego

dotyczą (zasada kasowa), z wyjątkiem operacji szczególnych określonych w odrębnychprzepisach.

7. W ewidencji księgowej ujmowane są wszystkie etapy i rozliczenia poprzedzające płatności

dochodów i wydatków. W ewidencji pozabilansowej w zakresie wydatków ujmowane jest

zaangażowanie środków.

8. Nie księguje się międzyokresowych kosztów przyszłych okresów, które są mało istotne w

budżecie na podstawie art.4 ust.4 ustawy o rachunkowości, ze względu na zwolnienie z podatku

dochodowego od osób prawnych oraz na brak stosownej sprawozdawczości.

9. Zwroty z tytułu refundacji poniesionych wydatków dokonane w tym samym roku budżetowym

przyjmowane są na rachunek bieżący dochodów.

10. Zwroty wydatków dokonane w latach poprzednich przyjmowane są na rachunek bieżący

dochodów.

11. Za miejsce powstania kosztów uznaje się rozdziały klasyfikacji budżetowej.

12. Wartość materiałów biurowych i druków księgowane jest bezpośrednio w koszty w momencie ich

zakupu.

13. Materiały eksploatacyjne, w szczególności biurowe, środki czystości, paliwo – wyłącza się z

ewidencji księgowej. Wydatki na ich nabycie odnosi się w koszty zespołu „4” w momencie

nabycia. Materiały te podlegają ewidencji pozaksięgowej u Kierownika Biura w sposób umożliwiający

rozliczenie się z tych materiałów.

14. Ewidencji księgowej nie podlegają materiały budowlane przekazane w momencie zakupu do

wbudowania. Materiały te podlegają jednak rozliczeniu na podstawie protokołów typowania robót i

protokołów wbudowania tych materiałów.

15. Sprawozdania budżetowe w zakresie dochodów sporządzane są na podstawie rejestrów

księgowych prowadzonych w jednostce.

16. Podstawę określenia kosztów wezwania do zapłaty jest koszt przesyłki listu poleconego za

zwrotnym potwierdzeniem odbioru.

17. Dokumentem będącym podstawą do korekty mylnie zaklasyfikowanych budżetowo kosztów i

wydatków jest pismo w formie dyspozycji sporządzone przez Kierownika Biura  i dostarczone do Skarbnika zawierające nazwę podmiotu (kontrahenta), kwotępodlegającą korekcie, mylnie zastosowaną podziałkę klasyfikacji budżetowej, wyjaśnienieprzyczyny korekty, podpis osoby sporządzającej korektę.

18. Dokumentem będącym podstawą księgowania kosztów wynagrodzeń na kontach syntetycznych

Związku  jest kserokopia listy płac stanowiąca zbiorcze zestawienie naliczonych wynagrodzeń.

Wykaz zbioru danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych.

§ 37

1. Księgi rachunkowe prowadzone są w pamięci komputera. Zbiory danych na nośnikach

komputerowych muszą być oznaczone:

a) nazwą jednostki,

b) nazwą księgi, której dotyczy,

c) data początku i końca roku obrotowego.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory danych:

a) dziennika,

b) kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna),

c) kont ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna).

 W Organie i Związku  prowadzone są :

3. Komputerowe księgi rachunkowe i wydruki spełniają następujące warunki:

a) trwale oznaczone (pełna nazwa jednostki oraz nazwa danego rodzaju księgi rachunkowej –

rejestru),

b) wskazany okres, którego dotyczą,

c) umieszczona data wydruku,

d) nazwa programu przetwarzania,

e) automatycznie numerowane strony, z oznaczeniem pierwszej i ostatniej oraz sumowane na

kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i roku obrotowego,

f) ujmowane wyłącznie zapisy, które podległy kontroli,

g) zbiór dziennika musi być niedostępny dla modyfikacji poza wprowadzeniem korekt,

h) automatyczna kontrola ciągłości zapisów i przenoszenia obrotów.

4. Komputerowe księgi rachunkowe prowadzone w formie rejestrów księgowych – winny być

oznakowane symbolami (literowymi) wyodrębnionych ksiąg.

5. Opisy przetwarzania danych poszczególnych programów komputerowych zarówno jednostki

(Związku ) jak i organu zawierają instrukcje dołączone do poszczególnych programów.

6. Dokumentacja opisująca poszczególne programy użytkownika posiada klauzulę, że jest zgodna z

wymogami ustawy o rachunkowości i zawiera:

a) wykaz programów,

b) procedury/funkcje wraz z opisem algorytmów i parametrów,

c) opis programowych zasad ochrony danych, metody zabezpieczenia dostępu do danych i

systemu ich przetwarzania,

d) wykaz zbioru kont ksiąg rachunkowych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań

oraz ich funkcji w komputerowym systemie rachunkowości.

7. Opisy przeznaczenia każdego programu, sposobu jego działania oraz wykorzystywania podczas

przetwarzania danych zawarte są w instrukcjach dostarczonych przez dostawcę.

§ 38

Wykaz programów komputerowych pracujących w Związku Gmin „ KWISA „ pod systemami

operacyjnymi  na komputerach typu laptop opracowanych przez Zakład Systemów

Informatycznych „SIGID” Sp. z o.o. Poznań ul. H. Januszewskiej 1:

1. Księgowość budżetowa jednostki i/lub Zarządu – wersja KB 2.40a z.20110915 (aktualizacja) -

ewidencję rozpoczęto w roku 2004.

2. Ponadto programy:

1)Płatnik Firmy Asseco POLAND przekazany przez ZUS – wersja 8.01.001A - (aktualizacja) –rozpoczęto eksploatację w 2000 r,

2) SJO BeSTi@ – System Zarządzania Budżetami Jednostek samorządu Terytorialnego

Sprawozdawczość Jednostek Organizacyjnych opracowany przez SYGNITY S.A i Sputnik

Software Sp. z o.o.-rozpoczęto eksploatację w 2006 roku -wersja 1.02.010.08 -

(aktualizacja).

System wspomaga sporządzanie jednostkowych sprawozdań budżetowych oraz w zakresie

operacji finansowych w miesięcznych i kwartalnych okresach sprawozdawczych. System

obsługuje także tworzenie bilansów jednostek budżetowych oraz wspomaga pracę w

zakresie tworzenia i zmian planów finansowych jednostek organizacyjnych, umożliwia

tworzenie raportów w różnych przekrojach na podstawie wprowadzonych danych.

System współpracuje z programem BeSTi@ poprzez możliwość importowania i

eksportowania plików między programami w szczególności w zakresie dodawania nowych

jednostek organizacyjnych, aktualizacji słowników klasyfikacji budżetowej i słowników reguł

kontrolnych, tworzenia planów finansowych oraz sprawozdań

3)BeSTi@ - System Zarządzania Budżetami Jednostek Samorządu Terytorialnego –

rozpoczęto eksploatację w 2006 roku – opracowany przez Sputnik Software - wersja

3.02.010.07 (aktualizacja).

System wspomaga sporządzanie sprawozdań jednostkowych i zbiorczych w miesięcznych i

kwartalnych okresach sprawozdawczych. Obsługuje także tworzenie bilansów jednostek

budżetowych, zakładów budżetowych, bilansów łącznych jednostek organizacyjnych w

podziale na formy prawne prowadzonej działalności, bilansów z wykonania budżetu JST

oraz bilansu skonsolidowanego. Wspomaga pracę w zakresie sprawozdawczości i uchwał

budżetowych, umożliwia tworzenie raportów w różnych przekrojach na podstawie

wprowadzonych danych.

Program obsługuje elektroniczne przesyłanie sprawozdań budżetowych do Ministerstwa

Finansów za pośrednictwem Regionalnej Izby Obrachunkowej.

Wymiana danych odbywa się z możliwym wykorzystaniem podpisu elektronicznego i bez

użycia zewnętrznych programów pocztowych.

3. Wykaz wersji oprogramowania podlega aktualizacji przynajmniej do 30-go dnia miesiąca

następnego po zakończeniu kwartału.

Opis działania wymienionych programów SIGID

Księgowość budżetowa Jednostki i/ lub Zarządu

§ 39

1. Dostępne dla użytkownika funkcje to:

a) obsługa planu kont – czyli funkcje umożliwiające założenie w komputerze słownika kont

analitycznych do kont syntetycznych.

b) założenie i obsługa kont w ciągu roku po rozpoczęciu księgowania „bilansu otwarcia”

c) rejestracja dokumentów, czyli wprowadzenie do ewidencji komputera danych o

dokumentach oraz danych z dokumentów, które to dane będą na polecenie operatora

zaksięgowane na kontach,

d) księgowanie dokumentów – czyli funkcje pozwalające operatorowi wydać polecenie

wykonania danych wprowadzonych podczas rejestracji,

e) zamykanie miesiąca,

f) zamykanie roku i automatyczne generowanie bilansu otwarcia na rok następny,

g) wprowadzanie planu wydatków i dochodów budżetowych według klasyfikacji budżetowej,

h) wydawnictwa księgowe - czyli funkcje pozwalające na wyświetlenie i wydruk zestawień

służących do sporządzania sprawozdań wewnętrznych i zewnętrznych.

2. Dokumentacja wraz z opisem programu znajduje się u Skarbnika .

KSIĘGI RACHUNKOWE

§ 40

1. Księgi rachunkowe są:

a) oznaczone nazwą jednostki, nazwą rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu

przetwarzania

b) prowadzone w języku i walucie polskiej (w złotych i groszach),

c) wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia

d) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

2. Księgi rachunkowe obejmują zbiory danych:

a) dziennika

b) kont księgi głównej (ewidencja syntetyczna)

c) kont ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna)

§ 41

1. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w całości lub w części przy użyciu komputera należy

stosować poniższe zasady:

a) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone

b) nie udostępniać zbioru do modyfikacji (czyli dla dokonywania jakichkolwiek zmian)

c) zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów

d) Dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami omówionymi w punkcie 3

2. Zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie.

Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem kompletności ujęcia w całym roku obrotowym.

3. Dziennik powinien zawierać :

a) kolejną numerację dziennika

b) obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w roku obrotowym

4. Jeżeli jest prowadzonych kilka dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienie zawierające

obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające.

§ 42

1. Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku

systematycznym z zachowaniem chronologii, na stronach przewidzianych w zakładowym planie

kont.

2. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio równolegle dokonane z zapisami w

dzienniku.

3. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont, co najmniej ze

szczegółowością, z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór

danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika. Obroty wszystkich kont winny być

zgodne z obrotami dziennika.

§ 43

1. Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winny być prowadzone co najmniej dla:

a) środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów

umorzeniowych.

b) rozrachunków z kontrahentami

c) rozrachunków z pracownikami

d) operacji sprzedaży i zakupu

e) kosztów, dochodów i innych istotnych dla jednostki składników majątku

f) dochodów i wydatków z podziałem na klasyfikację budżetową co najmniej ze szczegółowością

z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości.

2. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. Konta

ksiąg pomocniczych służące uszczegółowieniu zapisów kont księgi głównej prowadzi się w

porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej,

wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo

początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej.

 

 

WYDRUKI KOMPUTEROWE

§ 44

1. Wydruki komputerowe powinny być:

a) trwale oznakowane nazwą jednostki której dotyczą oraz zrozumiałą nazwą danego rozdziału

księgi rachunkowej.

b) wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia

c) powinny mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej („koniec

wydruku”) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone

nazwą programu przetwarzania.

2. Zapisy księgowe powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych w niżej

wymienionych terminach:

1) na koniec roku sporządza się wydruki:

a) Zbiorów dziennika, które powinny zawierać:

- sumy obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku,

- kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji

- datę miesiąca, którego operacje dotyczą

3. Zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które

powinno zawierać:

a) symbole lub nazwy poszczególnych kont,

b) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald,

c) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz sumę obrotów

d) obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę

e) salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald.

4. Sprawozdania miesięczne dla wydatków i odpowiednio dla dochodów.

Narastająco od początku roku obrotowego obroty tego zestawienia powinny być zgodne z

narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika.

5. Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki:

a) kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej)

b) kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej)

6. Powyższe wydruki powinny zawierać:

a) symbole lub nazwy poszczególnych kont,

b) salda kont na początek roku,

c) daty początku i końca okresu, którego dotyczą,

d) nazwę programu sporządzającego wydruk,

e) faktyczną datę sporządzenia wydruku,

f) kolejną numerację stron,

g) zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały

zaksięgowane w dzienniku,

h) obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów,

i) salda kont na koniec okresu na jaki sporządzany jest wydruk oraz sumę ogółem salda Wn iMa.

7. Na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont

pomocniczych zawierających obok danych wymienionych wyżej również:

a) symbole lub nazwy kont pomocniczych,

b) symbole lub nazwy kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne

konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej),

c) salda kont oraz ich łączne sumy.

8. Na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników

majątkowych.

OTWIERANIE I ZAMYKANIE KSIĄG

§ 45

1. Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera następuje wyłącznie

„ręcznie” i również w tym przypadku należy sporządzić wydruk zestawienia obrotów i sald

wprowadzonego bilansu otwarcia jako sprawdzianu zamknięcia.

2. Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku

roku następnego sald kont figurujących na koniec danego roku obrotowego pod

warunkiem, iż jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów pierwotnych z

roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie poprawności

przetwarzania danych i kompletności zapisów.

3. Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia,

które jednocześnie spełniają rolę sprawdzianu poprawności, ciągłości i kompletności

zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów i sald bilansu

otwarcia.

4. Do sporządzania sprawozdań jednostkowych i zbiorczych wykorzystywany jest program

pod nazwą Budżet JST Plus oraz system BESTi@.

5. Do rozliczania i sporządzania deklaracji ZUS wykorzystywany jest program PŁATNIK.

6. Zamknięcia ksiąg rachunkowych za poszczególne miesiące roku budżetowego należy

dokonywać do dnia 25 każdego miesiąca, po miesiącu, którego dotyczą księgowania, z

wyłączeniem okresu od grudnia do marca, gdy zamknięcia należy dokonać do dnia 30

kwietnia (po sporządzeniu bilansu za poprzedni rok sprawozdawczy .

 

 

ZAKŁADOWY PLAN KONT

§ 46

1. Plan kont dla Związku Gmin „ KWISA „jako jednostki budżetowej

1) Wykaz kont syntetycznych

KONTA BILANSOWE

Zespół 0 – Majątek trwały

011 Środki trwałe

013 Pozostałe środki trwałe

015 Mienie zlikwidowanych jednostek

020 Wartości niematerialne i prawne

030 Długoterminowe aktywa finansowe

071 Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

072 Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów

bibliotecznych

073 Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe

080 Środki trwałe w budowie (inwestycje)

Zespół 1 – Środki pieniężne i rachunki bankowe

130 Rachunek bieżący jednostki

135 Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia

139 inne rachunki bankowe

140 Krótkoterminowe aktywa finansowe

141 Środki pieniężne w obrocie

Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia

201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami

221 Należności z tytułu dochodów budżetowych

224 Rozliczenie dotacji budżetowych oraz płatności z budżetu środków europejskich

225 Rozrachunki z budżetami

226 Długoterminowe należności budżetowe

229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne

231 Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń

234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami

240 Pozostałe rozrachunki

245 Wpływy do wyjaśnienia

290 Odpisy aktualizujące należności

Zespół 3 – Materiały i towary

310 Materiały

Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie

400 Amortyzacja

401 Zużycie materiałów i energii

402 Usługi obce

403 Podatki i opłaty

404 Wynagrodzenia

405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia

409 Pozostałe koszty rodzajowe

490 Rozliczenie kosztów

Zespół 6 – „Produkty”

640 Rozliczenia międzyokresowe kosztów

Zespół 7 – Przychody i koszty ich uzyskania

720 Przychody z tytułu dochodów budżetowych

750 Przychody finansowe

751 Koszty finansowe

760 Pozostałe przychody operacyjne

761 Pozostałe koszty operacyjne

770 Zyski nadzwyczajne

771 Straty nadzwyczajne

Zespół 8 – Fundusze, rezerwy i wynik finansowy

800 Fundusz jednostki

810 Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu na

inwestycje

840 Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów

860 Wynik finansowy

 

KONTA POZABILANSOWE

091 Likwidacja środków trwałych

975 Wydatki strukturalne

980 Plan finansowy wydatków budżetowych

998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego

999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat

§ 47

1. Księgi pomocnicze prowadzi się dla następujących księgowań:

1) Ewidencja środków trwałych podstawowych, wartości niematerialnych i prawnych oraz

dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych – dla poszczególnych obiektów, z podaniem

ich charakterystyki, z uwzględnieniem klasyfikacji środków trwałych.

2) Ewidencja pozostałych środków trwałych, zawierająca wykaz środków trwałych, wg miejsc ich

użytkowania oraz według asortymentów.

3) Ewidencja materiałów na kartotekach ilościowo – wartościowych.

4) Ewidencja rozrachunków z pracownikami z tytułu:

a) wynagrodzeń, prowadzona w formie imiennych kartotek, zapewniająca uzyskanie

informacji z całego okresu zatrudnienia,

b) zasiłków z ubezpieczenia społecznego, prowadzona w formie imiennych kart zasiłkowych,

c) pobranych zaliczek na wydatki.

5) Ewidencja weksli obcych i gwarancji ubezpieczeniowych stanowiących zabezpieczenie

należytego wykonania umów na roboty.

2. Zasady klasyfikacji zdarzeń przyjęto zgodnie z zał. Nr 1, 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z

dnia 25 października 1344 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz.1344) oraz zgodnie z art. 1 i 5 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości.

3. Zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, nie

omówione szczegółowo w niniejszym Zarządzeniu, prowadzi się w sposób omówiony w

Komentarzu do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych

Wydawnictwa ODDK Gdańsk Marii Augustowskiej.

§ 48

Opis i zasady funkcjonowania kont

Skróty użyte w opracowaniu:

- R – konto rozrachunkowe

- N- konto nie będące kontem rozrachunkowym

- W – konto biorące udział w ustaleniu wyniku finansowego.

1) Konto 011 – „Środki trwałe” (N)

Konto 011 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków

trwałych związanych z wykonywaną działalnością jednostki, które nie podlegają ujęciu na kontach

013,014,016,017.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu i wartości

początkowej środków trwałych, z wyjątkiem umorzenia środków trwałych, które ujmuje się na koncie

071.

Na stronie Wn konta 011 ujmuje się w szczególności:

- przychody nowych lub używanych środków trwałych pochodzących z zakupu gotowych środków

trwałych lub inwestycji oraz wartość ulepszeń zwiększających wartość początkową środków

trwałych,

- przychody środków trwałych nowo ujawnionych,

- nieodpłatne przyjęcie środków trwałych,

- zwiększenia wartości początkowej środków trwałych dokonywane są na skutek aktualizacji ich

wyceny.

Na stronie Ma konta 011 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie środków trwałych z używania na skutek ich likwidacji, z powodu zniszczenia lub

zużycia, sprzedaży oraz nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory środków trwałych,

- zmniejszenie wartości początkowej środków trwałych dokonywane na skutek aktualizacji ich

wyceny.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 011 powinna umożliwić:

- ustalenie wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych,

- ustalenie osób lub komórek organizacyjnych, którym powierzono środki trwałe,

- należyte obliczenie umorzenia i amortyzacji.

Konto 011 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków trwałych w wartości początkowej.

2) Konto 013 – „Pozostałe środki trwałe” (N)

Konto 013 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej środków

trwałych, niepodlegających ujęciu na kontach 011, 014, 016, 017, wydanych do używania na potrzeby

działalności jednostki, które podlegają umorzeniu lub amortyzacji w pełnej wartości w miesiącu

wydania do używania i ewidencjonowane są na poszczególne grupy:

- biurka,

- stoły, stoliki, ławy,

- szafy, regały,

- krzesła, fotele,

- przęt techniczny, itp.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu i wartości

początkowej pozostałych środków trwałych znajdujących się w używaniu, z wyjątkiem umorzenia

ujmowanego na koncie 072.

Na stronie Wn konta 013 ujmuje się w szczególności:

- środki trwałe przyjęte do używania z zakupu,

- nadwyżki środków trwałych w używaniu,

- nieodpłatne otrzymanie środków trwałych.

Na stronie Ma konta 013 ujmuje się w szczególności:

- wycofanie środków trwałych z używania na skutek likwidacji, zniszczenia lub zużycia, sprzedaży,

nieodpłatnego przekazania,

- ujawnione niedobory środków trwałych w używaniu.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest w podziale na grupy w księgach inwentarzowych w księgowości. Powinna umożliwić ustalenie wartości początkowej środków trwałych oddanych do używania oraz osób, u których znajdują się środki trwałe .

Konto 013 może wykazywać saldo Wn, które wyraża wartość środków trwałych znajdujących się w

używaniu w wartości początkowej.

3) Konto 020 – „Wartości niematerialne i prawne” (N)

Konto 020 służy do ewidencji stanu oraz zwiększeń i zmniejszeń wartości początkowej wartości

niematerialnych i prawnych do których zalicza się w szczególności programy komputerowe o

przewidywalnym okresie użytkowania dłuższym niż 1 rok oraz nabyte prawa majątkowe.

Na stronie Wn konta 020 ujmuje się wszelkie zwiększenia, a na stronie Ma – wszelkie zmniejszenia

stanu wartości początkowej wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 020 powinna umożliwić należyte obliczanie umorzenia

wartości niematerialnych i prawnych, podział według ich tytułów i osób odpowiedzialnych.

Konto 020 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan wartości niematerialnych i prawnych w

wartości początkowej.

Konto 020 podzielone zostało na:

- podstawowe wartości niematerialne i prawne, podlegające umorzeniu w czasie,

- pozostałe wartości niematerialne i prawne, podlegające umorzeniu w pełnej wysokości w

momencie przyjęcia ich do używania.

4) Konto 030 – „Długoterminowe aktywa finansowe” (N)

Konto 030 służy do ewidencji długotrwałych aktywów finansowych, a w szczególności:

- akcji i innych długoterminowych aktywów finansowych traktowanych jako lokaty o terminie wykupu

dłuższym niż rok.

Na stronie Wn konta 030 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Ma – zmniejszenia stanu

długoterminowych aktywów finansowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 030 powinna zapewnić ustalenie wartości

poszczególnych składników długoterminowych aktywów finansowych według tytułów. Konto 030 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych aktywów finansowych.

5) Konto 071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” (N)

Konto 071 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych oraz wartości

niematerialnych i prawnych, które podlegają umorzeniu według stawek amortyzacyjnych stosowanych w Związku i określonych w przepisach do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z kontem 400 (400 – 071).

Na stronie Ma konta 071 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn– zmniejszenia umorzenia

wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.

Ewidencję szczegółową do konta 071 prowadzi się oddzielnie dla poszczególnych środków trwałych

oraz wartości niematerialnych i prawnych. Odpisy umorzeniowe są dokonywane w korespondencji z

kontem 400.

Konto 071 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości środków trwałych oraz

wartości niematerialnych i prawnych.

6) Konto 072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i

prawnych oraz zbiorów bibliotecznych” (N)

Konto 072 służy do ewidencji zmniejszeń wartości początkowej środków trwałych, wartości

niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, podlegających umorzeniu jednorazowo w

pełnej wartości, w miesiącu wydania ich do używania.

Umorzenie jest księgowane w korespondencji z kontem 401.

Podstawę zapisu na koncie stanowi polecenie księgowania.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się zwiększenia, a na stronie Wn – zmniejszenia umorzenia wartości

początkowej pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów

bibliotecznych.

Na stronie Wn konta 072 ujmuje się umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości

niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych zlikwidowanych z powodu zużycia lub

zniszczenia, sprzedanych, przekazanych nieodpłatnie oraz zdjętych z ewidencji syntetycznej, a także

stanowiących niedobór lub szkodę.

Na stronie Ma konta 072 ujmuje się naliczone 100% umorzenia nowych, wydanych do używania

środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych obciążających

odpowiednie koszty, dotyczące nadwyżek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych, dotyczące środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz

zbiorów bibliotecznych otrzymanych nieodpłatnie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według tytułów.

Konto 072 może wykazywać saldo Ma, które wyraża stan umorzenia wartości początkowej środków

trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych umorzonych w pełnej

wartości w miesiącu wydania ich używania.

7) Konto 073 – Odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe.

Konto 073 służy do ewidencji odpisów aktualizujących długoterminowe aktywa finansowe. Może

wykazywać saldo Ma, które oznacza wartość odpisów.

8) Konto 080 – „Środki trwałe w budowie (inwestycje)” (N)

Konto 080 służy do ewidencji kosztów środków trwałych w budowie (inwestycje) rozpoczętych oraz

rozliczenia kosztów środków trwałych w budowie na uzyskane efekty inwestycyjne.

Na stronie Wn konta 080 ujmuje się w szczególności:

- poniesione koszty dotyczące inwestycji prowadzonych zarówno przez obcych wykonawców, jak i

we własnym zakresie,

- poniesione koszty dotyczące przekazanych do montażu, lecz jeszcze nie oddanych do używania

maszyn, urządzeń oraz innych przedmiotów, zakupionych od kontrahentów oraz wytworzonych w

ramach własnej działalności gospodarczej,

- poniesione koszty ulepszenia środka trwałego (przebudowa, rozbudowa, rekonstrukcja, adaptacja

lub modernizacja), które powodują zwiększenie wartości użytkowej środka trwałego.

Na stronie Ma konta 080 ujmuje się wartość uzyskanych efektów inwestycyjnych, a w szczególności:

- środków trwałych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych środków trwałych w budowie

Na koncie 080 można księgować również rozliczenie kosztów dotyczących zakupów gotowych

środków trwałych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 080 powinna zapewnić co najmniej wyodrębnienie

kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych oraz

skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych.

Dodatkowo konto służące do ewidencji inwestycji realizowanych przy udziale środków europejskich

powinno zawierać klauzulę informującą o źródle pochodzenia dofinansowania oraz numer umowy o

dofinansowanie.

Konto 080 może wykazywać saldo Wn, które oznacza koszty inwestycji niezakończonych.

Zespół 1 – „Środki pieniężne i rachunki bankowe”

1.Konto 130 – „Rachunek bieżący jednostki” (N)

Związek nie posiada w banku wyodrębnionego rachunku bieżącego dla dochodów jednostki budżetowej dla wydatków jednostki. W ewidencji księgowej konto 130 prowadzone jest w podziale na dochody iwydatki planem finansowym.

130– „Rachunek bieżący jednostki” – (podział na dochody i wydatki)

Związek Gmin „ KWISA „ prowadzi jeden rachunek bankowy budżetu Związku, na którym

dokonywane są wszelkiego typu operacje pieniężne w zakresie dochodów i wydatków budżetowych.

Jest to konto 130 „Rachunek bieżący budżetu”.

Dochody Związku księgowane są na koncie 130 D „Rachunek bieżący”  do konta 133 D, a wydatki Związku na koncie 130 W do konta 133 W.

Dochody i wydatki budżetowe Związku księgowane są na podstawie wyciągów bankowych, analityka

prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej (w Związku).

Zapisy na koncie 130 są dokonywane na podstawie wyciągów bankowych, w związku z czym musi

zachodzić pełna zgodność zapisów między księgowością jednostki, a księgowością banku.

Na koncie 130 obowiązuje zachowaniu zasady czystości obrotów, co oznacza, że do błędnych

zapisów, zwrotów nadpłat, korekt, wprowadza się dodatkowo techniczny zapis ujemny. Konto 130

służy również do ewidencji dochodów i wydatków realizowanych bezpośrednio z rachunku bieżącego

budżetu Związku – ORGANU).

Ewidencja szczegółowa do konta 130 jest prowadzona w szczegółowości planu finansowego

dochodów i wydatków budżetowych.

W przypadku niewłaściwego obciążenia lub uznania rachunku bieżącego stosuje się zamiast

paragrafu odpowiednio jako liczbę dodatnią, dla niewłaściwego obciążenia i jako liczbę ujemną dla

niewłaściwego uznania symbol 499 z końcówką źródła finansowania (np.0), w dziale i rozdziale

odpowiednim na poniesiony wydatek. Zastosowanie to ma w przypadku sprawozdań Rb - 28S .

4) Konto 139 – „Inne rachunki bankowe” (N)

Konto 139 służy do ewidencji operacji dotyczących środków pieniężnych wydzielonych na innych

rachunkach bankowych niż rachunki bieżące i rachunkach specjalnego przeznaczenia.

W szczególności na koncie 139 prowadzi się ewidencję obrotów na wyodrębnionych rachunkach

bankowych:

- czeków potwierdzonych,

- sum depozytowych,

- sum na zlecenie,

- środków obcych na inwestycje,

- zabezpieczeń.

Na koncie 139 dokonuje się księgowań wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych w związku z

tym musi zachodzić pełna zgodność zapisów konta 139 między księgowością jednostki a

księgowością banku.

Na stronie Wn konto 139 ujmuje się wpływy wydzielonych środków pieniężnych z rachunków

bieżących, sum depozytowych i na zlecenie.

Na stronie Ma konta 139 ujmuje się wypłaty środków pieniężnych dokonane z wydzielonych

rachunków bankowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 139 powinna zapewnić ustalenie stanu środków

pieniężnych dla każdego z wydzielonego rachunku bankowego, a także według kontrahentów.

Konto 139 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych znajdujących się na

rachunkach bankowych.

5) Konto 140 – „Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne” (N)

Konto 140 służy do ewidencji krótkoterminowych papierów wartościowych i innych środków

pieniężnych, których wartość wyrażona jest zarówno w walucie polskiej, jaki w walucie obcej (w tym

czeki i weksle obce).

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu krótkoterminowych papierów wartościowych iinnych środków pieniężnych oraz środków pieniężnych w drodze tj. środków pieniężnych znajdującychsię między rachunkami bankowymi jednostki.

Na stronie Ma konta 140 ujmuje się zmniejszenia stanu krótkoterminowych papierów wartościowych iinnych środków pieniężnych oraz środków pieniężnych w drodze.

Ewidencja szczegółowa do konta 140 umożliwia ustalenie:

- poszczególnych składników krótkoterminowych aktywów finansowych,

- wartości krótkoterminowych aktywów finansowych powierzonych poszczególnym osobom za nie

odpowiedzialnym.

Ewidencja do rozliczeń nie wymaga szczegółowej podziałki klasyfikacyjnej.

Konto 140 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan krótkoterminowych aktywów finansowych iinnych środków pieniężnych oraz sum pieniężnych w drodze.

6) Konto 141 „Środki pieniężne w drodze” (N)

Konto 141 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze w tym lokat. Środki pieniężne w drodze

są ewidencjonowane na bieżąco lub na przełomie okresu sprawozdawczego.

Na stronie Wn konta 141 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze

a stronie Ma zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze.

Konto 141 może wykazywać saldo Wn, które oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Zespół 2 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

1) Konto 201 – „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” (R)

Konto 201 służy do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych i zagranicznych z tytułu dostaw,

robót i usług, w tym również zaliczek na poczet dostaw, robót i usług oraz kaucji gwarancyjnych, a

także należności z tytułu przychodów finansowych. Konto 201 obciąża się za powstałe należności i

roszczenia oraz za spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a uznaje za powstałe zobowiązania oraz spłatę i

zmniejszenie należności i roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia

zobowiązań krajowych i zagranicznych według poszczególnych kontrahentów oraz podziałek

klasyfikacji budżetowej.

Konto 201 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń a saldo Ma stan

zobowiązań.

Na koniec każdego kwartału sporządza się zestawienie według klasyfikacji budżetowej należności i

zobowiązań w celach sprawozdawczych.

2) Konto 221 – „Należności z tytułu dochodów budżetowych” (R)

Konto 221 służy do ewidencji należności jednostki z tytułu dochodów budżetowych.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg podziałek klasyfikacji budżetowej, wg dłużników z

podziałem na tytuły poszczególnych dochodów w rozbiciu na należność główną i odsetki oraz

budżetów, których należności dotyczą. Na koncie ujmuje się również należności związane z realizacją

zadań z zakresu administracji rządowej oraz z tytułu podatków pobieranych przez właściwe organy.

Na stronie Wn konta 221 ujmuje się ustalone należności z tytułu dochodów budżetowych i zwroty

nadpłat, odsetki za zwłokę i inne należności uboczne w kwocie wpłaconej.

Na stronie Ma konta 221 ujmuje się wpłaty należności z tytułu dochodów budżetowych oraz odpisy

(zmniejszenia) należności.

Konto 221 może wykazywać dwa salda:

· Saldo Wn oznacza stan należności z tytułu dochodów budżetowych,

· Saldo Ma oznacza stan zobowiązań jednostki budżetowej z tytułu nadpłat w tych dochodach.

3) Konto 225 – „Rozrachunki z budżetami” (R)

Konto 225 służy do ewidencji rozrachunków z budżetami,w szczególności z tytułu dotacji, podatków

(w tym podatku dochodowego od osób fizycznych i VAT-u), nadpłat w rozliczeniach z budżetami,

dochodów budżetu państwa oraz ewidencji należności od budżetu.

Na stronie Wn konta 225 ujmuje się nadpłaty oraz wpłaty do budżetu, a na stronie Ma zobowiązania

wobec budżetów i wpłaty od budżetów.

Ewidencja szczegółowa do konta 225 zapewnia ustalenie stanu należności i zobowiązań według

każdego z tytułów rozrachunków z budżetem odrębnie.

Konto 225 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań

wobec budżetów.

4) Konto 226 – „Długoterminowe należności budżetowe” (R)

Konto 226 służy do ewidencji długoterminowych należności i długoterminowych rozliczeń z budżetem.

Na stronie Wn konta 226 ujmuje się w szczególności długoterminowe należności w korespondencji z

kontem 840 a także przeniesienie należności krótkoterminowych do długoterminowych w

korespondencji z kontem 221.

Na stronie Ma konta 226 ujmuje się w szczególności przeniesienie należności długoterminowych do

krótkoterminowych w wysokości raty należnej na dany rok, w korespondencji z kontem 221.

Konto 226 może wykazywać saldo Wn, które oznacza wartość długoterminowych należności.

Ewidencja szczegółowa do konta 226 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu poszczególnych

należności budżetowych.

5) Konto 229 – „Pozostałe rozrachunki publicznoprawne” (R)

Konto 229 służy do ewidencji, innych niż z budżetami, rozrachunków publicznoprawnych, a w

szczególności z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych.

Na stronie Wn konta 229 ujmuje się należności oraz spłatę i zmniejszenie zobowiązań, a na stronie

Ma – zobowiązania, spłatę i zmniejszenie należności i zobowiązań z tytułu rozrachunków

publicznoprawnych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 229 umożliwia ustalenie stanu

należności i zobowiązań według tytułów rozrachunków oraz podmiotów, z którymi dokonywane są

rozliczenia.

Konto 229 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma- stan

zobowiązań publicznoprawnych).

6) Konto 231 – „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” (N)

Konto 231 służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z

tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczonych, zgodnie z odrębnymi przepisami, do

wynagrodzeń, a w szczególności należności za pracę wykonywaną na podstawie stosunku pracy,

umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Na koncie tym mogą być ewidencjonowane (ujmowane w listach płac) świadczenia, których nie

zalicza się do wynagrodzeń, np. różne ekwiwalenty za używanie własnej odzieży, za pranie odzieży

roboczej, itp.

Na stronie Wn konta 231 ujmuje się w szczególności:

- wypłaty pieniężne lub przelewy wynagrodzeń,

- wypłaty zaliczek na poczet wynagrodzeń,

- wartość wydanych świadczeń rzeczowych zaliczanych do wynagrodzeń,

- potrącenia wynagrodzeń obciążające pracownika i inne osoby.

Na stronie Ma konta 231 ujmuje się zobowiązania jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 231 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanów

należności i zobowiązań z tytułu wynagrodzeń i świadczeń zaliczanych do wynagrodzeń. Konto 231

może wykazywać dwa salda . Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan zobowiązań

jednostki z tytułu wynagrodzeń.

Ewidencję szczegółową do konta 231 prowadzi Wydział OR (kadry) i Wydział BK w formie imiennej

ewidencji wynagrodzeń poszczególnych pracowników oraz innych osób fizycznych otrzymujących

wynagrodzenia z uwzględnieniem wymogów ustawy o rachunkowości oraz przepisów ZUS i

przepisów podatkowych (program Kadry i Płace) w sposób umożliwiający ustalenie podstawy do

naliczeń zasiłków, emerytur i rent oraz podatków obciążających pracownika.

Konto 231 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności, a saldo Ma – stan

zobowiązań jednostki z tytułu wynagrodzeń.

7) Konto 234 – „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (R)

Konto 234 do ewidencji należności, roszczeń i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż

wynagrodzenia, m.in. z tytułu pobranych zaliczek, rozliczonych delegacji czy zaciągniętych pożyczek z

ZFŚS.

Na stronie Wn konta 234 ujmuje się w szczególności:

- wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia na wydatki obciążające jednostkę,

- zwrot wydatków dokonanych ze środków własnych pracownika, a związanych z działalnością

jednostki,

- należności od pracowników z tytułu dokonanych przez jednostkę świadczeń odpłatnych, np. z

tytułu pożyczek z ZFŚS.

- należności i roszczenia od pracowników z tytułu niedoborów i szkód.

Na stronie Ma konta 234 ujmuje się w szczególności:

- wydatki wyłożone przez pracowników w imieniu jednostki,

- rozliczone zaliczki i zwroty środków pieniężnych,

- wpływy należności od pracowników,

- naliczenie świadczeń wypłacanych z ZFŚS na rzecz pracowników (także byłych pracowników).

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 234 umożliwia ustalenie stanu należności, roszczeń

 i zobowiązań z poszczególnymi pracownikami według tytułów rozrachunków.

Zaliczki wypłacone pracownikom w walutach obcych ujmuje się, do czasu ich rozliczenia, w

równowartości waluty polskiej ustalonej przy wypłacie zaliczki (tj. równowartość kwoty ujętej na koncie 130).

Konto 234 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma –

stan zobowiązań wobec pracowników.

8) Konto 240 – „Pozostałe rozrachunki” (R)

Konto 240 służy do ewidencji krajowych i zagranicznych należności i roszczeń oraz zobowiązań

nieobjętych ewidencją na kontach 201 – 234. Konto 240 może być używane również do ewidencji

pożyczek i różnego rodzaju rozliczeń, a także krótko – i długoterminowych należności funduszy

celowych.

Na stronie Wn konta 240 ujmuje się powstałe należności i roszczenia oraz spłatę i zmniejszenie

zobowiązań, a na stronie Ma – powstałe zobowiązania oraz spłatę i zmniejszenie należności i

roszczeń.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 240 umożliwia ustalenie rozrachunków, roszczeń i

rozliczeń z poszczególnych tytułów.

Konto 240 może mieć dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń, a saldo Ma – stan

zobowiązań.

Na koniec roku saldo konta 240 zostaje rozksięgowane na stronę Wn i na stronę Ma na potrzeby

sprawozdania finansowego (bilansu).

9) Konto 245 – „ Wpływy do wyjaśnienia”(R)

Służy do ewidencji wpłaconych, a niewyjaśnionych kwot należności z tytułu dochodów budżetowych.

Na stronie Wn konta ujmuje się w szczególności kwoty wyjaśnionych wpłat i zwroty.

Na stronie Ma konta ujmuje się w szczególności kwoty niewyjaśnionych wpłat.

Konto może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan niewyjaśnionych wpłat.

10) Konto 290 – „ Odpisy aktualizujące należności” (N)

Konto 290 służy do ewidencji odpisów aktualizujących należności.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności.

Na stronie Ma konta 290 ujmuje się zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności.

Saldo Ma konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

Aktualizacji należności dokonuje się wg przepisów rozporządzenia Ministra Finansów:

Odpisy aktualizujące należności korygują (zmniejszają) wykonane w aktywach bilansu należności.

Zespół 3-,,Materiały i towary’’

1) Konto 310 -,,Materiały’’ (N)

Konto 310 służy do ewidencji zapasów materiałów, znajdujących się w magazynach własnych i

obcych.

Na stronie Wn konta 310 ujmuje się zwiększenie ilości i wartości stanu zapasu materiałów

Na stronie Ma konta 310 – jego zmniejszenia.

Konto 310 może wskazywać salda Wn, które wyraża stan zapasów materiałów, w cenach zakupu.

Ewidencję szczegółową do konta 310 prowadzi się w formie ewidencji ilościowo – wartościowej, w

której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych oraz

według osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie.

Jednostka Związek Gmin „ KWISA „ na podstawie art.17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości wartością zakupionych materiałów obciąża bezpośrednio właściwe koszty na dzień ich zakupu, nie

przeprowadzając księgowo przez konto 310, taktując je jako zużyte. W przypadku gdy część z nich

nie zostanie zużyta do końca roku obrotowego, to pozostałe ilości materiałów obejmuje się spisem

inwentaryzacyjnym i po cenie zakupu ujmuje się ich wartość na koncie 310, zmniejszając

równocześnie odpowiednie koszty.

Konto staje się aktywne dopiero na koniec roku po inwentaryzacji materiałów (jeżeli pozostaną na

stanie).

 

Zespól 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenia”

Na kontach zespołu 4 – ujmuje się zdarzenia gospodarcze dokonane w miesiącu sprawozdawczym,

wynikające z dokumentów finansowych przekazanych do 6-go dnia kalendarzowego następnego

miesiąca do Skarbnika. Po tym terminie dokumenty finansowe ujmowane są w ewidencji księgowej

w miesiącu, w którym wpłynęły do Kierownika Biura .

Na strukturę konta analitycznego, w zależności od potrzeb wynikających z obowiązków

sprawozdawczych, mogą składać się następujące elementy:

1) XXX- trzy cyfrowy symbol konta syntetycznego,

2) XXX- trzy cyfrowy symbol działu klasyfikacji budżetowej,

3) XXXXX- pięciocyfrowy symbol rozdziału klasyfikacji budżetowej,

4) XXXX- czterocyfrowy symbol paragrafu klasyfikacji budżetowej, w którym trzy pierwsze cyfry

określają paragraf dochodów, wydatków i środków, a czwarta cyfra informuje o źródle finansowania,

5) dalsze cyfrowe symbole określające analitykę.

1) Konto 400 – „Amortyzacja” (W,N)

Konto 400 służy do ewidencjonowania naliczonych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych i

wartości niematerialnych i prawnych, od których odpisy umorzeniowe są dokonywane stopniowo

według stawek amortyzacyjnych.

Na stronie Wn konta 400 ujmuje się naliczone odpisy amortyzacyjne, a na stronie Ma konta 400

ujmuje się ewentualne zmniejszenie odpisów amortyzacyjnych oraz przeniesienie w końcu roku salda

konta na wynik finansowy.

Konto 400 może wykazywać w ciągu roku obrotowego saldo Wn, które wyraża wysokość poniesionych kosztów amortyzacji. Saldo konta 400 przenosi się w końcu roku obrotowego na konto 860 .

2) Konto 401 -,,Zużycie materiałów i energii’’ (W,N)

Konto 401 służy do ewidencji kosztów zużycia materiałów i energii na cele działalności jednostki.

Na stronie Wn konta 401 ujmuje się poniesione koszty z tytułu zużycia materiałów i energii.

Na stronie Ma konta 401 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów z tytułu zużycia materiałów i

energii oraz na dzień bilansowy przeniesienie salda poniesionych w ciągu roku kosztów zużycia

materiałów i energii na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 421, 423,424,426.

3) Konto 402 -,,Usługi obce’’ (W,N)

Konto 402 służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności

podstawowej jednostki.

Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesienie koszty usług obcych.

Na stronie Ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy

przeniesienie kosztów usług obcych na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 427, 428, 430, 434, 435, 436, 437,

438, 439.

4) Konto 403 -,,Podatki i opłaty’’ (W,N)

Konto 403 służy do ewidencji w szczególności kosztów z tytułu podatku akcyzowego, podatku od

nieruchomości i podatku od środków transportu, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz opłat o

charakterze podatkowym, a także opłaty notarialnej, opłaty skarbowej i opłaty administracyjnej.

Na stronie Wn konta 403 ujmuje się poniesione koszty z ww tytułów;

Na stronie Ma konta 403 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy

przeniesienie kosztów z tego tytułu na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 285, 448,450, 451, 452, 453.

5) Konto 404 –,,Wynagrodzenia’’ (W,N)

Konto 404 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu wynagrodzeń z pracownikami i innymi osobami fizycznymi zatrudnionymi na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy agencyjnej i innych umów zgodnie z odrębnymi przepisami.

Na stronie Wn konta 404 ujmuję się kwotę należnego pracownikom i innym osobom fizycznym

wynagrodzenia brutto (tj. bez potrąceń z różnych tytułów dokonanych na listach płac)

Na stronie Ma konta 404 księguje się korekty uprzednio zewidencjonowanych kosztów działalności

podstawowej z tytułu wynagrodzeń oraz na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 401,404,409,417.

6) Konto 405 -,,Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia’’ (W,N)

Konto 405 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej z tytułu różnego rodzaju świadczeń

na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło

i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Wn konta 405 ujmuje się poniesione koszty z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń

na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, umowy o dzieło

i innych umów, które nie są zaliczane do wynagrodzeń.

Na stronie Ma konta 405 ujmuje się zmniejszenie kosztów z tytułu ubezpieczenia społecznego i

świadczeń na rzecz pracowników i osób fizycznych zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,

umowy o dzieło i innych umów, a na dzień bilansowy przenosi się je na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 302,304,311,411,412,428,444,470.

7) Konto 409 -,,Pozostałe koszty rodzajowe’’ (W,N)

Konto 409 służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na

kontach 400-405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie

samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych

podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów nie zaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych.

Na stronie Wn konta 409 ujmuje się poniesione koszty z w.w. tytułów.

Na stronie Ma konta 409 ujmuje się zmniejszenie kosztów z w.w. tytułów a na dzień bilansowy

ujmuje się przeniesienie poniesionych kosztów na konto 860.

Konto to ma powiązanie z paragrafami klasyfikacji budżetowej: 290,300,302,303,441,442,443.

8) Konto 490 -,,Rozliczenie kosztów’’ (W,N)

Konto 490 służy do rozliczania kosztów prostych w czasie. Ewidencja na koncie 490 prowadzona jest

w przypadku, gdy dokument stanowiący dowód księgowy dotyczy danego okresu sprawozdawczego,

wystawiony jest natomiast z datą późniejszą (np. faktura zakupu dotycząca grudnia, wystawiona z

datą stycznia roku następnego)

Na koncie 490 ujmuje się :

a) w przypadku biernych rozliczeń kosztów:

- -koszty dotyczące danego okresu sprawozdawczego, które zostaną zapłacone w następnym

okresie sprawozdawczym, w korespondencji z kontem 640,

- przeksięgowanie na koniec roku salda w korespondencji z kontem 860 (jako korekta kosztów

poniesionych w okresie)

b) w przypadku rozliczeń kosztów:

- koszty poniesione w danym okresie a rozliczane w okresach następnych w korespondencji z

kontem 640,

- przeksięgowanie na koniec roku salda w korespondencji z kontem 860 (jako korekta kosztów

poniesionych w okresie).

Do układu rodzajowego kont kosztów wprowadzono dodatkowe konta odpowiadające nazwą

pozycjom sprawozdania – rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), by układ rodzajowy

kosztów stał się kompatybilny z pozycjami tego sprawozdania. Powiązania klasyfikacji

budżetowej wydatków z klasyfikacją kosztów w układzie rodzajowym dokonano w zakresie

typowych wydatków występujących w jednostce (Związek).

Wystąpienie wydatków w innym paragrafie, niż ujętych w opisie wyżej, nie wymaga zmiany

Zarządzenia, bowiem ich stan jest zmienny. W przypadku wystąpienia takiego wydatku

określonego innym paragrafem klasyfikacji budżetowej wydatków, należy go zakwalifikować do

właściwej pozycji sprawozdania – rachunek zysków i strat. Klasyfikację budżetową wydatków

według paragrafów podano w wersji trzycyfrowej. Czwarta cyfra składająca się z cyfry zero lub

odpowiednio cyfr od 1 do 9 informująca o źródle pochodzenia środków danego wydatku

wynika z pozycji planu finansowego jednostki.

Zespół 6,,Produkty’’

1) Konto 640 -,,Rozliczenia międzyokresowe kosztów’’ (N)

Konto 640 służy do ewidencji kosztów przyszłych okresów (rozliczenia czynne) oraz rezerw na

wydatki przyszłych okresów (rozliczenia bierne).

Na koncie 640 nie księguje się kosztów inwestycyjnych księgowanych na koncie 080.

Na stronie Wn konta 640 ujmuje się koszty poniesione w okresie sprawozdawczym, a dotyczące

przyszłych okresów oraz wydatki poniesione w okresie sprawozdawczym, na które utworzono w

okresach poprzednich rezerwę w korespondencji z kontem 490 lub z kontem zespołu,,1’’ .

Na stronie Ma konto 640 ujmuje się utworzenie rezerwy na wydatki przyszłych okresów oraz

zaliczenie do kosztów okresu sprawozdawczego kosztów poniesionych w okresach poprzednich w

korespondencji z kontem 490 lub z kontem zespołu,,7’’.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 640 powinna umożliwić ustalenie wysokości tych

kosztów, które podlegają rozliczeniu w czasie:

a) Wysokości tych kosztów zakupu, które podlegają rozliczeniu w czasie,

b) Wysokości innych rozliczeń międzyokresowych kosztów z dalszym podziałem według ich tytułów.

Saldo Wn konta 640 wyraża koszty przyszłych okresów (aktywa), saldo Ma- rezerwy na wydatki

przyszłych okresów (pasywa).

Zespół 7 -,,Przychody i koszty ich uzyskania’’

1) Konto 720 -,,Przychody z tytułu dochodów budżetowych’’ (W,N)

Konto 720 służy do ewidencji przychodów z tytułu wszystkich dochodów budżetowych Urzędu, m.in.

dochody z usług, z podatków i opłat lokalnych, z mienia oraz odsetek ale wyłącznie od zaległości

podatkowych.

Na stronie Wn konta 720 ujmuje się

- odpisy z tytułu dochodów budżetowych, w korespondencji z kontem 221,

- zwrotów dochodów w korespondencji z kontem 130,

- przeniesienia w końcu roku przychodów z tytułu dochodów budżetowych na wynik finansowy w

korespondencji z kontem 860,

Na stronie Ma konta 720 ujmuje się

- przypis dochodów z tytułu dochodów budżetowych  w korespondencji z kontem221,

- wpływ dochodów nieprzypisanych dotyczących podstawowej działalności Związku  w korespondencji w kontem 130,

Ewidencja szczegółowa do konta 720 jest prowadzona w formie wydruków komputerowych w pełnej

szczegółowości klasyfikacji budżetowej, w szczególności planu finansowego.

W końcu roku obrotowego saldo konta 720 przenosi się na konto 860. Na koniec roku konto 720 nie

wykazuje salda.

2) Konto 750 -,,Przychody finansowe’’ (W,N)

Konto 750 służy do ewidencji przychodów finansowych.

Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, a w szczególności

przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz

odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów

wartościowych, dodatnie różnice kursowe, odsetki za zwłokę w zapłacie należności, jak również

operacje stanowiące rozwiązanie odpisu aktualizującego należności z tytułu operacji finansowych, w

momencie ich zapłaty.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 750 powinna zapewnić wyodrębnienie przychodów

finansowych z tytułu udziałów w innych podmiotach gospodarczych, należne jednostce odsetki od

pożyczek i zapłacone odsetki za zwłokę od należności.

W końcu roku obrotowego przenosi się przychody finansowe na stronę Ma konta 860 (Wn konto 750).

Na koniec roku konto 750 nie wykazuje salda.

3) Konto 751 -,,Koszty finansowe’’ (W,N)

Konto 751 służy do ewidencji kosztów finansowych.

Na stronie Wn konta 751 ujmuje się w szczególności wartość sprzedanych udziałów, akcji, papierów

wartościowych, odsetki od obligacji, odsetki od kredytów i pożyczek, odsetki za zwłokę w zapłacie

zobowiązań, z wyjątkiem obciążających inwestycje w okresie realizacji, dyskonto przy sprzedaży

weksli, czeków obcych i papierów wartościowych, ujemne różnice kursowe z wyjątkiem obciążającychinwestycje w okresie realizacji.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 751 powinna zapewnić wyodrębnienie w zakresie

kosztów operacji bilansowych- zarachowane odsetki od pożyczek i odsetki za zwłokę od zobowiązań.

W końcu roku obrotowego przenosi się koszty operacji finansowych na stronę Wn konta 860 (Ma 751)

Na koniec roku konto 751 nie wykazuje salda.

4) Konto 760 -,,Pozostałe przychody operacyjne” (W,N)

Konto 760 służy do ewidencji przychodów i kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze zwykłą

działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach

720, 750.

Na stronie Ma konta 760 ujmuje się w szczególności:

- przychody ze sprzedaży materiałów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów,

- przychody ze sprzedaży środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz środków

trwałych w budowie.

- pozostałe przychody operacyjne, do których zalicza się w szczególności odpisane przedawnione

zobowiązania, otrzymane odszkodowania, kary i grzywny, darowizny i nieodpłatne otrzymane

środki obrotowe.

W końcu roku obrotowego przenosi się pozostałe przychody operacyjne na stronę Ma konta 860 w

korespondencji ze stroną Wn konta 760.

Na koniec roku konto 760 nie wykazuje salda.

5) Konto 761 -,,Pozostałe koszty operacyjne’’ (W,N)

Konto 761 służy do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością

jednostki.

Na stronie Wn konta 761 ujmuje się:

- koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów

- pozostałe koszty operacyjne, do których zalicza się w szczególności kary odpisane przedawnione,

umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania

spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane środki obrotowe.

Konto 761 służy również do ewidencji zapisów uzupełniających, dokonanych na kontacie zespołu 6 z

tytułu zwiększeń bądź zmniejszeń stanu produktów (w tym także rozliczeń międzyokresowych

kosztów) w korespondencji i innymi kontami konto 490, konta zespołu 6 oraz konta kosztów własnej

sprzedaży w zespole 7. Na stronie Wn konta 761 (w korespondencji ze stroną Ma konta 490) ujmuje

się zwiększenie stanu produktów.

W końcu roku obrotowego przenosi się:

- na stronę Wn konta 490 – koszty związane z zakupem i sprzedażą składników majątku, jeżeli

zostały ujęte na koncie 761, w korespondencji ze stroną Ma konta 761

- na stronę Wn konta 860 pozostałe koszty operacyjne, w korespondencji ze stroną Ma konta 761.

Na koniec roku konto 761 nie wykazuje salda.

6) Konto 770,,Zyski nadzwyczajne’’ (W,N)

Konto 770 służy do ewidencji dodatnich skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia

następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej

prowadzenia.

Na stronie Ma konta 770 ujmuje się w szczególności przyznane lub otrzymane odszkodowania

dotyczące zdarzeń losowych.

Na stronie Ma konta 770 ujmuje się korekty (zmniejszenia) uprzednio zaksięgowanych zysków

nadzwyczajnych.

W końcu roku obrotowego przenosi się zyski nadzwyczajne na stronę Ma konta 860 (Wn konto 770).

Na koniec roku obrotowego konto 770 nie wykazuje salda.

7) Konto 771,,Straty nadzwyczajne’’ (W,N)

Konto 771 służy do ewidencji ujemnych skutków finansowych zdarzeń trudnych do przewidzenia,

następujących poza działalnością operacyjną jednostki i niezwiązanych z ogólnym ryzykiem jej

prowadzenia.

Na stronie Wn konta 771 ujmuje się poniesione straty nadzwyczajne, a w szczególności szkody

spowodowane zdarzeniami trudnymi do przewidzenia następującymi poza działalnością operacyjną

jednostki i niezwiązanymi z ogólnym ryzykiem jej prowadzenia.

Na stronie Ma konta 771 ujmuje się korekty (zmniejszenie) strat nadzwyczajnych.

W końcu roku obrotowego przenosi się straty nadzwyczajne na stronę Wn konta 860 (Ma konto 771).

Na koniec roku obrotowego konto 771 nie wykazuje salda.

Zespół 8 -,,Fundusze, rezerwy i wynik finansowy’’

8) Konto 800 -,,Fundusze jednostki’’ (N)

Konto 800 służy do ewidencji równowartości majątku trwałego i obrotowego jednostki i ich zmian.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się zmniejszenia funduszu, a na stronie Ma – jego zwiększenia.

Na stronie Wn konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, straty

bilansowej roku ubiegłego z konta 860,

- przeksięgowanie, w końcu roku obrotowego, dotacji z budżetu i środków budżetowych

wykorzystanych na inwestycje z konta 810,

- różnice z aktualizacji wyceny środków trwałych,

- wartość sprzedanych i nieodpłatnie przekazanych podstawowych środków trwałych i środków

trwałych w budowie,

- wartość pasywów przejętych od zlikwidowanych jednostek,

- wartość aktywów przekazanych w ramach centralnego zaopatrzenia.

Na stronie Ma konta 800 ujmuje się w szczególności:

- przeksięgowanie, w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego, zysku

bilansowego roku ubiegłego z konta 860

- wpływ środków przeznaczonych na finansowanie inwestycji,

- różnice z aktualizacji środków trwałych,

- nieodpłatne otrzymanie środków trwałych i inwestycji,

- wartość aktywów przejętych od zlikwidowanych jednostek,

- wartość aktywów otrzymanych w ramach centralnego zaopatrzenia.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 800 powinna zapewnić możliwość ustalenia przyczyn

zwiększeń i zmniejszeń funduszy jednostki.

Konto 800 wykazuje na koniec roku saldo Ma, które oznacza stan funduszu jednostki.

9) Konto 840 -,,Rezerwy i rozliczenia międzyokresowe przychodów’’ (N)

Konto 840 służy do ewidencji przychodów zaliczanych do przyszłych okresów oraz innych rozliczeń

międzyokresowych i rezerw.

Na stronie Ma konta 840 ujmuje się utworzenie i zwiększenie rezerwy, a na stronie Wn- ich

zmniejszenie lub rozwiązanie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 840 zapewnia możność ustalenia stanu:

- rezerwy oraz przyczyn jej zwiększeń i zmniejszeń

- rozliczeń międzyokresowych przychodów z poszczególnych tytułów oraz przyczyn ich zwiększeń i

zmniejszeń.

Konto 840 może wykazywać saldo Ma, które oznacza stan rezerw i rozliczeń międzyokresowych

przychodów.

10) Konto 860 -,,Wynik finansowy’’ (N)

Konto 860 służy do ustalenia wyniku finansowego jednostki.

W końcu roku obrotowego na stronie Wn konta 860 ujmuje się sumę:

- poniesionych kosztów, w korespondencji z kontem 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409, 410,

- kosztów operacji finansowych, w korespondencji z kontem751, oraz pozostałych kosztów

operacyjnych w korespondencji z kontem 761,

- strat nadzwyczajnych w korespondencji z kontem 771,

- zmniejszeń stanu produktów oraz rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek

roku, w korespondencji z kontem 490.

Na stronie Ma konta 860 ujmuje się w końcu roku obrotowego sumę:

- uzyskanych przychodów, w korespondencji z poszczególnymi kontami zespołu 7,

- zwiększeń stanu produktów oraz rozliczeń międzyokresowych w stosunku do stanu na początek

roku, w korespondencji z kontem 490,

- zysków nadzwyczajnych, w korespondencji z kontem 770.

Saldo konta 860 wyraża na koniec roku obrotowego wynik finansowy jednostki, saldo Wn- stratę netto, saldo Ma- zysk netto. Saldo przenoszone jest w roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania finansowego na konto 800.

Konta pozabilansowe

1) Konto 091 „Likwidacja środków trwałych”

Konto służy do ewidencji środków trwałych postawionych do likwidacji, lecz jeszcze, nie zlikwidowane. Z chwilą dokonania fizycznego zniszczenia środków trwałych następuje wyksięgowanie na podstawie polecenia księgowania. Ewidencja analityczna prowadzona jest według grup środków trwałych.

2) Konto 975 -,,Wydatki strukturalne’’

Konto służy do ewidencji wydatków strukturalnych wyodrębnionych z ogółu wydatków danej jednostki.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według obszarów i kodów prowadzonych w szczegółowości

wydatków strukturalnych w celu wskazania tych wydatków w odpowiednim sprawozdaniu.

Na stronie Wn konta ujmuje się wartość zrealizowanych wydatków strukturalnych według klasyfikacji

wydatków strukturalnych.3)

3) Konto 998 -,,Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego’’

Konto 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego

zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego

roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do

realizacji w danym roku budżetowym.

Po stronie Wn na koncie 998 ujmuje się:

- równowartość sfinansowanych wydatków budżetowych w danym roku budżetowym,

- równowartość zaangażowanych wydatków, które będą obciążały wydatki roku następnego

Po stronie Ma na tym koncie ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji

innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym.

Na koniec roku konto 998 nie wykazuje salda.

Należy pamiętać, że kwota zaangażowania wydatków roku bieżącego nie powinna być niższa od

sumy wykonanych wydatków i zobowiązań wymagalnych.

Etapem, który poprzedza dokonanie wydatku jest zaangażowanie. Najpierw pojawia się

zaangażowanie, a dopiero później zobowiązanie (najpierw odpisywane są różnego rodzaju umowy, a

po ich wykonaniu powstaje zobowiązanie o określonej wysokości i oznaczonym terminie płatności).

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest według podziałek klasyfikacji budżetowej planu

finansowego, z wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

4) Konto 999 -,,Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat’’

Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat ewidencjonuje się prawne zaangażowanie

wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane

w latach następnych wg klasyfikacji budżetowej.

Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma, które oznacza zaangażowanie wydatków

budżetowych lat przyszłych.

Na stronie Wn ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach

poprzednich, a obciążających plan finansowy roku bieżącego. Na stronie Ma ujmuje się wysokość

zaangażowania wydatków lat przyszłych.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według podziałek klasyfikacji budżetowej planu finansowego, z

wyodrębnieniem planu niewygasających wydatków.

5) Konto 081 – „Środki trwałe oddane w użyczenie innym jednostkom”

Konto 081 służy do ewidencji pozabilansowej środków trwałych oddanych w użyczenie innym

jednostkom na podstawie umowy użyczenia stanowiące własność Związku Gmin „ KWISA „. Na stronie Wn ujmuje się środki trwałe oraz pozostałe środki trwałe oddane w użyczenie, a po stronie Ma wygaśnięcie terminu oddania w użyczenie. Konto może wykazywać saldo Wn oznaczające stan

środków trwałych oddanych w użyczenie.

 

 

 

Zakładowy Plan kont dla Budżetu Związku Gmin „ KWISA „(ORGAN)

§ 49

Wykaz kont

KONTA BILANSOWE

133 Rachunek budżetu

135 Kredyty Bankowe

140 Środki pieniężne w drodze

240 Pozostałe rozrachunki

250 Należności finansowe

260 Zobowiązania finansowe

290 Odpisy aktualizujące należności

901 Dochody budżetu

902 Wydatki budżetu

903 Niewykonane wydatki

909 Rozliczenia międzyokresowe

960 Skumulowane wyniki budżetu

961 Wynik wykonania budżetu

962 Wynik na pozostałych operacjach

968 Prywatyzacja

KONTA POZABILANSOWE

930 Przychody

931 Rozchody

991 Planowane dochody budżetu

992 Planowane wydatki budżetu

 

§ 50

1) Konto 133 -,,Rachunek budżetu’’

Konto 133 służy do ewidencji operacji pieniężnych dokonywanych na bankowych rachunkach

budżetu. Zapisy na koncie 133 są dokonywane wyłącznie na podstawie dokumentów bankowych w

związku z czym musi zachodzić zgodność zapisów miedzy jednostką a bankiem.

W razie stwierdzenia błędu w dokumencie bankowym sumy księguje się zgodnie z wyciągiem,

natomiast różnicę wynikającą z błędu odnosi się na konto 240, jako ‘‘sumy do wyjaśnienia”. Różnicę tę wyksięgowuje się na podstawie dokumentu bankowego zawierającego sprostowanie błędu.

Na stronie Wn konta 133 ujmuje się wpływy środków pieniężnych na rachunek budżetu, w tym

również spłaty dotyczące kredytu udzielonego przez bank na rachunek budżetu, oraz wpływy

kredytów przelanych przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z kontem 134.

Na stronie Ma konta 133 ujmuje się wypłaty z rachunku budżetu, w tym również wypłaty dokonane w ramach kredytu udzielonego przez bank na rachunku budżetu (saldo kredytowe konta 133), oraz

wypłaty z tytułu spłaty kredytu przelanego przez bank na rachunek budżetu, w korespondencji z

kontem 134. Na koncie 133 ujmuje się również lokaty dokonywane ze środków rachunku budżetu.

Konto 133 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 133 oznacza stan środków pieniężnych na rachunku budżetu, a saldo Ma konta 133 –

kwotę wykorzystanego kredytu bankowego udzielonego przez bank na rachunku budżetu.

Ewidencja szczegółowa do konta 133 jest prowadzona wg rachunku budżetu:

- podstawowego

- rachunku lokat terminowych,

- rachunku środków UE.

2) Konto 134 -,,Kredyty bankowe’’

Konto 134 służy do ewidencji kredytów bankowych zaciągniętych na finansowanie budżetu oraz

odsetek od kredytów bankowych.

Na stronie Wn konta 134 ujmuje się:

- spłatę kredytu w korespondencji z kontem 133 lub 134,

- wyksięgowanie odsetek od kredytu w momencie ich zapłaty w korespondencji z kontem 901,

- umorzenie kredytu w korespondencji z kontem 962.

Na stronie Ma konta 134 ujmuje się:

- kredyt bankowy na finansowanie budżetu w korespondencji z kontem 133,

- kredyt bankowy na finansowanie wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów

wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów w korespondencji z kontem 134 lub 260,

- odsetki naliczone przez instytucję udzielającą kredyt w korespondencji z kontem 909.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 134 dotyczy poszczególnych umów kredytowych oraz

naliczonych od kredytów odsetek, z podziałem na kredyty długoterminowe i krótkoterminowe.

Konto 134 może wykazać saldo Ma oznaczające stan kredytu przeznaczonego na finansowanie

budżetu oraz naliczonych przez bank odsetek.

3) Konto 140 -,,Środki pieniężne w drodze’’

Konto 140 służy do ewidencji środków pieniężnych w drodze, w tym:

1) środków otrzymanych z innych budżetów w przypadku, gdy środki te zostały przekazane w

poprzednim okresie sprawozdawczym i są objęte wyciągiem bankowym z datą następnego okresu

sprawozdawczego,

2) kwot wpłaconych przez inkasentów za pośrednictwem poczty lub bezpośrednio do banku z tytułu

dochodów budżetowych, w wypadku potwierdzenia wpłaty przez bank w następnym okresie

sprawozdawczym,

3) przelewów dochodów budżetowych zrealizowanych przez bank płatnika w okresie

sprawozdawczym i objętych wyciągami bankowymi z rachunku bieżącego budżetu w następnym

okresie sprawozdawczym.

Środki pieniężne w drodze są ewidencjonowane na przełomie okresów sprawozdawczych, w

szczególnych sytuacjach na bieżąco.

Na stronie Wn konta 140 ujmuje się zwiększenia stanu środków pieniężnych w drodze, a na stronie

Ma- zmniejszenia stanu środków pieniężnych w drodze.

Saldo Wn konta 140 oznacza stan środków pieniężnych w drodze.

Ewidencja szczegółowa do konta 140 prowadzona jest wg poszczególnych umów z podziałem na

długoterminowe i krótkoterminowe.

4) Konto 240 -,,Pozostałe rozrachunki’’

Konto 240 służy do ewidencji innych rozrachunków związanych z realizacją budżetu, z wyjątkiem

rozrachunków i rozliczeń ujmowanych na kontach 222, 223, 224, 225, 250, 260, a w szczególności

rozrachunki z bankami z tytułu pomyłek w ewidencji operacji na rachunku środków pieniężnych.

Ewidencja szczegółowa do konta 240 prowadzona jest według tytułów rozrachunków oraz według

kontrahentów.

Konto 240 ma zastosowanie przy ewidencji księgowej:

¨ błędów w wyciągach bankowych, popełnionych przez bank,

¨ niewłaściwych uznań i obciążeń objętych wyciągiem bankowym,

¨ wpłat objętych wyciągiem bankowym wymagających wyjaśnienia,

¨ nienależnych wpłat na rachunek bankowy budżetu zamiast na inny rachunek bankowy,

¨ innych wyżej nie wymienionych.

Konto 240 może wykazywać dwa salda.

Saldo Wn konta 240 oznacza stan należności, a saldo Ma konta 240 stan zobowiązań z tytułu

pozostałych rozrachunków.

Na koniec roku saldo konta 240 zostaje rozksięgowanie na stronę Wn i na stronę Ma na potrzeby

sprawozdania finansowego (bilansu).

5) Konto 250 -,,Należności finansowe’’

Konto 250 służy do ewidencji należności zaliczanych do należności finansowych, a w szczególności z

tytułu udzielonych pożyczek.

Na stronie Wn konta 250 ujmuje się powstanie i zwiększenie należności finansowych,

A na stronie Ma konta 250- ich zmniejszenie.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 250 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu

należności z poszczególnymi kontrahentami według tytułów należności.

Dla oznaczenia tytułu należności wykorzystuje się ostatni dwucyfrowy człon numeru konta.

Konto 250 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności finansowych, a saldo Ma

stan nadpłat z tytułu należności finansowych.

6) Konto 260 -,,Zobowiązania finansowe’’

Konto 260 służy do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem

kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych

instrumentów finansowych oraz odsetek od w/w zobowiązań.

Na stronie Wn konta 260 ujmuje się:

- wartość spłaconych zobowiązań finansowych w korespondencji z kontem 133 lub 134,

- wyksięgowanie odsetek od zobowiązań finansowych w momencie ich zapłaty w korespondencji z

kontem 909,

- wartość umorzonej pożyczki w korespondencji z kontem 962.

Na stronie Ma konta 260 ujmuje się:

- wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych w korespondencji z kontem 133,

- odsetki naliczone z tytułu zaciągniętych zobowiązań finansowych w korespondencji z kontem 909.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 260 zapewnia możliwość ustalenia stanu zobowiązań z

poszczególnymi kontrahentami według tytułów zobowiązań oraz stanu odsetek od tych zobowiązań.

Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań

finansowych i odsetek od zobowiązań finansowych, saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań

finansowych i naliczonych odsetek od zobowiązań finansowych.

7) Konto 290 -,,Odpisy aktualizujące należności’’

Konto 290 służy do ewidencjonowania odpisów aktualizujących należności.

Na stronie Wn konta 290 ujmuje się zmniejszenie wartości odpisów aktualizujących należności, a na

stronie Ma zwiększenie wartości odpisów aktualizujących należności.

Saldo konta 290 oznacza wartość odpisów aktualizujących należności.

8) Konto 901 -,,Dochody budżetu’’

Konto 901 służy do ewidencji dochodów budżetu Związku Gmin „ KWISA „.

Na stronie Ma konta 901 ujmuje się dochody budżetu:

1)     pochodzące ze źródeł zagranicznych niepodlegających zwrotowi, w korespondencji z kontem 133

2)      pochodzące z budżetu Unii Europejskiej w korespondencji z kontem 133.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 901 powinna umożliwić ustalenie stanu

poszczególnych dochodów budżetu według podziałek planu finansowego (klasyfikacji budżetowej).

Saldo Ma konta 901 oznacza sumę dochodów budżetu jednostki Związku Gmin „ KWISA „ za dany

rok.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 901 przenosi się na kotno 961.

9) Konto 902 -,,Wydatki budżetu’’

Konto 902 służy do ewidencji wydatków budżetowych budżetu Związku Gmin „ KWISA „.

Na stronie Wn konta 902 ujmuje się w szczególności wydatki:

1)realizowane z kredytu uruchomionego w formie realizacji zadań płatniczych w korespondencji zkontem 134.

Na stronie Ma konta 902 ujmuje się przeniesienie, w końcu roku, sumy wydatków budżetu jednostki

samorządu terytorialnego na konto 961.

Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 902 powinna umożliwić ustalenie stanu

poszczególnych wydatków budżetu według podziałek klasyfikacji.

Saldo Wn konto 902 oznacza sumę wydatków budżetu jednostki samorządu terytorialnego za dany

rok. Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 902 przenosi się na konto 961.

10) Konto 903 – „Niewykonane wydatki”

Konto 903 służy do ewidencji niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji w latach

następnych.

Na stronie Wn konta 903 ujmuje się wartość niewykonanych wydatków zatwierdzonych do realizacji

w latach następnych w korespondencji z kontem 904.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego saldo konta 903 przenosi się na konto 961.

11) Konto 909 – „Rozliczenia międzyokresowe”

Konto 909 służy do ewidencji rozliczeń międzyokresowych.

Na stronie Wn konta 909 ujmuje się w szczególności koszty finansowe stanowiące wydatki przyszłych

okresów (np. odsetki od zaciągniętych kredytów lub pożyczek, w korespondencji z kontami 134 lub

260).

Na stronie Ma konta 909 umożliwia ustalenie stanu rozliczeń międzyokresowych według ich tytułów:

– subwencje i dotacje otrzymane w grudniu na rok następny z kontem 133,

– odsetki od kredytów i pożyczek

Konto 909 może wykazywać saldo Wn i Ma.

Ewidencja szczegółowa prowadzona jest wg tytułów rozliczeń międzyokresowych.

12) Konto 960 – „Skumulowane wyniki budżetu”

Konto 960 służy do ewidencji stanu skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu

terytorialnego.

Pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu roku poprzedniego na stronie Wn konta

960 lub Ma konta 960 ujmuje się odpowiednio przeniesienie sald kont 961 i 962.

W ciągu roku konto 960 przeznaczone jest do ewidencji operacji dotyczących zmniejszenia lub

zwiększenia skumulowanych wyników budżetu jednostki samorządu terytorialnego.

Konto 960 może wykazywać saldo Wn lub saldo Ma.

Saldo Wn konta 960 oznacza stan skumulowanego deficytu budżetu, a saldo Ma konta 960 – stan

skumulowanej nadwyżki budżetu.

Ewidencja szczegółowa nie musi być prowadzona.

13) Konto 961 – „Wynik wykonania budżetu”

Konto 961 służy do ewidencji wyniku wykonania budżetu, czyli deficytu lub nadwyżki.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Wn konta 961 ujmuje się przeniesienie

poniesionych w ciągu roku wydatków budżetu odpowiednio w korespondencji z kontem 902 oraz

niewykonanych wydatków w korespondencji z kontem 903.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego na stronie Ma konta 961 ujmuje się przeniesienie

zrealizowanych w ciągu roku dochodów budżetu odpowiednio w korespondencji z kontem 901.

W ewidencji szczegółowej do konta 961 wyodrębnia się źródła zwiększeń i rodzaje zmniejszeń wyniku

wykonania budżetu stosownie do potrzeb sprawozdawczości.

Na koniec roku konto 961 może wykazywać saldo Wn lub Ma. Saldo Wn oznacza stan deficytu

budżetu, a saldo Ma stan nadwyżki.

W roku następnym, pod datą zatwierdzenia sprawozdania z wykonania budżetu, saldo konta 961

przenosi się na konto 960.

14) Konto 962 – „Wynik na pozostałych operacjach”

Konto 962 służy do ewidencji pozostałych operacji niekasowych wpływających na wynik wykonania

budżetu.

Na stronie Wn konta 962 ujmuje się w szczególności koszty finansowe oraz pozostałe koszty

operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

Na stronie Ma konta 962 ujmuje się w szczególności przychody finansowe oraz pozostałe przychody

operacyjne związane z operacjami budżetowymi.

W roku następnym pod datą przyjęcia sprawozdania z wykonania budżetu roku poprzedniego saldo

konta 962 przenosi się na konto 960.

15) Konto 968 – „Prywatyzacja”

Konto służy do ewidencji przychodów i rozchodów dotyczących prywatyzacji.

Na stronie Wn konta 968 ujmuje się rozchody pokryte środkami z prywatyzacji, a na stronie Ma konta

968 przychody z tytułu prywatyzacji.

Ewidencję szczegółową do konta 968 prowadzi się według podziałek klasyfikacji i tytułów

prywatyzacji.

Konto 968 może wykazywać saldo Ma oznaczające stan środków z prywatyzacji.

KONTA POZABILANSOWE

1. Konto 930 – „Przychody budżetu”

Konto 930 służy do ewidencji planu przychodów oraz jego zmian.

Na stronie Ma ujmuje się planowane przychody oraz zmiany zwiększające plan w szczególności z

tytułów:

- nadwyżki z lat ubiegłych,

- wolnych środków,

- rozwiązania lokaty terminowej,

- spłaty udzielonych przez Związek ,

- z zaciągniętych pożyczek i kredytów na rynku krajowym,

- ze sprzedaży papierów wartościowych.

Na stronie Wn ujmuje się zmiany zmniejszające plan przychodów.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według klasyfikacji budżetowej.

Saldo konto określa w ciągu roku wysokość planowanych przychodów. Pod datą ostatniego dnia roku

budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronę Wn konta 930.

2. Konto 931 – „Rozchody budżetu”

Konto 931 służy do ewidencji planu rozchodów oraz jego zmian.

Na stronie Wn ujmuje się planowane rozchody oraz ich zmiany zwiększające plan, w szczególności z:

- wykupu papierów wartościowych,

- spłaty otrzymanych krajowych pożyczek i kredytów,

- udzielonych przez miasto pożyczek,

- lokowanie wolnych środków.

Na stronie Ma ujmuje się zmiany zmniejszające plan rozchodów.

Ewidencję szczegółową prowadzi się według klasyfikacji budżetowej.

Saldo konta określa w ciągu roku wysokość planowanych rozchodów.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta

931.

3. Konto 991 – „Planowane dochody budżetu”

Konto 991 służy do ewidencji planu dochodów budżetowych oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 991 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan dochodów budżetu.

Na stronie Ma konta 991 ujmuje się planowane dochody budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające

planowane dochody.

Saldo Ma konta 991 określa w ciągu roku wysokość planowanych dochodów budżetu.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Wn konta

991.

4. Konto 992 – „Planowane wydatki budżetu”

Konto 992 służy do ewidencji planu wydatków budżetu oraz jego zmian.

Na stronie Wn konta 992 ujmuje się planowane wydatki budżetu oraz zmiany budżetu zwiększające

planowane wydatki.

Na stronie Ma konta 992 ujmuje się zmiany budżetu zmniejszające plan wydatków budżetowych.

Pod datą ostatniego dnia roku budżetowego sumę równą saldu konta ujmuje się na stronie Ma konta

992.

System ochrony danych i ich zbiorów

Ochrona zbiorów ksiąg rachunkowych

§ 51

1. Ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych zapewniają zabezpieczenia pomieszczeń, w

których przechowuje się zbiory księgowe. Są to zamki zamontowane w drzwiach oraz biurkach i

szafach, w których przechowywane są dokumenty.

2. Dodatkowym zabezpieczeniem dla przechowywanych dokumentów są odpowiednie szafy/sejfy.

3. Szczególnej ochronie poddane są:

1) księgowy system informatyczny,

2) kopie zapisów księgowych,

3) dowody księgowe,

4) dokumentacja inwentaryzacyjna,

5) sprawozdania budżetowe i finansowe,

6) dokumentacja rachunkowa opisująca przyjęte przez jednostkę zasady rachunkowości.

4.. Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosuje się:

1) wykonywanie kopii bezpieczeństwa następuje na koniec każdego dnia pracy.

2) odpowiedni poziom zarządzania dostępem do danych pracowników na różnych stanowiskach

(imienne konta użytkowników, możliwość różnicowania dostępu do baz danych i dokumentów

w zależności od zakresu obowiązków danego pracownika),

3) odpowiednie systemy bezpiecznej transmisji danych,

4) systemy podtrzymywania napięcia w razie awarii sieci energetycznej (UPS).

5). Kompletne księgi rachunkowe drukowane są nie później niż na koniec roku obrotowego. Za

równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny

komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy

niż 5 lat.

Przechowywanie zbiorów

§ 52

1. W sposób trwały (nie krótszy niż 50 lat) przechowywane są zatwierdzone sprawozdania

finansowe, a także dokumentacja płacowa (listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na

podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty), licząc od dnia, w

którym pracownik przestał pracować u danego płatnika składek na ubezpieczenia społeczne(art.

125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS, (Dz. U. z 2004 r. Nr

39, poz.353 ze zm.).

2. Okresowemu przechowywaniu podlegają:

1) dowody księgowe dotyczące pożyczek, kredytów i innych umów, roszczeń dochodzonych w

postępowaniu cywilnym, karnym i podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego

po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie

zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,

2) dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy niż 5

lat od upływu ich ważności,

3) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu

reklamacji,

4) księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne oraz pozostałe dowody księgowe i

dokumenty- przez okres 5 lat.

3. Powyższe terminy oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane

zbiory (dokumenty) dotyczą.

 

Udostępnianie danych i dokumentów

§ 53

Udostępnienie sprawozdań finansowych i budżetowych oraz dowodów księgowych, ksiąg

rachunkowych w tym wydruków z tych ksiąg i innych dokumentów z zakresu rachunkowości jednostki

ma miejsce:

1) w siedzibie jednostki po uzyskaniu zgody kierownika jednostki lub upoważnionej przez niego

osoby,

2) poza siedzibą jednostki po uzyskaniu pisemnej zgody kierownika jednostki i pozostawieniu

pisemnego pokwitowania zawierającego spis wydanych dokumentów.

 

 

 

 

Przepisy końcowe

§  54

1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej instrukcji znajdują zastosowanie przepisy

powszechnie obowiązującego prawa.

2. Informacje dotyczące kont podatników nie mogą być przekazywane poza komórką

rachunkowości:

-wgląd do kont ma Przewodniczący Związku i Skarbnik Związku .

 

Przewodniczący Zarządu

Związku Gmin „Kwisa”

Leszek Leśko

Burmistrz Olszyny